INFORMATIONSPFLICHT BEI ERHEBUNG VON PERSONENBEZOGENEN DATEN NACH DER DATENSCHUTZ-GRUNDVERORDNUNG

Im Rahmen der 8. Österreichischen Citizen Science Konferenz 2023

Die Johannes Kepler Universität Linz (in der Folge „JKU“) informiert Sie im Folgenden über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen (genauer: auf Sie beziehbaren persönlichen) Daten im Sinne des Art 4 Ziff. 1 Datenschutz-Grundverordnung (in der Folge „DSGVO“), deren Schutz das geltende Datenschutzrecht[1] dient. Unter Verarbeitung ist im Sinne des Art 4 Ziff. 2 DSGVO insbesondere die Erhebung, Erfassung und Speicherung personenbezogener Daten mit oder ohne Hilfe automatisierter (technischer) Verfahren zu verstehen.

I. Angabe der Kontaktdaten:

Verantwortliche der in der Folge beschriebenen Datenverarbeitung im Sinne des Art 4 Ziff. 7 DSGVO ist die Johannes Kepler Universität Linz (JKU), Altenberger Straße 69, 4040 Linz, datenschutz@jku.at.

Der Datenschutzbeauftragte im Sinne des Art 37 DSGVO ist erreichbar unter Johannes Kepler Universität Linz (JKU), Stabstelle Datenschutz, Altenberger Straße 69, 4040 Linz, datenschutz@jku.at.

II. Hintergrund der Verarbeitung / Angabe des Zweckes, für welchen die personenbezogenen Daten verarbeitet werden sollen / Rechtsgrundlage der Verarbeitung / Empfänger der personenbezogenen Daten:

1. Hintergrund und Zwecke der Verarbeitung

1.1. Die JKU bietet Ihnen die Möglichkeit, freiwillig im Rahmen Ihrer Teilnahme an der von der JKU organisierten und veranstalteten 8. Österreichischen Citizen Science Konferenz 2023 wissenschaftliche Beiträge über eine Verlinkung auf der Konferenzbuchungswebseite der JKU[2] einzureichen. Diese werden sodann von einer Fachjury bewertet. Von der Fachjury ausgewählte Beiträge können sodann im Rahmen der Konferenz öffentlich präsentiert werden.

1.2. Wenn Sie Ihren wissenschaftliche Beitrag - wie oben beschrieben - einreichen, werden personenbezogene Daten von Ihnen, insbesondere Titel, Vor- und Nachnamen, Funktion/Organisation, E-Mail-Adresse sowie die von Ihnen im Rahmen Ihres wissenschaftlichen Beitrages gemachten Angaben, wie Meinungen, Ideen, Überzeugungen und Erkenntnisse zum Zweck der ordnungsgemäßen Durchführung bzw. administrativen und organisatorischen Abwicklung des Bewertungs- und Auswahlprozesses verarbeitet.    

1.3. Darüber hinaus verarbeitet die JKU im Rahmen der 8. Österreichischen Citizen Science Konferenz 2023 Bild –und Tonmaterial (Fotografien und Videos) von den Teilnehmer*innen der Veranstaltung, in unveränderter oder unter Wahrung ihrer Persönlichkeitsrechte bearbeiteten Form, zum Zweck der Dokumentation und Information der Öffentlichkeit über die Erfüllung der der JKU zugewiesenen Aufgaben und über die neuesten Entwicklungen zum Thema Citizen Science sowie insgesamt zum Zweck der Berichterstattung bzw. des Erreichens einer gewissen Werbewirksamkeit durch Veröffentlichung auf der öffentlich zugänglichen Website und den Social-Media-Kanälen (YouTube, Facebook und Instagram) der JKU sowie unter https://www.citizen-science.at/konferenz/oecsk-2023 und gegebenenfalls auch in der lokalen Presse, Zeitschriften und Magazinen (Printmedien sowie Online-Publikationen über das Internet). 

2. Rechtsgrundlage

2.1. Die Rechtsgrundlage für die Verarbeitung der personenbezogenen Daten gemäß Punkt II.1.2. ist Ihre freiwillige Einwilligung gemäß Art 6 Abs. 1 lit. a und Art 9 Abs. 2 lit. a DSGVO. Es wird ausdrücklich darauf hingewiesen, dass eine Verweigerung der Einwilligung keinerlei Auswirkungen hat auf Ihre Teilnahme an der 8. Österreichischen Citizen Science Konferenz 2023; die Zustimmung zur genannten Datenverarbeitung ist somit keine Voraussetzung für eine Teilnahme an obiger Veranstaltung.

Sie haben gemäß Art 7 Abs. 3 DSGVO das Recht, ohne Angabe von Gründen von Ihrem Widerrufsrecht Gebrauch zu machen und die erteilte Einwilligungserklärung mit Wirkung für die Zukunft abzuändern oder gänzlich postalisch unter Verwendung der unter Punkt I. angeführten Kontaktdaten bzw. per E-Mail an datenschutz@jku.at zu widerrufen. Durch den Widerruf Ihrer Einwilligung wird die Rechtmäßigkeit der aufgrund der Einwilligung bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten nicht berührt.

2.2. Rechtsgrundlage für die Verarbeitung der personenbezogenen Daten gemäß Punkt II.1.3. ist Art 6 Abs. 1 lit. e und Abs. 3 DSGVO iVm §§ 2, 3 UG[3] und Art 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.  Die Datenverarbeitung ist rechtmäßig, da sie für die Wahrnehmung einer Aufgabe erforderlich ist, die im öffentlichen Interesse liegt oder in Ausübung öffentlicher Gewalt erfolgt, die der JKU übertragen wurde. Darüber hinaus ist die Datenverarbeitung zur Wahrung berechtigter Interessen der JKU und der Universität für Bodenkultur Wien (BOKU) an der Dokumentation und Berichterstattung im Außenauftritt im Zusammenhang mit der 8. Österreichischen Citizen Science Konferenz 2023 erforderlich.

Es besteht keine Verpflichtung zur Bereitstellung der personenbezogenen Daten, bei einer Nichtbereitstellung kann jedoch der unter Punkt 1. genannte Zweck nicht erreicht werden.

3. Empfänger*innen

3.1. Empfänger*innen der personenbezogenen Daten sind neben den für die entsprechende Abwicklung notwendigen Organisationseinheiten der JKU – im Besonderen das Vizerektorat für Innovation und Forscher*innen – etwaige im Rahmen der künstlerischen/grafischen Gestaltung sowie des technischen Supports, Hostings, der Wartung und Administration eingesetzte Auftragsverarbeiter, sofern ein Zugriff durch diese auf personenbezogene Daten durch technische und organisatorische Maßnahmen nicht ausgeschlossen werden kann, wie z.B. die Converia GmbH, Kaufstraße 2-4, 99423 Weimar, Deutschland, die der JKU die Konferenz-Management-Software „Converia“ als „Software as a Service“ zur Verfügung stellt, und etwaige Medienvertreter*innen.

3.2. Die Bewertung und Auswahl der eingereichten wissenschaftlichen Beiträge gemäß Punkt II.1.2. erfolgt über eine von der Konferenz-Management-Software „Converia“ bereit gestellte Plattform durch eine Fachjury, die sich aus Mitarbeiter*innen der JKU, der Universität für Bodenkultur Wien (BOKU), OeAD-GmbH — Agentur für Bildung und Internationalisierung, der Ars Electronica Linz GmbH & Co KG (alle Österreich), der Partizipativen Wissenschaftsakademie der Universität Zürich sowie der Stiftung Science et Cité (beide Schweiz) und dem Museum für Naturkunde Berlin (Deutschland) zusammensetzt.

3.3. Durch die Veröffentlichung Ihrer Daten - wie unter Punkt II.1.3. beschrieben - auf der öffentlich zugänglichen Website und den Social-Media-Kanälen der JKU (wie z.B. YouTube, Facebook, Instagram, Snapchat, Twitter etc.) sowie unter https://www.citizen-science.at/konferenz/oecsk-2023 und gegebenenfalls in weiteren Online-Publikationen über das Internet werden Ihre Daten grundsätzlich jedermann zugänglich gemacht. Aufgrund der weltweiten Zugänglichkeit dieser personenbezogenen Daten können diese mit Suchmaschinen gefunden, mit anderen Informationen verknüpft und auch für andere, von dieser Datenschutzerklärung nicht erfasste Zwecke kopiert und weiterverarbeitet werden. Vor diesem Hintergrund können personenbezogene Daten auch nach ihrer Löschung auf der Ursprungswebsite bzw. den Social-Media-Kanälen an anderer Stelle auffindbar sein. Die JKU hat darauf keinerlei Einfluss und übernimmt daher keine Haftung.

III. Angaben zur Speicherdauer:

Die personenbezogenen Daten werden nach Maßgabe der für die Speicherdauer festgelegten Kriterien, wie der Aktualität und Relevanz in Hinblick auf die genannten Zwecke, insbesondere die Erforderlichkeit zur Information der Öffentlichkeit über die Erfüllung der Aufgaben der Universität und den beabsichtigten Werbeauftritt bzw. Dokumentations- und Kommunikationsstil der JKU bzw. bis auf Widerruf der Einwilligung verarbeitet.

Die Speicherdauer bestimmt sich dabei insbesondere nach folgenden Gesichtspunkten: Art der Veranstaltung, innerhalb deren die Aufnahme angefertigt wurde; Art der Abbildung (Personenanzahl, abgebildete Umgebung, Situation); Eignung zur Dokumentation – etwa der Geschichte der JKU sowie zur Archivierung; Eignung zur Verwendung auf der Website, auf YouTube sowie in den Social Media Kanälen der JKU.

IV. Rechte gemäß Art 15 bis 21 DSGVO:

• Recht auf Auskunft
• Recht auf Berichtigung
• Recht auf Löschung
• Recht auf Einschränkung der Verarbeitung
• Recht auf Datenübertragbarkeit
• Widerspruchsrecht

V. Information zur Datenschutzbehörde und dem Beschwerderecht:

Darüber hinaus können Sie sich über eine Ihrer Auffassung nach unzulässige Datenverarbeitung bei der österreichischen Datenschutzbehörde, Barichgasse 40-42, 1030 Wien, Tel. +43 1 52 152-0, E-Mail: dsb@dsb.gv.at beschweren.

Stand: Oktober 2022

 

[1] Verordnung (EU) 2016/679 des Europäischen Parlaments und des Rates vom 27. April 2016 zum Schutz natürlicher Personen bei der Verarbeitung personenbezogener Daten, zum freien Datenverkehr und zur Aufhebung der Richtlinie 95/46/EG (DSGVO); Bundesgesetz zum Schutz natürlicher Personen bei der Verarbeitung personenbezogener Daten (DSG), BGBl. I Nr. 165/1999 zuletzt geändert durch BGBl. I Nr. 14/2019; Richtlinie (EU) 2016/680 des Europäischen Parlaments und des Rates vom 27. April 2016 zum Schutz natürlicher Personen bei der Verarbeitung personenbezogener Daten durch die zuständigen Behörden zum Zwecke der Verhütung, Ermittlung, Aufdeckung oder Verfolgung von Straftaten oder der Strafvollstreckung sowie zum freien Datenverkehr und zur Aufhebung des Rahmenbeschlusses 2008/977/JI des Rates (Die Datenschutz-Richtlinie für den Bereich Justiz und Inneres), umgesetzt in den §§ 36-61 DSG.

[2]  Ermöglicht die Buchung von und die Teilnahme an über den Webshop der Johannes Kepler Universität Linz angebotenen Konferenzen, Tagungen und ähnlichen Veranstaltungen.

[3] Bundesgesetz über die Organisation der Universitäten und ihre Studien (Universitätsgesetz 2002 – UG).