Allgemeine Geschäfts- und Teilnahmebedingungen
für den Deutschen Kongress für Geographie 2027

Veranstalter: Deutsche Gesellschaft für Geographie e.V.

Postanschrift: Postfach 31 01 51, 86062 Augsburg

Ladungsfähige Anschrift: Bei den Schmidäckern 7, 86420 Diedorf

Vereinsregister: Registergericht: Amtsgericht Bonn
Registernummer: VR 3337

Die Deutsche Gesellschaft für Geographie e.V. – nachfolgend „DGfG“ – ist Veranstalterin des Deutschen Kongresses für Geographie 2027, Vertragspartnerin der teilnehmenden Personen und Empfängerin der Teilnahmegebühren.

Die Converia GmbH stellt als beauftragte Dienstleisterin die technische Registrierungs- und Buchungsplattform bereit. Sie ist nicht Veranstalterin des Kongresses.

1. Geltungsbereich

1.1. Diese Allgemeinen Geschäfts- und Teilnahmebedingungen gelten für die Anmeldung und Teilnahme am Deutschen Kongress für Geographie 2027 sowie für die Buchung von Zusatzangeboten, insbesondere Exkursionen, Workshops, Eröffnungs-, Abend- und Netzwerkveranstaltungen.

1.2. Maßgeblich ist die zum Zeitpunkt des Vertragsabschlusses veröffentlichte Fassung dieser Bedingungen. Spätere Änderungen gelten nicht für bereits geschlossene Verträge, sofern sie nicht ausdrücklich vereinbart werden oder aufgrund zwingender gesetzlicher Vorgaben erforderlich sind.

1.3. Abweichende Geschäftsbedingungen der anmeldenden oder teilnehmenden Person finden keine Anwendung, sofern die DGfG ihrer Geltung nicht ausdrücklich zugestimmt hat.

1.4. Für die Einreichung, Auswahl und Begutachtung von Sessions, Vorträgen, Postern und anderen wissenschaftlichen Beiträgen können ergänzende Einreichungs- und Programmbedingungen gelten.

1.5. Die Annahme eines wissenschaftlichen Beitrags, einer Session oder eines anderen Programmangebots begründet grundsätzlich keinen Anspruch auf eine kostenfreie oder ermäßigte Kongressteilnahme, sofern dies nicht ausdrücklich zugesagt wurde.

1.6. Minderjährige Personen können nur mit Zustimmung einer erziehungsberechtigten Person am Kongress teilnehmen. Für einzelne Angebote können abweichende Altersgrenzen oder besondere Teilnahmevoraussetzungen gelten.

2. Anmeldung und Vertragsschluss

2.1. Die Anmeldung erfolgt grundsätzlich über das für den dkg’27 eingerichtete Online-Registrierungssystem Converia.

2.2. Mit dem Abschluss des Registrierungsvorgangs gibt die anmeldende Person ein verbindliches Angebot zum Abschluss eines Teilnahmevertrags ab.

2.3. Der Teilnahmevertrag kommt mit dem Versand der Anmelde- oder Buchungsbestätigung per E-Mail zustande.

2.4. Die anmeldende Person ist verpflichtet, die bei der Registrierung abgefragten Angaben vollständig und richtig zu machen. Änderungen der Kontaktdaten sind der DGfG unverzüglich mitzuteilen.

2.5. Wird eine andere Person angemeldet, muss die anmeldende Person hierzu berechtigt sein. Sie hat sicherzustellen, dass die teilnehmende Person von diesen Bedingungen und den für die Durchführung des Kongresses erforderlichen Informationen Kenntnis erhält.

2.6. Bei kapazitätsbeschränkten Angeboten werden die verfügbaren Plätze grundsätzlich in der Reihenfolge des vollständigen Zahlungseingangs vergeben, sofern im Buchungssystem keine andere Vergaberegelung angegeben ist.

2.7. Besteht für eine Ticketkategorie oder ein Zusatzangebot keine ausreichende Kapazität mehr, kann die DGfG die Anmeldung ablehnen oder eine Warteliste einrichten.

2.8. Die Anmeldung ist personengebunden. Eine Kongressanmeldung darf nicht zwischen mehreren Personen aufgeteilt oder tageweise weitergegeben werden. Die Benennung einer vollständigen Ersatzperson richtet sich nach Ziffer 8.2.

3. Teilnahmegebühren und Zahlungsbedingungen

3.1. Die jeweils geltenden Teilnahmegebühren und Preise der Zusatzangebote werden auf der Kongresswebsite oder im Registrierungssystem ausgewiesen.

3.2. Die bei Abschluss der Anmeldung ausgewiesenen Preise sind verbindlich.

3.3. Soweit Umsatzsteuer anfällt, ist sie in den gegenüber Verbraucherinnen und Verbrauchern ausgewiesenen Endpreisen enthalten und wird auf der Rechnung entsprechend den gesetzlichen Vorgaben ausgewiesen.

3.4. Die Teilnahmegebühr ist unmittelbar nach Rechnungsstellung fällig, sofern auf der Rechnung kein abweichendes Zahlungsziel angegeben ist.

3.5. Die Zahlung ist über die im Registrierungssystem angebotenen Zahlungsarten zu leisten.

3.6. Entstehen durch eine von der zahlungspflichtigen Person zu vertretende Rücklastschrift, Rückbuchung oder fehlgeschlagene Zahlung zusätzliche Kosten, kann die DGfG die tatsächlich entstandenen und nachgewiesenen Kosten verlangen. Der zahlungspflichtigen Person bleibt der Nachweis gestattet, dass keine oder wesentlich geringere Kosten entstanden sind.

3.7. Wird der Rechnungsbetrag trotz Fälligkeit und Mahnung nicht innerhalb einer angemessenen Nachfrist bezahlt, kann die DGfG vom Teilnahmevertrag zurücktreten und den reservierten Platz anderweitig vergeben.

3.8. Die DGfG kann den Zugang zum Kongress bis zur vollständigen Zahlung der fälligen Teilnahmegebühren verweigern.

4. Ermäßigte Teilnahmegebühren und Nachweise

4.1. Die Voraussetzungen für ermäßigte Teilnahmegebühren ergeben sich aus der jeweiligen Beschreibung der Ticketkategorie im Registrierungssystem.

4.2. Eine Ermäßigung wird nur gewährt, wenn die Voraussetzungen zum maßgeblichen Zeitpunkt erfüllt sind und der erforderliche Nachweis fristgerecht vorgelegt wird.

4.3. Der Nachweis muss grundsätzlich im Rahmen der Registrierung oder spätestens vor Beginn des Kongresses erbracht werden.

4.4. Wird der erforderliche Nachweis nicht, nicht vollständig oder nicht rechtzeitig erbracht, kann die Differenz zur regulären Teilnahmegebühr nachberechnet werden.

4.5. Bei Mitgliedertarifen kann die DGfG die Mitgliedschaft bei der angegebenen Mitgliedsorganisation überprüfen lassen, soweit dies datenschutzrechtlich zulässig ist.

4.6. Sondertarife, Gutscheincodes und persönliche Vergünstigungen dürfen nur von den jeweils berechtigten Personen genutzt werden. Eine Weitergabe an unberechtigte Dritte ist nicht zulässig.

5. Umfang der Leistungen

5.1. Der Umfang der gebuchten Leistungen ergibt sich aus der Veranstaltungsbeschreibung, dem Registrierungssystem und der Buchungsbestätigung.

5.2. Die reguläre Teilnahmegebühr umfasst den Zugang zu den allgemeinen wissenschaftlichen Programmpunkten des Kongresses, soweit diese nicht ausdrücklich als gesondert buchbare oder kostenpflichtige Angebote gekennzeichnet sind.

5.3. Exkursionen, Workshops, Eröffnungs-, Abend- und Netzwerkveranstaltungen, Verpflegungsangebote sowie andere Zusatzleistungen sind nur Bestandteil des Teilnahmevertrags, wenn sie ausdrücklich gebucht oder in der jeweiligen Ticketkategorie als enthalten ausgewiesen wurden.

5.4. Für einzelne Programmpunkte können aus räumlichen, sicherheitsbezogenen oder organisatorischen Gründen Kapazitätsbeschränkungen bestehen. Aus der allgemeinen Kongressanmeldung ergibt sich daher kein Anspruch auf Zugang zu einer bestimmten Sitzung, einem bestimmten Vortrag oder einem bestimmten Veranstaltungsraum.

5.5. Ziffer 5.4 gilt nicht für Programmpunkte, für die eine gesonderte verbindliche Buchungsbestätigung ausgestellt wurde.

5.6. Anreise, Übernachtung, Verpflegung und sonstige persönliche Aufwendungen sind nicht Bestandteil der Teilnahmegebühr, sofern sie nicht ausdrücklich als Leistung ausgewiesen werden.

5.7. Werden ordnungsgemäß angebotene Leistungen von einer teilnehmenden Person ganz oder teilweise nicht in Anspruch genommen, entsteht hieraus grundsätzlich kein Anspruch auf vollständige oder anteilige Erstattung.

5.8. Der Kongressausweis ist personengebunden und während des Kongresses mitzuführen. Er ist auf Verlangen des Veranstaltungspersonals vorzuzeigen.

5.9. Bei Verlust des Kongressausweises kann die DGfG vor der Ausstellung eines Ersatzausweises die Identität und die Teilnahmeberechtigung überprüfen.

6. Änderungen des Programms und einzelner Leistungen

6.1. Die DGfG ist berechtigt, aus sachlichen, wissenschaftlichen, sicherheitsbezogenen oder organisatorischen Gründen Änderungen am Programm, an der Raumplanung, an den zeitlichen Abläufen sowie bei Vortragenden, Moderierenden oder anderen Mitwirkenden vorzunehmen.

6.2. Kurzfristige Ausfälle einzelner Beiträge, Änderungen von Räumen oder Uhrzeiten sowie der Einsatz geeigneter Ersatzpersonen begründen keinen Erstattungsanspruch, sofern der Gesamtcharakter und der wesentliche Leistungsumfang des Kongresses erhalten bleiben.

6.3. Dies gilt insbesondere, wenn Änderungen aufgrund von Erkrankungen, Reiseproblemen oder kurzfristigen Absagen von Vortragenden und anderen Mitwirkenden erforderlich werden.

6.4. Entfällt ein gesondert kostenpflichtig gebuchtes Zusatzangebot vollständig und wird kein gleichwertiges Ersatzangebot bereitgestellt, wird die für dieses Zusatzangebot entrichtete Gebühr erstattet.

6.5. Weitergehende zwingende gesetzliche Ansprüche bleiben unberührt.

7. Gesetzliches Widerrufsrecht

7.1. Verbraucherinnen und Verbrauchern steht ein gesetzliches Widerrufsrecht zu, soweit dieses nicht aufgrund der Art der gebuchten Leistung oder aufgrund anderer gesetzlicher Bestimmungen ausgeschlossen ist.

7.2. Soweit ein gesetzliches Widerrufsrecht besteht, werden die betroffenen Personen im Rahmen des Buchungsvorgangs gesondert über das Widerrufsrecht, die Widerrufsfrist, das Verfahren zur Ausübung des Widerrufs und das gesetzliche Muster-Widerrufsformular informiert.

7.3. Eine erforderliche Widerrufsbelehrung ist nicht Bestandteil dieser Allgemeinen Geschäfts- und Teilnahmebedingungen, sondern wird im Buchungssystem gesondert bereitgestellt.

7.4. Die nachfolgenden vertraglichen Stornierungsbedingungen gelten unabhängig von einem gesetzlichen Widerrufsrecht. Zwingende gesetzliche Rechte werden durch sie nicht eingeschränkt.

8. Stornierung, Ersatzpersonen und Nichtteilnahme

8.1. Stornierung durch die teilnehmende Person

Stornierungen müssen in Textform, insbesondere per E-Mail, gegenüber der DGfG erklärt werden. Maßgeblich für die Einhaltung der jeweiligen Stornierungsfrist ist der Eingang der Erklärung bei der DGfG.

Es gelten folgende Stornierungsbedingungen:

– Bei Eingang der Stornierung bis einschließlich 28. Februar 2027 werden 75 Prozent der vereinbarten Teilnahmegebühr erstattet. 25 Prozent der Teilnahmegebühr werden als Stornopauschale einbehalten.

– Bei Eingang der Stornierung vom 1. März 2027 bis einschließlich 30. April 2027 werden 50 Prozent der vereinbarten Teilnahmegebühr erstattet. 50 Prozent der Teilnahmegebühr werden als Stornopauschale einbehalten.

– Bei Eingang der Stornierung vom 1. Mai 2027 bis einschließlich 30. Juni 2027 werden 25 Prozent der vereinbarten Teilnahmegebühr erstattet. 75 Prozent der Teilnahmegebühr werden als Stornopauschale einbehalten.

– Bei Eingang der Stornierung ab dem 1. Juli 2027 erfolgt keine Erstattung. Die vereinbarte Teilnahmegebühr ist in voller Höhe zu zahlen.

Bereits geleistete Zahlungen werden auf die jeweils geschuldete Stornopauschale angerechnet. Soweit die geleistete Zahlung die geschuldete Stornopauschale übersteigt, wird der Differenzbetrag erstattet. Noch nicht geleistete Beträge bleiben in Höhe der jeweiligen Stornopauschale zur Zahlung fällig.

Die Stornierungsstaffel berücksichtigt, dass wesentliche Leistungen für die Vorbereitung und Durchführung des Kongresses bereits lange vor dem Veranstaltungstermin erbracht und finanzielle Verpflichtungen frühzeitig verbindlich eingegangen werden.

Zu diesen Leistungen und Verpflichtungen gehören insbesondere:

– die Einrichtung und der Betrieb des Einreichungs-, Registrierungs-, Buchungs- und Zahlungsprozesses;

– das Session-, Beitrags- und Programmmanagement;

– die Begutachtung, Auswahl und Kuration wissenschaftlicher Beiträge;

– die Kommunikation mit Sessionleitungen, Beitragenden, Mitwirkenden und weiteren Beteiligten;

– die Entwicklung, Planung und Koordination des wissenschaftlichen Programms;

– die organisatorische, räumliche, personelle und technische Kongressplanung;

– die Reservierung und Beauftragung von Veranstaltungsräumen, Technik, Personal, Sicherheitsleistungen und weiteren Dienstleistungen;

– die Planung und Beauftragung von Eröffnungs-, Abend- und Rahmenveranstaltungen;

– die Vorbereitung, Gestaltung und Herstellung von Kongressunterlagen, Namensschildern, Kommunikationsmitteln, Druckerzeugnissen und Veranstaltungsmaterialien;

– die laufenden Leistungen des Kongressmanagements und der Veranstaltungsorganisation.

Die genannten Kostenpositionen werden nur insoweit berücksichtigt, als die entsprechenden Leistungen zum Zeitpunkt der Stornierung bereits erbracht, verbindlich beauftragt oder nicht mehr vermeidbar sind.

Ersparte Aufwendungen sowie eine mögliche anderweitige Vergabe eines kapazitätsbeschränkten Teilnahmeplatzes werden bei der Ermittlung des tatsächlich entstandenen Schadens berücksichtigt.

Der teilnehmenden Person bleibt ausdrücklich der Nachweis gestattet, dass der DGfG durch die Stornierung kein Schaden oder ein wesentlich geringerer Schaden entstanden ist. In diesem Fall ist nur der tatsächlich entstandene Schaden zu ersetzen. Ein darüber hinaus einbehaltener oder gezahlter Betrag wird erstattet.

Die Stornierungsbedingungen gelten unabhängig vom Grund der Absage, insbesondere auch bei Krankheit, Unfall, dienstlichen Verpflichtungen, fehlender Finanzierung, der Ablehnung einer Kostenübernahme, Problemen bei der Anreise oder vergleichbaren persönlichen Gründen.

Zwingende gesetzliche Widerrufs-, Rücktritts-, Minderungs- und Erstattungsansprüche bleiben unberührt.

Die vorstehenden Regelungen gelten entsprechend für gesondert gebuchte Zusatzangebote, insbesondere Exkursionen, Workshops, Eröffnungs-, Abend- und Netzwerkveranstaltungen, sofern für das jeweilige Angebot keine abweichenden Stornierungsbedingungen ausgewiesen wurden.

8.2. Benennung einer Ersatzperson

Die Benennung einer Ersatzperson ist grundsätzlich bis zum Beginn des Kongresses möglich. Sie muss der DGfG möglichst frühzeitig in Textform unter Angabe der für die Registrierung, Durchführung und Abrechnung erforderlichen Daten der Ersatzperson mitgeteilt werden.

Für den Wechsel der teilnehmenden Person wird eine Bearbeitungsgebühr in Höhe von 30,00 Euro erhoben. Die Bearbeitungsgebühr wird zusätzlich zur Teilnahmegebühr berechnet und ist mit Zugang der aktualisierten Rechnung fällig.

Reine Korrekturen von Schreibfehlern oder Änderungen von Kontaktdaten derselben teilnehmenden Person gelten nicht als Personenwechsel und sind kostenfrei.

Die DGfG kann einen Personenwechsel ablehnen, wenn sachliche oder organisatorische Gründe entgegenstehen, insbesondere wenn die Ersatzperson die Voraussetzungen der gebuchten Ticketkategorie nicht erfüllt, besondere personenbezogene Teilnahmevoraussetzungen bestehen oder die Änderung vor Beginn des Kongresses organisatorisch nicht mehr umgesetzt werden kann.

Die Ersatzperson muss die Voraussetzungen der ursprünglich gebuchten Ticketkategorie erfüllen. Ergibt sich aufgrund der persönlichen Voraussetzungen der Ersatzperson eine höhere Teilnahmegebühr, wird die Differenz zusätzlich zur Bearbeitungsgebühr nachberechnet. Ergibt sich eine niedrigere Teilnahmegebühr, wird die Differenz erstattet.

Die Übertragung der Kongressanmeldung führt nicht automatisch zur Übertragung eines angenommenen Vortrags, Posters, einer Sessionleitung, Moderation oder einer anderen Funktion im wissenschaftlichen Programm. Eine solche Änderung bedarf der Zustimmung der für das wissenschaftliche Programm verantwortlichen Stelle.

Für gesondert gebuchte Zusatzangebote ist eine Übertragung möglich, sofern keine persönlichen Teilnahmevoraussetzungen entgegenstehen und die Änderung organisatorisch noch umgesetzt werden kann.

8.3. Nichtteilnahme

Bei Nichtteilnahme ohne vorherige Stornierung besteht kein Anspruch auf Erstattung der Teilnahmegebühr.

Dies gilt auch, wenn nur einzelne Veranstaltungstage, Programmpunkte oder gebuchte Leistungen nicht in Anspruch genommen werden.

Die Möglichkeit, nach Maßgabe von Ziffer 8.2 eine Ersatzperson zu benennen, bleibt unberührt.

9. Absage, Verlegung und wesentliche Änderung durch die DGfG

9.1. Die DGfG kann den Kongress oder einzelne Veranstaltungsbestandteile absagen, verlegen, verkürzen, unterbrechen oder in anderer Form durchführen, wenn die planmäßige Durchführung aus Gründen unmöglich, erheblich erschwert oder unzumutbar wird, die von der DGfG nicht zu vertreten sind.

9.2. Zu diesen Gründen zählen insbesondere höhere Gewalt, behördliche Anordnungen, Naturereignisse, erhebliche Störungen der Infrastruktur, Ausfälle wesentlicher Veranstaltungsorte, Arbeitskämpfe, Sicherheitslagen, Epidemien, Pandemien oder vergleichbare außergewöhnliche Ereignisse.

9.3. Wird der gesamte Kongress vor Veranstaltungsbeginn endgültig abgesagt, werden die bereits entrichteten Teilnahmegebühren und die Gebühren für gebuchte Zusatzangebote erstattet.

9.4. Wird der Kongress auf einen anderen Zeitraum verlegt, kann die teilnehmende Person innerhalb einer in der Änderungsmitteilung genannten angemessenen Frist vom Vertrag zurücktreten. In diesem Fall werden die bereits entrichteten Gebühren erstattet.

9.5. Wird eine ursprünglich als Präsenzveranstaltung angekündigte Veranstaltung vollständig in eine digitale Veranstaltung umgewandelt, wird den teilnehmenden Personen eine angemessene Möglichkeit eingeräumt, der Änderung zuzustimmen oder vom Vertrag zurückzutreten. Bei einem Rücktritt werden die bereits entrichteten Teilnahmegebühren erstattet.

9.6. Werden lediglich einzelne Programmpunkte digital durchgeführt oder werden digitale Elemente ergänzt, begründet dies keinen Erstattungsanspruch, sofern der wesentliche Charakter der Präsenzveranstaltung erhalten bleibt.

9.7. Wird nur ein gesondert gebuchtes Zusatzangebot abgesagt und kein gleichwertiger Ersatz angeboten, beschränkt sich die Erstattung grundsätzlich auf die für dieses Zusatzangebot entrichtete Gebühr.

9.8. Bei einer nur unerheblichen Verkürzung, Unterbrechung oder Änderung des Kongresses besteht kein Erstattungsanspruch.

9.9. Bei einer wesentlichen Einschränkung bereits begonnener Leistungen richten sich etwaige Erstattungsansprüche nach dem Umfang der noch erbrachten Leistungen und den gesetzlichen Bestimmungen.

9.10. Reise-, Übernachtungs-, Verpflegungs- und sonstige Folgekosten werden nicht erstattet, soweit die DGfG die Absage, Verlegung oder Änderung nicht vorsätzlich oder grob fahrlässig verursacht hat und keine zwingenden gesetzlichen Ansprüche bestehen.

10. Exkursionen und besondere Veranstaltungsangebote

10.1. Für Exkursionen, Geländebegehungen, sportliche Aktivitäten und andere Angebote mit besonderen körperlichen, gesundheitlichen, witterungsbedingten oder sicherheitsbezogenen Anforderungen können ergänzende Teilnahme- und Sicherheitshinweise gelten.

10.2. Die Anforderungen, insbesondere hinsichtlich Kondition, Mobilität, Ausrüstung, Kleidung und Barrierefreiheit, werden soweit möglich vor der Buchung beschrieben.

10.3. Die teilnehmende Person ist dafür verantwortlich, ihre persönliche Eignung für das jeweilige Angebot realistisch einzuschätzen und die angegebenen Anforderungen zu beachten.

10.4. Gesundheitliche Einschränkungen, die für eine sichere Teilnahme relevant sein können, sind der jeweiligen Leitung rechtzeitig mitzuteilen, soweit dies für die Durchführung erforderlich ist.

10.5. Den Anweisungen der Exkursionsleitung, des Veranstaltungspersonals und der Verantwortlichen an den jeweiligen Veranstaltungsorten ist Folge zu leisten.

10.6. Ein Ausschluss von einem besonderen Veranstaltungsangebot ist zulässig, wenn die Teilnahmevoraussetzungen offensichtlich nicht erfüllt werden oder eine erhebliche Gefahr für die betroffene Person oder andere Personen besteht.

10.7. Wird ein Ausschluss von der betroffenen Person schuldhaft verursacht oder wurden erkennbare Teilnahmevoraussetzungen nicht beachtet, besteht grundsätzlich kein Anspruch auf Erstattung der Gebühr des betreffenden Angebots.

10.8. Die Haftungsregelungen nach Ziffer 15 bleiben unberührt.

11. Hausrecht und Verhalten

11.1. Die DGfG und die von ihr beauftragten Personen üben in den Veranstaltungsräumen und auf den von der Veranstaltung genutzten Flächen das Hausrecht aus.

11.2. Den sachlich gerechtfertigten Anweisungen der DGfG, des Veranstaltungspersonals und der Verantwortlichen der Veranstaltungsorte ist Folge zu leisten.

11.3. Alle teilnehmenden Personen haben sich respektvoll und rücksichtsvoll zu verhalten.

11.4. Diskriminierendes, rassistisches, sexistisches, ableistisches, belästigendes, bedrohendes, gewalttätiges oder erheblich störendes Verhalten wird nicht geduldet.

11.5. Ergänzend kann für den Kongress ein gesonderter Verhaltenskodex gelten. Soweit ein solcher veröffentlicht wird, ist er Bestandteil der Teilnahmebedingungen.

11.6. Bei erheblichen oder wiederholten Verstößen kann eine Person nach einer Aufforderung zur Unterlassung von einzelnen Veranstaltungsbestandteilen oder vom gesamten Kongress ausgeschlossen werden.

11.7. Bei schwerwiegenden Verstößen oder einer unmittelbaren Gefährdung anderer Personen kann ein sofortiger Ausschluss erfolgen.

11.8. Wird der Ausschluss von der betroffenen Person schuldhaft verursacht, besteht kein Anspruch auf Erstattung der Teilnahmegebühr. Zwingende gesetzliche Ansprüche bleiben unberührt.

12. Urheberrechte und Veranstaltungsunterlagen

12.1. Vorträge, Präsentationen, Poster, Abbildungen, digitale Inhalte und Veranstaltungsunterlagen können urheberrechtlich oder durch andere Schutzrechte geschützt sein.

12.2. Veranstaltungsunterlagen dürfen ausschließlich für den persönlichen wissenschaftlichen, schulischen oder beruflichen Gebrauch verwendet werden, sofern die jeweiligen Rechteinhabenden keine weitergehende Nutzung gestattet haben.

12.3. Eine Vervielfältigung, Veröffentlichung, Verbreitung, Bearbeitung oder öffentliche Zugänglichmachung ist nur mit Zustimmung der jeweiligen Rechteinhabenden zulässig.

12.4. Die Bereitstellung von Unterlagen im Rahmen des Kongresses beinhaltet keine Übertragung weitergehender Nutzungsrechte.

12.5. Ton-, Bild-, Bildschirm- oder Videoaufzeichnungen von Vorträgen, Präsentationen, Postern, Diskussionen oder anderen Personen sind nur mit vorheriger Zustimmung der betroffenen Personen und gegebenenfalls der DGfG zulässig.

12.6. Dies gilt auch für digitale oder hybride Veranstaltungsbestandteile, insbesondere für Bildschirmaufzeichnungen und Screenshots.

13. Foto-, Video- und Audioaufnahmen der DGfG

13.1. Während des Kongresses können durch die DGfG oder durch von ihr beauftragte Personen Foto-, Video- und Audioaufnahmen angefertigt werden.

13.2. Die Aufnahmen können zur Dokumentation des Kongresses sowie für die Presse- und Öffentlichkeitsarbeit der DGfG, des Deutschen Kongresses für Geographie und der beteiligten wissenschaftlichen Organisationen verwendet werden.

13.3. Eine Veröffentlichung kann insbesondere auf den Websites und in den Social-Media-Kanälen der DGfG und des Kongresses, in Pressemitteilungen, Berichten, Newslettern, Dokumentationen sowie in gedruckten und digitalen Informations- und Werbematerialien erfolgen.

13.4. Die Teilnehmenden werden vor Ort in geeigneter Weise darauf hingewiesen, dass Aufnahmen angefertigt werden.

13.5. Übersichtsaufnahmen des Veranstaltungsgeschehens, auf denen einzelne Personen nicht hervorgehoben werden, können im Rahmen der gesetzlichen Bestimmungen angefertigt und veröffentlicht werden.

13.6. Individuelle Porträtaufnahmen, Interviews oder vergleichbar hervorgehobene Darstellungen erfolgen grundsätzlich nach vorheriger Abstimmung mit der betroffenen Person.

13.7. Personen, die nicht aufgenommen werden möchten, können dies dem Veranstaltungsteam oder der fotografierenden beziehungsweise filmenden Person mitteilen. Die DGfG wird einen solchen Widerspruch im Rahmen des organisatorisch Zumutbaren berücksichtigen.

13.8. Bei einzelnen Veranstaltungsbereichen oder Aufnahmesituationen können zusätzliche Hinweise oder Kennzeichnungen eingesetzt werden.

13.9. Aufnahmen von minderjährigen Personen, bei denen diese individuell hervorgehoben werden, werden grundsätzlich nur mit vorheriger Einwilligung der erziehungsberechtigten Person veröffentlicht.

13.10. Weitere Informationen zu Zwecken, Rechtsgrundlagen, Speicherdauern, Empfängern und Widerspruchsmöglichkeiten enthält die Datenschutzerklärung des Kongresses.

14. Datenschutz und Teilnahmeliste

14.1. Personenbezogene Daten werden insbesondere zur Registrierung, Vertragsabwicklung, Zahlungsabwicklung, Kommunikation, Einlasskontrolle, Durchführung des Kongresses und Ausstellung von Teilnahmebescheinigungen verarbeitet.

14.2. Die Verarbeitung kann außerdem erforderlich sein, um gebuchte Zusatzangebote zu verwalten, ermäßigte Teilnahmeberechtigungen zu überprüfen und die Sicherheit der Veranstaltung zu gewährleisten.

14.3. Die DGfG kann hierzu technische, organisatorische und kaufmännische Dienstleistungsunternehmen einsetzen. Personenbezogene Daten werden an diese nur übermittelt, soweit dies zur Erfüllung ihrer Aufgaben erforderlich und rechtlich zulässig ist.

14.4. Einzelheiten zur Datenverarbeitung, zu den eingesetzten Dienstleistungsunternehmen, den Rechtsgrundlagen, Speicherdauern und den Rechten der betroffenen Personen ergeben sich aus der gesonderten Datenschutzerklärung.

14.5. Name, Institution und gegebenenfalls weitere für die Durchführung erforderliche Angaben können auf dem persönlichen Kongressausweis angegeben werden.

14.6. Eine Veröffentlichung personenbezogener Daten in einer gedruckten oder digitalen Teilnahmeliste erfolgt nur, wenn die betreffende Person hierzu eine gesonderte freiwillige Einwilligung erteilt oder eine andere gesetzliche Rechtsgrundlage besteht.

14.7. Die Einwilligung zur Aufnahme in eine Teilnahmeliste ist keine Voraussetzung für die Teilnahme am Kongress.

14.8. Eine erteilte Einwilligung kann jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen werden.

15. Haftung

15.1. Die DGfG haftet unbeschränkt für Schäden, die vorsätzlich oder grob fahrlässig durch die DGfG, ihre gesetzlichen Vertreterinnen und Vertreter oder ihre Erfüllungsgehilfen verursacht wurden.

15.2. Die DGfG haftet außerdem unbeschränkt für Schäden aus der Verletzung des Lebens, des Körpers oder der Gesundheit, die auf einer vorsätzlichen oder fahrlässigen Pflichtverletzung der DGfG, ihrer gesetzlichen Vertreterinnen und Vertreter oder ihrer Erfüllungsgehilfen beruhen.

15.3. Bei leicht fahrlässiger Verletzung einer wesentlichen Vertragspflicht haftet die DGfG nur für den vertragstypischen und bei Vertragsschluss vorhersehbaren Schaden.

15.4. Wesentliche Vertragspflichten sind Pflichten, deren Erfüllung die ordnungsgemäße Durchführung des Teilnahmevertrags überhaupt erst ermöglicht und auf deren Einhaltung die teilnehmende Person regelmäßig vertrauen darf.

15.5. Im Übrigen ist die Haftung für leicht fahrlässig verursachte Schäden ausgeschlossen.

15.6. Die Haftung nach zwingenden gesetzlichen Bestimmungen, insbesondere nach dem Produkthaftungsgesetz, sowie aufgrund ausdrücklich übernommener Garantien bleibt unberührt.

15.7. Für persönliche Gegenstände der teilnehmenden Personen übernimmt die DGfG keine Verwahrung. Bei Verlust, Diebstahl oder Beschädigung haftet die DGfG nur nach Maßgabe der vorstehenden Bestimmungen.

15.8. Für Leistungen selbstständiger Drittunternehmen, insbesondere Verkehrsunternehmen, Beherbergungsbetriebe, gastronomische Betriebe oder externe Exkursionsangebote, haftet die DGfG nur, soweit diese Unternehmen als Erfüllungsgehilfen der DGfG tätig werden oder die DGfG ein eigenes Verschulden trifft.

15.9. Die Teilnahme an Exkursionen, Geländebegehungen und anderen besonderen Veranstaltungsangeboten erfolgt im Rahmen der erkennbaren und mitgeteilten Anforderungen in eigener Verantwortung. Die Haftung nach den vorstehenden Bestimmungen bleibt unberührt.

16. Schlussbestimmungen

16.1. Es gilt das Recht der Bundesrepublik Deutschland unter Ausschluss des UN-Kaufrechts.

16.2. Gegenüber Verbraucherinnen und Verbrauchern gilt die Rechtswahl nur insoweit, als dadurch nicht der Schutz zwingender Bestimmungen des Staates entzogen wird, in dem die betreffende Person ihren gewöhnlichen Aufenthalt hat.

16.3. Gerichtsstand ist, soweit gesetzlich zulässig, der Sitz der DGfG, wenn die andere Vertragspartei Kaufmann, juristische Person des öffentlichen Rechts oder öffentlich-rechtliches Sondervermögen ist oder keinen allgemeinen Gerichtsstand in Deutschland hat.

16.4. Gegenüber Verbraucherinnen und Verbrauchern gelten die gesetzlichen Gerichtsstände.

16.5. Sollten einzelne Bestimmungen dieser Bedingungen ganz oder teilweise unwirksam sein oder werden, bleibt die Wirksamkeit der übrigen Bestimmungen unberührt. Anstelle der unwirksamen Bestimmung gelten die gesetzlichen Vorschriften.

16.6. Soweit eine englische Übersetzung dieser Bedingungen bereitgestellt wird, dient sie der Information. Bei Widersprüchen oder Auslegungsunterschieden ist die deutsche Fassung maßgeblich.

Stand: August 2026