Datenschutzinformation für Teilnehmer der Veranstaltung „µ-Symposium 2025“ am 14.11.2025 in Dresden
Verantwortlich für die Verarbeitung Ihrer Daten ist:
GWT-TUD GmbH
Freiberger Str. 33
01067 Dresden
Datenschutzbeauftragt ist:
Dresdner Institut für Datenschutz (DiD)
Hospitalstraße 4
01097 Dresden
Mail: datenschutz@g-wt.de
Weitere Informationen zum DiD finden Sie auf www.dids.de.
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Umfang der Verarbeitung und Art der Daten
Diese Datenschutzinformation informiert Sie über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten, die wir im Zusammenhang mit der Teilnahme an der Veranstaltung verarbeiten. Die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten erfolgt unter Beachtung der geltenden datenschutzrechtlichen Bestimmungen. Personenbezogene Daten sind gemäß Art. 4 Nr. 1 Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) alle Informationen, die sich auf eine identifizierte oder identifizierbare natürliche Person beziehen.
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Zweck der Datenverarbeitung
Ihre personenbezogenen Daten werden für die folgenden Zwecke verarbeitet:
2.1 Veranstaltungsanmeldung
Im Rahmen der Anmeldung zu der Veranstaltung erheben wir folgende Pflichtangaben:
- Name, Vorname, E-Mail, Firma/institut
Die Verarbeitung der Pflichtangaben erfolgt, um Sie als Teilnehmer der Veranstaltung identifizieren zu können, zur Überprüfung der eingegebenen Daten auf Plausibilität, ggf. zur Reservierung des Teilnahmeplatzes sowie um den Vertrag über die Teilnahme mit Ihnen zu begründen bzw. umzusetzen.
Zudem können weitere Angaben, freiwillig getätigt werden. Die Angabe der freiwilligen Daten ermöglicht uns, die Veranstaltung interessengerecht planen und durchführen zu können.
Die Datenverarbeitung erfolgt aufgrund Ihrer Anmeldung und ist gemäß Art. 6 Abs. 1 Satz 1 lit. b) DS-GVO zu den genannten Zwecken zur Erfüllung des Teilnehmervertrages und zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen erforderlich.
Ihre E-Mail-Adresse verwenden wir, um Sie zukünftig über ähnliche Veranstaltungen von uns zu informieren, wenn Sie in eine solche Verwendung ausdrücklich eingewilligt haben oder wir Sie darüber bei Erhebung Ihrer E-Mail-Adresse gesondert informiert und auf Ihr Recht jederzeit dieser Verwendung zu widersprechen hingewiesen haben. In diesen Fällen verwenden wir Ihre E-Mail-Adresse gemeinsam mit Ihrem Vor- und Nachnamen, um Sie entsprechend ansprechen zu können. Sofern diese Verwendung nicht auf Ihrer Einwilligung beruht, erfolgt die Verarbeitung auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 Satz 1 lit. f) DS-GVO. Unser berechtigtes Interesse besteht darin, unsere Teilnehmer auch auf weitere Veranstaltungen von uns hinzuweisen.
Sind die Daten für die Erfüllung der vorbezeichneten Zwecke nicht mehr erforderlich, werden diese regelmäßig gelöscht, es sei denn, deren befristete Weiterverarbeitung ist erforderlich (Eingreifen gesetzlicher Aufbewahrungsfristen). Die für die Veranstaltung von uns erhobenen personenbezogenen Daten werden bei kostenpflichtigen Veranstaltungen grundsätzlich bis zum Ablauf der regelmäßigen Verjährungsfrist von 3 Jahren nach Schluss des Jahres, in dem die Veranstaltung stattgefunden hat, gespeichert und anschließend gelöscht. Bei kostenfreien Veranstaltungen löschen wir die von uns erhobenen personenbezogenen Daten spätestens sechs Monate nachdem die Veranstaltung stattgefunden hat. Sofern die Datenverarbeitung auf einer Einwilligung beruht, löschen wir die betroffenen personenbezogenen Daten, wenn Sie die Einwilligung widerrufen und keine anderweitige Rechtsgrundlage greift. Beruht die Datenverarbeitung auf unserem berechtigten Interesse, löschen wir die betroffenen personenbezogenen Daten, wenn Sie der Datenverarbeitung widersprochen haben.
2.2 Fotoaufnahmen
Um die Veranstaltung bildlich zu dokumentieren, werden Fotos angefertigt. Es ist dabei nicht auszuschließen, dass Sie auf den Aufnahmen direkt oder indirekt identifiziert werden können, sodass es sich dabei um personenbezogene Daten handelt. Die Aufnahmen werden für Nachrichten im direkten Zusammenhang mit der Veranstaltung und für die interne und externe Berichterstattung auf unserer Webseite verwendet. Diese Verarbeitung ist insbesondere erforderlich, um unsere Veranstaltung zu dokumentieren und zu bewerben. Die Datenverarbeitung erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f DSGVO. Die genannten Zwecke sind berechtigte Interessen im Sinne der genannten Vorschrift.
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Weitergabe von Daten an Dritte
Eine Weitergabe Ihrer Daten an Dritte erfolgt nur dann, wenn dies gesetzlich zulässig und für die Abwicklung des Vertragsverhältnisses mit Ihnen erforderlich ist. Die weitergegebenen Daten dürfen von dem Dritten ausschließlich zu den genannten Zwecken verwendet werden.
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Betroffenenrechte
Betroffene können jederzeit Auskunft über die sie betreffenden personenbezogenen Daten sowie gegebenenfalls Berichtigung oder Löschung beziehungsweise Einschränkung der Verarbeitung verlangen oder einer Verarbeitung widersprechen. Außerdem besteht zu ihren Gunsten ein Recht auf Datenübertragbarkeit. Darüber hinaus kann, sofern die Datenverarbeitung aufgrund einer Einwilligung durchgeführt wird, diese jederzeit für die Zukunft widerrufen werden. Zur Ausübung Ihrer Rechte steht Ihnen unsere Datenschutzbeauftragte unter den oben genannten Kontaktdaten zur Verfügung.
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Beschwerderecht bei der Aufsichtsbehörde
Es besteht für jede betroffene Person gemäß Art. 77 DS-GVO ein Recht auf Beschwerde bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde, wenn vermutet wird, dass die Verarbeitung der personenbezogenen Daten rechtswidrig erfolgt.
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Hinweise zur Auftragsverarbeitung
Diese Website nutzt die Konferenz-Management-Software Converia, welche durch die Firma Converia GmbH (Kaufstr. 2-4, 99423 Weimar) bereitgestellt wird.
Die Converia GmbH hostet die Software und stellt für die GWT-TUD GmbH weitere Dienstleistungen wie Wartung der Software und Support zu Verfügung. Daher kann die Converia GmbH in Ausübung dieser Arbeiten mit in der Software gespeicherten personenbezogenen Daten in Kontakt kommen und ist daher als Auftragsverarbeiter anzusehen.
Mit der Converia GmbH wurde ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung gemäß Art. 28 DS-GVO geschlossen.
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Bereitstellung der Website und Erstellung von Logfiles durch die Converia GmbH
7.1. Beschreibung und Umfang der Datenverarbeitung
Bei jedem Aufruf der Internetseite erfasst das System automatisiert Daten und Informationen vom Computersystem des aufrufenden Rechners.
Folgende Daten werden hierbei erhoben:
- Informationen über den Browsertyp und die verwendete Version
- Das Betriebssystem des Nutzers
- Den Internet-Service-Provider des Nutzers
- Die IP-Adresse des Nutzers
- Datum und Uhrzeit des Zugriffs
7.2. Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung
Rechtsgrundlage für die vorübergehende Speicherung der Daten und der Logfiles ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.
7.3. Zweck der Datenverarbeitung
Die vorübergehende Speicherung der IP-Adresse durch das System ist notwendig, um eine Auslieferung der Website an den Rechner des Nutzers zu ermöglichen. Hierfür muss die IP-Adresse des Nutzers für die Dauer der Sitzung gespeichert bleiben.
Die Speicherung in Logfiles erfolgt, um die Funktionsfähigkeit der Website sicherzustellen. Zudem dienen die Daten zur Optimierung der Website und zur Sicherstellung der Sicherheit der informationstechnischen Systeme. Eine Auswertung der Daten zu Marketingzwecken findet in diesem Zusammenhang nicht statt.
In diesen Zwecken liegt auch das berechtigte Interesse an der Datenverarbeitung nach Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.
7.4. Dauer der Speicherung
Die Daten werden gelöscht, sobald sie für die Erreichung des Zweckes ihrer Erhebung nicht mehr erforderlich sind. Im Falle der Erfassung der Daten zur Bereitstellung der Website ist dies der Fall, wenn die jeweilige Sitzung beendet ist.
Im Falle der Speicherung der Daten in Logfiles ist dies nach spätestens zehn Tagen der Fall. Eine darüberhinausgehende Speicherung ist möglich. In diesem Fall werden die IP-Adressen der Nutzer gelöscht oder verfremdet, sodass eine Zuordnung des aufrufenden Clients nicht mehr möglich ist.
7.5. Widerspruchs- und Beseitigungsmöglichkeit
Die Erfassung der Daten zur Bereitstellung der Website und die Speicherung der Daten in Logfiles ist für den Betrieb der Internetseite zwingend erforderlich. Es besteht folglich seitens des Nutzers keine Widerspruchsmöglichkeit.
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Verwendung von Cookies
8.1. Beschreibung und Umfang der Datenverarbeitung
Diese Webseite verwendet Cookies. Bei Cookies handelt es sich um Textdateien, die im Internetbrowser bzw. vom Internetbrowser auf dem Computersystem des Nutzers gespeichert werden. Ruft ein Nutzer eine Website auf, so kann ein Cookie auf dem Betriebssystem des Nutzers gespeichert werden. Dieses Cookie enthält eine charakteristische Zeichenfolge, die eine eindeutige Identifizierung des Browsers beim erneuten Aufrufen der Website ermöglicht.
Cookies teilen sich in folgende Kategorien ein:
Notwendige Cookies (Typ 1)
Diese Cookies sind zwingend erforderlich, damit Websites und deren Funktionen ordnungsgemäß arbeiten. Ohne diese Cookies können z.B. Dienste wie die Teilnehmeranmeldung nicht bereitgestellt werden.
Funktions-Cookies (Typ 2)
Diese Cookies ermöglichen es, Komfort und Leistung von Websites zu verbessern und verschiedene Funktionen zur Verfügung zu stellen. Beispielsweise können Spracheinstellungen in Funktions-Cookies gespeichert werden.
Leistungs-Cookies (Typ 3)
Diese Cookies sammeln Informationen darüber, wie Sie Websites verwenden. Leistungs-Cookies helfen beispielsweise bei der Identifizierung besonders populärer Bereiche des Internetangebots. So können die Inhalte der Websites gezielter auf Ihre Bedürfnisse abgestimmt und somit das Angebot für Sie verbessert werden. Die Informationen, die mit diesen Cookies gesammelt werden, sind nicht personenbezogen.
Cookies Dritter (Typ 4)
Diese Cookies werden von Dritten, z.B. Social Networks gesetzt. Sie werden in erster Linie verwendet, um Social Media Inhalte wie Social Plugins auf der Seite zu integrieren.
8.2. Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung
Die Rechtsgrundlage für die Verarbeitung personenbezogener Daten unter Verwendung von Cookies ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.
8.3. Zweck der Datenverarbeitung
Es werden folgende Cookies verwendet:
Name des Cookies Zweck Typ
PHPSESSID Identifikation einer Nutzersitzung 1
Converia_SID Identifikation eines Frontendnutzers 1
8.4. Dauer der Speicherung, Widerspruchs- und Beseitigungsmöglichkeit
Cookies werden auf dem Rechner des Nutzers gespeichert und von diesem an die Seite übermittelt. Daher haben Sie als Nutzer auch die volle Kontrolle über die Verwendung von Cookies. Durch eine Änderung der Einstellungen in Ihrem Internetbrowser können Sie die Übertragung von Cookies deaktivieren oder einschränken. Bereits gespeicherte Cookies können jederzeit gelöscht werden. Dies kann auch automatisiert erfolgen. Werden Cookies für die Website deaktiviert, können möglicherweise nicht mehr alle Funktionen der Website vollumfänglich genutzt werden.
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Registrierung & Nutzung der Funktionen der Konferenz-Management Software
9.1. Beschreibung und Umfang der Datenverarbeitung
In der Konferenz-Management-Software wird den Nutzern die Möglichkeit angeboten, sich unter Angabe personenbezogener Daten zu registrieren. Die Daten werden dabei in eine Eingabemaske eingegeben und an die Converia GmbH übermittelt und gespeichert.
Es können bei der Registrierung Pflichtangaben abgefordert werden. Diese müssen vollständig und korrekt angegeben werden. Ist dies nicht der Fall, wird die Registrierung abgelehnt.
Das System sieht eine Funktion vor, dass vor einer Speicherung der personenbezogenen Daten in der Software eine Datenschutzvereinbarung aktiv bestätigt werden muss.
Unter anderem bei folgenden Aktivitäten ist ein Registrierungsprozess in der Regel erforderlich:
- Anmeldung als Teilnehmer an einer Veranstaltung
- Einreichung eines wissenschaftlichen Beitrags im System
- Begutachtung von wissenschaftlichen Beiträgen
- Aktionen als Referent bzw. Vorsitzender einer Session
- Verwendung der Favoritenfunktion des Konferenz-Planers
Folgende Daten werden im Rahmen des Registrierungsprozesses und der Nutzung der Funktionen der Software erhoben und gespeichert:
- Zugangsdaten (Nutzername, Passwort)
- Adressdaten
- E-Mail-Adresse
- Warenkorb-Daten
- Rechnungsinformationen
- Informationen zu eingereichten Beiträgen
- Zeitliche und räumliche Planungsdaten (Konferenzplan)
- Informationen über Mitgliedschaften
- Informationen zu Nachweisen (z.B. Studentennachweis)
- Optionale Daten: Daten aus der Voranmeldung
Zahlungsabwicklung
Zur Durchführung der Zahlungsabwicklung bei einer Teilnehmeranmeldung an einer Veranstaltung werden verschiedene Zahlungsoptionen angeboten (z.B. Rechnung/Überweisung, Kreditkarte, Paypal). Sensible Zahlungsinformationen werden selbst nicht im Konferenz-Management-System gespeichert. Hierfür werden speziell zertifizierte Zahlungsdienstleister eingesetzt, welche die Datenverarbeitung und Speicherung vornehmen. Der Nutzer wird hierfür direkt auf die Seiten der jeweiligen Anbieter geleitet. Weitere Informationen zum Datenschutz finden Sie auf den Websites des jeweiligen Dienstleisters.
Folgende Daten werden im Rahmen der Zahlungsabwicklung erhoben:
- ausgewählte Zahlungsart
- Rechnungsbetrag
- Gezahlte Beträge
- Abrechnungsdaten
Ergänzende Hinweise zu dem Zahlungsdienstleister:
Zur Abwicklung von Zahlungen wird der Zahlungsdienstleister secupay AG, Goethestraße 6, 01896 Pulsnitz, Deutschland, eingesetzt. Die secupay AG ist ein von der Bundesanstalt für Finanzdienstleistungsaufsicht (BaFin) zugelassenes Zahlungsinstitut.
Secupay handelt in eigener datenschutzrechtlicher Verantwortung (§ 1 Abs. 1 Satz 2 Nr. 6 ZAG i. V. m. Art. 6 Abs. 1 lit. b, c und f DSGVO) und verarbeitet Ihre personenbezogenen Daten ausschließlich zur Durchführung und Abwicklung des jeweiligen Zahlungsvorgangs.
Im Rahmen des Bezahlvorgangs werden dabei insbesondere folgende Daten verarbeitet:
- Zahlungsinformationen (z. B. IBAN, Kreditkartennummer, Prüfziffer, Zahlungshöhe)
- Transaktionsdaten (z. B. Zeitpunkt, Referenznummer, Verwendungszweck)
- ggf. Kontaktdaten (z. B. Name, Anschrift, E-Mail-Adresse)
Die Datenverarbeitung erfolgt zum Zweck der sicheren und zuverlässigen Zahlungsabwicklung und zur Erfüllung gesetzlicher Verpflichtungen zur Betrugsprävention, Geldwäschebekämpfung und Aufzeichnungspflichten.
Rechtsgrundlagen der Verarbeitung:
- Art. 6 Abs. 1 lit. B DSGVO (Vertragserfüllung),
- Art. 6 Abs. 1 lit. C DSGVO (gesetzliche Verpflichtung),
- Art. 6 Abs. 1 lit. F DSGVO (berechtigtes Interesse an einer sicheren Zahlungsabwicklung).
Die Datenübermittlung erfolgt ausschließlich an die zur Zahlungsabwicklung erforderlichen Empfänger, insbesondere Banken, Kreditinstitute und gegebenenfalls beauftragte IT-Dienstleister.
Die Speicherung der Daten erfolgt nur so lange, wie es für den Verarbeitungszweck erforderlich ist. Secupay löscht bzw. anonymisiert Ihre Daten gemäß den gesetzlichen Vorgaben nach Wegfall des Verarbeitungszwecks.
9.2. Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung
Rechtsgrundlage für die Verarbeitung der Daten ist bei Vorliegen einer Einwilligung des Nutzers Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO.
Dient die Registrierung der Erfüllung eines Vertrages, dessen Vertragspartei der Nutzer ist oder der Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen, so ist zusätzliche Rechtsgrundlage für die Verarbeitung der Daten Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.
9.3. Zweck der Datenverarbeitung
Eine Registrierung des Nutzers ist zur Erfüllung eines Vertrages mit dem Nutzer oder zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen erforderlich.
9.4. Dauer der Speicherung
Die Daten werden gelöscht, sobald sie für die Erreichung des Zweckes ihrer Erhebung nicht mehr erforderlich sind.
Dies ist für die während des Registrierungsvorgangs zur Erfüllung eines Vertrags oder zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen dann der Fall, wenn die Daten für die Durchführung des Vertrages nicht mehr erforderlich sind. Auch nach Abschluss des Vertrags kann eine Erforderlichkeit, personenbezogene Daten des Vertragspartners zu speichern, bestehen, um vertraglichen oder gesetzlichen Verpflichtungen nachzukommen.
Da die Zugangsdaten inkl. Adressdaten für weitere Veranstaltungen wie z.B. Folgeveranstaltungen verwendet werden können, werden diese Daten in der Regel innerhalb von 2 Jahren nach dem letzten Login aus dem System entfernt.
9.5. Widerspruchs- und Beseitigungsmöglichkeit
Als Nutzer haben Sie jederzeit die Möglichkeit, die Registrierung aufzulösen. Die über Sie gespeicherten Daten können Sie jederzeit abändern lassen. Bitte wenden Sie sich dazu per E-Mail oder Telefon an den Verantwortlichen (siehe Informationen weiter oben).
Sind die Daten zur Erfüllung eines Vertrages oder zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen erforderlich, ist eine vorzeitige Löschung der Daten nur möglich, soweit nicht vertragliche oder gesetzliche Verpflichtungen einer Löschung entgegenstehen.