Datenschutzerklärung
LWL-Maßregelvollzugseinrichtungen
Bundeskonferenz der forensisch-psychiatrischen Pflege
Diese Datenschutzerklärung richtet sich nach den Informationspflichten nach der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) und dient der Information der Teilnehmenden der Tagung auf Grundlage von Art. 13 DSGVO (Informationspflicht bei Erhebung von personenbezogenen Daten bei der betroffenen Personen), nach Art. 14 DSGVO (Informationspflicht, wenn die personenbezogenen Daten nicht bei der betroffenen Person erhoben werden) sowie Art. 15 DSGVO (Auskunftsrecht der betroffenen Person). Die Verarbeitung personenbezogener Daten, z.B. des Namens, der Anschrift, E-Mail-Adresse usw. erfolgt stets im Einklang mit der DSGVO sowie in Einklang mit den für uns geltenden, landesspezifischen Datenschutzbestimmungen.
1. Bezeichnung der Verarbeitungstätigkeit, Zwecke und Rechtsgrundlagen der Verarbeitung
Die Datenschutzhinweise erfolgen im Zusammenhang mit Ihrer Anmeldung zur Tagung. Sie sind im Rahmen dessen verpflichtet, bestimmte (personenbezogene) Daten anzugeben. Wir benötigen Ihre Daten, um Ihre Anfrage auf Teilnahme an einer unserer Veranstaltungen zu bearbeiten und ggf. den Vertrag mit Ihnen schließen zu können. Wenn Sie oder ein Dritter (z.B. Ihr Arbeitgeber), der die Anmeldung für Sie vornimmt, bei der Anmeldung die erforderlichen Anmeldedaten nicht angeben, ist eine Anmeldung nicht möglich. Welche personenbezogenen Daten an den für die Verarbeitung Verantwortlichen übermittelt werden, ergibt sich aus der jeweiligen Eingabemaske, die für die Anmeldung verwendet wird. Die eingegebenen Daten werden ausschließlich für die interne Verwendung bei dem für die Verarbeitung Verantwortlichen und für eigene Zwecke erhoben und gespeichert. Der für die Verarbeitung Verantwortliche kann die Weitergabe an einen oder mehrere Auftragsverarbeiter veranlassen, welche/r die personenbezogenen Daten ebenfalls ausschließlich für die interne Verwendung, welche dem für die Verarbeitung Verantwortlichen zuzurechnen ist, nutzt/nutzen.
Ihre Daten werden dafür verarbeitet, um
- die jeweilige Veranstaltung organisieren und durchführen zu können
- ggf. Teilnahme-/Prüfbescheinigungen sowie Zeitschriften hiervon ausstellen zu können
- eine statistische Auswertung und Aufbereitung der Veranstaltungen durchführen zu können
Ihre Daten werden insbesondere auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 Buchst. b DSGVO (für die Erfüllung eines Vertrages oder zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen erforderlich) bzw. Buchst. a (Einwilligung) verarbeitet.
2. Begriffsbestimmungen (vgl. Art. 4 DSGVO)
a) personenbezogene Daten sind alle Informationen, die sich auf eine identifizierte oder identifizierbare natürliche Person (im Folgenden „betroffene Person“) beziehen; als identifizierbar wird eine natürliche Person angesehen, die direkt oder indirekt, insbesondere mittels Zuordnung zu einer Kennung wie einem Namen, zu einer Kennnummer, zu Standortdaten, zu einer Online-Kennung oder zu einem oder mehreren besonderen Merkmalen identifiziert werden kann, die Ausdruck der physischen, physiologischen, genetischen, psychischen, wirtschaftlichen, kulturellen oder sozialen Identität dieser natürlichen Person sind.
b) Verarbeitung bedeutet jeden mit oder ohne Hilfe automatisierter Verfahren ausgeführten Vorgang oder jede solche Vorgangsreihe im Zusammenhang mit personenbezogenen Daten wie das Erheben, das Erfassen, die Organisation, das Ordnen, die Speicherung, die Anpassung oder Veränderung, das Auslesen, das Abfragen, die Verwendung, die Offenlegung durch Übermittlung, Verbreitung oder eine andere Form der Bereitstellung, den Abgleich oder die Verknüpfung, die Einschränkung, das Löschen oder die Vernichtung.
c) Einschränkung der Verarbeitung bedeutet die Markierung gespeicherter personenbezogener Daten mit dem Ziel, ihre künftige Verarbeitung einzuschränken.
d) Profiling ist jede Art der automatisierten Verarbeitung personenbezogener Daten, die darin besteht, dass diese personenbezogenen Daten verwendet werden, um bestimmte persönliche Aspekte, die sich auf eine natürliche Person beziehen, zu bewerten, insbesondere um Aspekte bezüglich Arbeitsleistung, wirtschaftliche Lage, Gesundheit, persönliche Vorlieben, Interessen, Zuverlässigkeit, Verhalten, Aufenthaltsort oder Ortswechsel dieser natürlichen Person zu analysieren oder vorherzusagen.
e) Pseudonymisierung ist die Verarbeitung personenbezogener Daten in einer Weise, dass die personenbezogenen Daten ohne Hinzuziehung zusätzlicher Informationen nicht mehr einer spezifischen betroffenen Person zugeordnet werden können, sofern diese zusätzlichen Informationen gesondert aufbewahrt werden und technischen und organisatorischen Maßnahmen unterliegen, die gewährleisten, dass die personenbezogenen Daten nicht einer identifizierten oder identifizierbaren natürlichen Person zugewiesen werden.
f) Dateisystem bedeutet jede strukturierte Sammlung personenbezogener Daten, die nach bestimmten Kriterien zugänglich sind, unabhängig davon, ob diese Sammlung zentral, dezentral oder nach funktionalen oder geografischen Gesichtspunkten geordnet geführt wird.
g) Verantwortliche/r ist die natürliche oder juristische Person, Behörde, Einrichtung oder andere Stelle, die allein oder gemeinsam mit anderen über die Zwecke und Mittel der Verarbeitung von personenbezogenen Daten entscheidet; sind die Zwecke und Mittel dieser Verarbeitung durch das Unionsrecht oder das Recht der Mitgliedstaaten vorgegeben, so können der Verantwortliche beziehungsweise die bestimmten Kriterien seiner Benennung nach dem Unionsrecht oder dem Recht der Mitgliedstaaten vorgesehen werden.
h) Auftragsverarbeiter/in ist eine natürliche oder juristische Person, Behörde, Einrichtung oder andere Stelle, die personenbezogene Daten im Auftrag des Verantwortlichen verarbeitet.
i) Empfänger/in ist eine natürliche oder juristische Person, Behörde, Einrichtung oder andere Stelle, denen personenbezogene Daten offengelegt werden, unabhängig davon, ob es sich bei ihr um einen Dritten handelt oder nicht. Behörden, die im Rahmen eines bestimmten Untersuchungsauftrags nach dem Unionsrecht oder dem Recht der Mitgliedstaaten möglicherweise personenbezogene Daten erhalten, gelten jedoch nicht als Empfänger; die Verarbeitung dieser Daten durch die genannten Behörden erfolgt im Einklang mit den geltenden Datenschutzvorschriften gemäß den Zwecken der Verarbeitung.
j) Dritte/r ist eine natürliche oder juristische Person, Behörde, Einrichtung oder andere Stelle, außer der betroffenen Person, dem Verantwortlichen, dem Auftragsverarbeiter und den Personen, die unter der unmittelbaren Verantwortung des Verantwortlichen oder des Auftragsverarbeiters befugt sind, die personenbezogenen Daten zu verarbeiten.
k) Einwilligung der betroffenen Person bedeutet jede freiwillig für den bestimmten Fall, in informierter Weise und unmissverständlich abgegebene Willensbekundung in Form einer Erklärung oder einer sonstigen eindeutigen bestätigenden Handlung, mit der die betroffene Person zu verstehen gibt, dass sie mit der Verarbeitung der sie betreffenden personenbezogenen Daten einverstanden ist.
3. Name und Kontaktdaten des Verantwortlichen
Arbeitskreis der Pflegedirektoren der LWL-Maßregelvollzugseinrichtungen
Stefan Schuchardt (Sprecher)
Haldemer Str. 79
D-32351 Stemwede
Telefon: +49 5474 69-0
E-Mail: schloss.haldem@lwl.org
4. Kontaktdaten des behördlichen Datenschutzbeauftragten
Datenschutzbeauftragter
LWL-PsychiatrieVerbund Westfalen und LWL-Maßregelvollzugskliniken
Hörsterplatz 2, 48143 Münster, Telefon: 0251 591- 5834, Telefax: 0251 591- 267
E-Mail: datenschutz.gesundheit@lwl.org
5. Empfänger oder Kategorie von Empfängern der personenbezogenen Daten
Eine Übermittlung Ihrer Daten an Dritte findet nur dann statt, wenn hierzu eine rechtliche Verpflichtung besteht oder Sie vorab in die Datenübermittlung eingewilligt haben. Die Übermittlung an Auftragsverarbeiter (nicht Dritte) ist möglich (Auftragsverarbeiter, betraut mit Organisation/Durchführung/statistischer Auswertung einer Veranstaltung, Scandienstleister, Hoster und sonstige IT-Dienstleister, externe Administratoren für die Wartung und Fernwartung, Entsorger von Akten/Datenträgern).
6. Übermittlung von personenbezogenen Daten an ein Drittland
Es ist nicht beabsichtigt, Ihre personenbezogenen Daten an ein Drittland oder an eine internationale Organisation zu übermitteln.
7. Dauer der Speicherung der personenbezogenen Daten
Der für die Verarbeitung Verantwortliche verarbeitet und speichert personenbezogene Daten der betroffenen Person grundsätzlich nur für den Zeitraum, der zur Erreichung des Speicherungszweckes erforderlich ist oder sofern dies durch den Europäischen Richtlinien- und Verordnungsgeber oder durch einen anderen Gesetzgeber in Gesetzen oder Vorschriften, welchen der für die Verarbeitung Verantwortliche unterliegt, vorgesehen wurde. Entfällt der Speicherungszweck oder läuft eine vom Europäischen Richtlinien- und Verordnungsgeber vorgeschriebene Speicherfrist ab, werden die personenbezogenen Daten entsprechend den gesetzlichen Vorschriften gesperrt bzw. gelöscht. Die Datenlöschung erfolgt beispielsweise unter Beachtung der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen, z.B. bezogen auf Geschäftsbriefe nach sechs Jahren, bezogen auf die Rechnungsstellung nach zehn Jahren, sofern nicht Teilnehmerdaten darüber hinaus benötigt werden, um Zweitschriften bzw. Teilnehmerbestätigungen ausstellen zu können. Geben Teilnehmende uns eine Einwilligung zur Weiterverwendung von Daten für Marketing oder z.B. zum Bezug von E-Mail-Newslettern, so erfolgt in diesem Fall mit dem Widerruf der Einwilligung die Datenlöschung.
8. Rechte des/der Betroffenen
Nach der DSGVO stehen Ihnen als Betroffene/r die folgenden Rechte zu:
- Jede/r Betroffene kann von dem für die Verarbeitung Verantwortlichen eine Bestätigung darüber verlangen, ob sie betreffende personenbezogene Daten verarbeitet werden.
- Jede/r Betroffene hat gemäß Art. 15 DSGVO das Recht, jederzeit von dem für die Verarbeitung Verantwortlichen unentgeltliche Auskunft über die zu seiner Person gespeicherten personenbezogenen Daten und eine Kopie dieser Auskunft zu erhalten.
- Sollten unrichtige personenbezogene Daten verarbeitet werden, steht Ihnen ein Recht auf Berichtigung (Art. 16 DSGVO) zu. Ferner steht Ihnen ein Recht auf Vervollständigung unvollständiger personenbezogener Daten zu.
- Liegen die gesetzlichen Voraussetzungen vor, haben Sie als Betroffene/r gemäß Art. 17 DSGVO das Recht, vom dem Verantwortlichen zu verlangen, dass die Sie betreffenden personenbezogenen Daten unverzüglich gelöscht werden und der Verantwortliche ist verpflichtet, personenbezogene Daten unverzüglich zu löschen, sofern einer der in Art. 17 DSGVO enthaltenen Gründe zutrifft.
- Liegen die gesetzlichen Voraussetzungen vor, haben Sie als Betroffene/r gemäß Art. 18 DSGVO das Recht, vom dem Verantwortlichen zu verlangen, dass eine Einschränkung der Verarbeitung erfolgt, sofern eine der in Art. 18 DSGVO enthaltenen Voraussetzungen erfüllt ist.
- Jede/r Betroffene hat gemäß Art. 21 DSGVO das Recht, aus Gründen, die sich aus seiner/ihrer besonderen Situation ergeben, unter den in Art. 21 DSGVO enthaltenen Voraussetzungen der Verarbeitung ihn/sie betreffender personenbezogener Daten zu widersprechen.
- Jede/r Betroffene hat, sofern sie in die Datenverarbeitung eingewilligt hat oder ein Vertrag zur Datenverarbeitung besteht und die Datenverarbeitung mithilfe automatisierter Verfahren durchgeführt wird, ein Recht auf Datenübertragbarkeit nach den in Art. 20 DSGVO genannten Voraussetzungen.
Möchte eine betroffene Person dieses Berichtigungsrecht in Anspruch nehmen, kann sie sich hierzu jederzeit an einen Mitarbeiter oder eine Mitarbeiterin des für die Verarbeitung Verantwortlichen wenden.
Bei datenschutzrechtlichen Beschwerden können Sie sich an die zuständige Aufsichtsbehörde wenden:
Die Landesbeauftragte für Datenschutz
und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen
Postfach 20 04 44, 40102 Düsseldorf oder
Kavalleriestraße 2-4, 40213 Düsseldorf
Tel.: 0211 38424-0
Fax: 0211 38424-10
E-Mail: poststelle@ldi.nrw.de
9. Widerrufsrecht bei Einwilligung
Wenn Sie in die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten durch eine entsprechende Erklärung eingewilligt haben, können Sie die Einwilligung jederzeit für die Zukunft widerrufen. Die Rechtmäßigkeit der aufgrund der Einwilligung bis zum Widerruf erfolgten Datenverarbeitung wird durch diesen Widerruf nicht berührt.
Stand November 2023