Information zur Verarbeitung von personenbezogenen Daten im Rahmen  der Jubiläumsfeier 50 Jahre Fakultät für Physik

(Version 1.0 vom 10.06.2022)

Mit diesen Datenschutzhinweisen kommt die Universität Bielefeld für die oben genannte Verarbeitung personenbezogener Daten ihrer Informationspflicht gemäß Artikel 13, 14 der EU-Datenschutzgrundverordnung (EU-DSGVO) nach. Hinsichtlich der weiteren verwendeten Begriffe, „personenbezogene Daten“, „Verarbeitung“, „Verantwortlicher“, „Dritter“ etc., wird auf die Definitionen in Artikel 4 der EU-DSGVO verwiesen.

1. Kontaktdaten

Verantwortlich für die Verarbeitung ist die Universität Bielefeld, eine vom Land NRW getragene, rechtfähige Körperschaft des Öffentlichen Rechts. Sie wird vertreten durch den Rektor Herr Prof. Dr. Ing. Gerhard Sagerer.

1.1. Kontaktdaten des Verantwortlichen

Universität Bielefeld, Universitätsstraße 25, D-33615 Bielefeld, Tel: 0521 / 106 – 00, Email: post@uni-bielefeld.de, Web: https://www.uni-bielefeld.de

1.2. Fachlicher Ansprechpartner

E-Mail: jan.schmalhorst@uni-bielefeld.de
Tel.:     0521-1065421
Web.:   http://www.physik.uni-bielefeld.de

1.3. Kontaktdaten des Datenschutzbeauftragten

Den Datenschutzbeauftragten erreichen Sie postalisch unter der Adresse des Verantwortlichen.

Tel.: 0521 106-5225, Email: datenschutzbeauftragte@uni-bielefeld.de

2. Verarbeitete personenbezogenen Daten und Zwecke

Im Rahmen der Anmeldung zur Veranstaltung werden personenbezogene Daten von Ihnen zu folgenden Zwecken erhoben und verarbeitet:

2.1) Um sich für die Veranstaltung anzumelden, muss jeder Teilnehmer in der Conference Management Software CONVERIA registriert werden. Bei der Anmeldung als Einzelperson wird für diesen Teilnehmer ein Nutzerkonto. Bei der Anmeldung als Gruppe erhält nur der Gruppenadministrator ein Nutzerkonto. Von alle Teilnehmern sind folgende Daten anzugeben:

  • Name, Vorname, Anrede
  • Adresse
  • Email Adresse

Freiwillige Angaben:

  • vorangestellte Namenszusätze
  • Firma/Institution
  • Abteilung
  • Adresszusatz
  • Tätigkeit
  • Telefon

2.2) Aus den eingegangen, bestätigten Anmeldungen werden Teilnehmerliste für die verschiedenen teilnehmerbegrenzten Veranstaltungsangebote erstellt, um einen geordneten Einlass am Veranstaltungstag gewährleisten zu können. Diese Listen enthalten:

  • Name, Vorname, Anrede

2.3) Änderungen des Programms werden den Teilnehmern per Email mitgeteilt. Zum Versenden der Emails werden folgende Daten verwendet:

  • Email Adresse

2.4) Fotoaufnahmen zwecks Veröffentlichung auf der Webseite der Fakultät und ggf. in gedruckten Werbebroschüren

3. Rechtsgrundlagen der Datenverarbeitung

Die Erhebung personenbezogener Daten die Zwecke 2.1 bis 2.4 basiert auf einer Einwilligung der betroffenen Personen gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. a. EU-DSGVO.

4. Datenübermittlungen

Ihre personenbezogenen Daten, die von der Universität Bielefeld für die unter 2 genannten Zwecke verarbeitet werden, übermitteln wir grundsätzlich nicht an Dritte.

Für die Anmeldung und die damit verbundenen Zwecke 2.1 bis 2.2 wird die Conference Management Software CONVERIA eingesetzt. Die Veranstaltungsdaten werden von CONVERIA ausschließlich auf Servern in einem deutschen, ISO 27001-zertifizierten Hochsicherheitsrechenzentrum gespeichert. Damit unterliegen die Daten den strengen DSGVO-Vorgaben. Die Übertragung der Daten erfolgt nur in SSL-verschlüsselter Form, wodurch diese vor Zugriffen Dritter geschützt bleiben. Personenbezogene Daten erheben und nutzen wir grundsätzlich nicht unbefugt sodass Ihre Daten niemals von uns oder CONVERIA für Werbezwecke verwendet werden. Weitere Details zur Datenverarbeitung in CONVERIA finden sich https://www.converia.de/de/technische-details.html.

5. Dauer der Verarbeitung / Datenlöschung

Die über die Conference Management Software CONVERIA erhobenen Daten und die Teilnahmelisten werden spätestens eine Woche nach der Veranstaltung gelöscht.

Die Fotoaufnahmen die für die o.g. Zwecke erstellt wurden, werden vorbehaltlich eines Widerrufs der Einwilligung der*des Betroffenen auf unbestimmte Zeit zweckgebunden gespeichert.

Wir möchten Sie darauf aufmerksam machen, dass bei einer Veröffentlichung personenbezogener Daten im Internet weltweit von jedermann auf die personenbezogenen Daten - auch mit Hilfe von "Suchmaschinen" (z.B. Google) - zugegriffen werden kann. Auf diese Weise können Persönlichkeitsprofile erstellt werden, indem diese Daten mit weiteren im Internet über Sie verfügbaren Daten verknüpft werden. Ebenso können die Daten zu anderen Zwecken genutzt werden. Archivfunktionen von Suchmaschinen (siehe z.B. www.archive.org) ermöglichen gegebenenfalls auch dann noch einen Zugriff auf die Daten, wenn sie aus den oben genannten Internet-Angeboten der Hochschule bereits entfernt oder geändert wurden.

6. Widerrufsrecht

Die Einwilligung zur Verarbeitung der Fotoaufnahmen kann jederzeit für die Zukunft widerrufen werden. Die Rechtmäßigkeit der aufgrund der Einwilligung bis zum Widerruf erfolgten Datenverarbeitung wird durch diesen nicht berührt.

Im Falle des Widerrufs dürfen die Fotoaufnahmen zukünftig nicht mehr für die oben genannten Zwecke verwendet werden und sind unverzüglich aus den entsprechenden Internetangeboten zu löschen. Für die Veröffentlichung in Druckerzeugnissen kann ein Widerruf nach Drucklegung erst in der nächsten Auflage berücksichtigt werden.

7. Ihre weiteren Rechte als betroffene Person

Sie können als betroffene Person jederzeit die Ihnen durch die EU-DSGVO gewährten Rechte geltend machen:

  • das Recht auf Auskunft, ob und welche Daten von Ihnen verarbeitet werden ( 15 EU-DSGVO),
  • das Recht, die Berichtigung oder Vervollständigung der Sie betreffenden Daten zu verlangen (16 EU-DSGVO),
  • das Recht auf Löschung der Sie betreffenden Daten nach Maßgabe des 17 EU-DSGVO,
  • das Recht, nach Maßgabe des 18 EU-DSGVO eine Einschränkung der Verarbeitung der Daten zu verlangen,
  • das Recht eine erteilte Einwilligung jederzeit zu widerrufen. Die Rechtmäßigkeit der aufgrund der Einwilligung bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung wird dadurch nicht berührt ( 7 Abs. 3 EU-DSGVO).
  • das Recht auf Widerspruch gegen eine künftige Verarbeitung der Sie betreffenden Daten nach Maßgabe des 21 EU-DSGVO.

Sie haben über die genannten Rechte hinaus das Recht, eine Beschwerde bei der datenschutzrechtlichen Aufsichtsbehörde einzureichen (Art. 77 EU-DSGVO), zum Beispiel bei der für die Hochschule zuständigen

Landesbeauftragten für Datenschutz und    
Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen    
Kavalleriestraße 2-4

40213 Düsseldorf