Datenschutzerklärung für den Deutschen Kongress für Geographie 2027

1. Geltungsbereich

Diese Datenschutzerklärung informiert über die Verarbeitung personenbezogener Daten im Zusammenhang mit dem Deutschen Kongress für Geographie 2027 – dkg’27, der vom 13. bis 17. September 2027 in Bonn stattfindet.

Sie gilt insbesondere für:

– die Nutzung des Konferenzportals in Converia;
– die Einrichtung und Nutzung eines Benutzerkontos;
– die Einreichung, Begutachtung und Verwaltung von Sessions, Vorträgen, Postern und anderen wissenschaftlichen Beiträgen;
– die Anmeldung zum Kongress und zu Zusatzangeboten;
– die Zahlungs- und Rechnungsabwicklung;
– die Kommunikation vor, während und nach dem Kongress;
– die Durchführung des Kongresses einschließlich Einlasskontrolle und Ausstellung von Teilnahmebescheinigungen;
– die Anfertigung und Verwendung von Foto-, Video- und Audioaufnahmen.

Für die allgemeine Website www.geographie.de beziehungsweise www.geographie.de/dkg können ergänzende Datenschutzhinweise gelten.

2. Verantwortlicher

Verantwortlicher im Sinne der Datenschutz-Grundverordnung ist:

Deutsche Gesellschaft für Geographie e.V.
vertreten durch die Präsidentin Prof. Dr. Ute Wardenga

Postanschrift:
Postfach 31 01 51
86062 Augsburg

Ladungsfähige Anschrift:
Bei den Schmidäckern 7
86420 Diedorf

E-Mail: dgfg@geographie.de
Website: www.dgfg.org

Vereinsregister: Amtsgericht Bonn, VR 3337

Bei Fragen zur Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten oder zur Ausübung Ihrer Datenschutzrechte können Sie sich an die vorstehende Kontaktadresse wenden.

3. Allgemeine Rechtsgrundlagen

Wir verarbeiten personenbezogene Daten nur, wenn hierfür eine Rechtsgrundlage besteht.

Je nach Verarbeitungsvorgang kommen insbesondere folgende Rechtsgrundlagen zur Anwendung:

– Art. 6 Abs. 1 Buchst. a DSGVO, wenn Sie in die Verarbeitung eingewilligt haben;
– Art. 6 Abs. 1 Buchst. b DSGVO, wenn die Verarbeitung zur Durchführung eines Vertrags oder vorvertraglicher Maßnahmen erforderlich ist;
– Art. 6 Abs. 1 Buchst. c DSGVO, wenn wir einer gesetzlichen Verpflichtung unterliegen;
– Art. 6 Abs. 1 Buchst. f DSGVO, wenn die Verarbeitung zur Wahrung eines berechtigten Interesses der DGfG oder eines Dritten erforderlich ist und keine überwiegenden Interessen oder Rechte der betroffenen Person entgegenstehen;
– Art. 9 Abs. 2 Buchst. a DSGVO, wenn Sie ausdrücklich in die Verarbeitung besonderer Kategorien personenbezogener Daten eingewilligt haben.

Soweit wir eine Verarbeitung auf berechtigte Interessen stützen, bestehen diese insbesondere in der sicheren, wirtschaftlichen und organisatorisch geordneten Durchführung des Kongresses, der wissenschaftlichen Programmgestaltung, der Dokumentation der Veranstaltung sowie der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen.

4. Einsatz der Konferenzmanagement-Software Converia

Für das Konferenzmanagement nutzen wir die Software Converia der:

Converia GmbH
Kaufstraße 2–4
99423 Weimar
Deutschland

Converia wird insbesondere für folgende Aufgaben eingesetzt:

– Bereitstellung und Hosting des Konferenzportals;
– Einrichtung und Verwaltung von Benutzerkonten;
– Einreichung und Begutachtung wissenschaftlicher Beiträge;
– Programmplanung;
– Anmeldung und Buchungsverwaltung;
– Erstellung von Buchungsbestätigungen, Rechnungen und Tickets;
– Verwaltung von Zahlungen und Stornierungen;
– Versand veranstaltungsbezogener E-Mails;
– Check-in und Einlasskontrolle;
– Erstellung von Namensschildern und Teilnahmebescheinigungen;
– Wartung, technische Betreuung und Support.

Die Converia GmbH verarbeitet personenbezogene Daten grundsätzlich als Auftragsverarbeiter nach Art. 28 DSGVO auf Weisung der DGfG. Mit Converia wurde ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung geschlossen.

Die Veranstaltungsdaten werden nach Angaben von Converia in einem Rechenzentrum in Deutschland gespeichert und verschlüsselt übertragen.

5. Bereitstellung des Konferenzportals und Serverprotokolle

5.1 Verarbeitete Daten

Bei jedem Aufruf des Konferenzportals können insbesondere folgende Daten automatisiert verarbeitet werden:

– IP-Adresse des aufrufenden Geräts;
– Datum und Uhrzeit des Zugriffs;
– aufgerufene Seite oder Datei;
– übertragene Datenmenge;
– Zugriffsstatus;
– Browsertyp und Browserversion;
– verwendetes Betriebssystem;
– zuvor besuchte Seite, sofern diese Information vom Browser übermittelt wird.

5.2 Zwecke und Rechtsgrundlage

Die Verarbeitung erfolgt, um:

– das Konferenzportal technisch bereitzustellen;
– die Stabilität und Funktionsfähigkeit des Systems sicherzustellen;
– technische Fehler zu analysieren;
– unbefugte Zugriffe und Angriffe zu erkennen und abzuwehren.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 Buchst. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse besteht im sicheren und störungsfreien Betrieb des Konferenzportals.

5.3 Speicherdauer

Die für die Bereitstellung des Konferenzportals benötigte IP-Adresse wird grundsätzlich nur für die Dauer des Nutzungsvorgangs verarbeitet. Serverprotokolle werden regelmäßig nach spätestens 14 Tagen gelöscht oder anonymisiert.

Eine längere Speicherung kann erfolgen, wenn konkrete Anhaltspunkte für einen Angriff, einen Missbrauch oder eine technische Störung bestehen. In diesem Fall werden die betreffenden Daten bis zur abschließenden Klärung gespeichert.

6. Cookies und vergleichbare Technologien

Das Konferenzportal verwendet technisch notwendige Cookies. Diese sind erforderlich, um insbesondere:

– eine Sitzung aufrechtzuerhalten;
– angemeldete Personen zu identifizieren;
– den Loginbereich bereitzustellen;
– Eingaben innerhalb eines Buchungs- oder Einreichungsvorgangs zuzuordnen;
– Sicherheitsfunktionen umzusetzen.

In der Converia-Standardkonfiguration können insbesondere Sitzungs-Cookies wie „Converia_SID“ oder „PHPSESSID“ eingesetzt werden. Diese Cookies dienen der technischen Sitzungsverwaltung und werden grundsätzlich bis zum Ende der Sitzung oder bis zum Logout gespeichert.

Der Einsatz technisch notwendiger Cookies erfolgt auf Grundlage von § 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG. Die damit verbundene Verarbeitung personenbezogener Daten erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 Buchst. b oder f DSGVO.

Analyse-, Marketing- oder sonstige nicht erforderliche Cookies werden nur eingesetzt, wenn Sie zuvor eingewilligt haben. Soweit solche Dienste aktiviert werden, erhalten Sie über das Einwilligungsmanagement ergänzende Informationen.

Sie können Cookies über die Einstellungen Ihres Browsers löschen oder blockieren. Werden technisch notwendige Cookies blockiert, können Teile des Konferenzportals möglicherweise nicht oder nur eingeschränkt genutzt werden.

7. Einrichtung und Nutzung eines Benutzerkontos

7.1 Verarbeitete Daten

Für die Erstellung und Verwaltung eines Benutzerkontos können insbesondere folgende Daten verarbeitet werden:

– Anrede, Titel, Vorname und Nachname;
– E-Mail-Adresse;
– verschlüsseltes Passwort beziehungsweise Passwort-Hash;
– bevorzugte Sprache;
– Institution oder Organisation;
– dienstliche oder private Kontaktdaten;
– Zeitpunkt der Registrierung und letzter Login;
– Änderungen der Kontodaten;
– dem Konto zugeordnete Einreichungen, Buchungen und Funktionen.

7.2 Zwecke und Rechtsgrundlage

Das Benutzerkonto ermöglicht insbesondere:

– die Einreichung und Bearbeitung wissenschaftlicher Beiträge;
– die Anmeldung zum Kongress;
– die Verwaltung persönlicher Daten;
– den Abruf von Buchungsbestätigungen, Rechnungen und Tickets;
– die Kommunikation über Einreichungen und Buchungen.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 Buchst. b DSGVO.

7.3 Speicherdauer

Das Benutzerkonto wird gelöscht, wenn es für die genannten Zwecke nicht mehr erforderlich ist und keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten oder berechtigten Interessen an einer weiteren Speicherung bestehen.

Als Regelfrist ist eine Löschung spätestens 24 Monate nach dem letzten Login vorgesehen. Daten, die aufgrund steuer-, handels- oder vereinsrechtlicher Pflichten länger aufbewahrt werden müssen, werden getrennt gespeichert und für andere Zwecke gesperrt.

8. Anmeldung und Teilnahme am Kongress

8.1 Verarbeitete Daten

Im Rahmen der Anmeldung können insbesondere folgende Daten verarbeitet werden:

– Name, Titel und Kontaktdaten;
– Institution, Organisation und berufliche Funktion;
– Rechnungsanschrift und gegebenenfalls abweichender Rechnungsempfänger;
– gebuchte Ticketkategorie;
– Mitgliedschafts- oder Ermäßigungsstatus;
– gebuchte Zusatzangebote;
– Gutschein- und Rabattinformationen;
– Buchungs-, Rechnungs- und Zahlungsdaten;
– Stornierungen und Personenwechsel;
– Korrespondenz mit dem Kongressbüro;
– Check-in- und Anwesenheitsinformationen;
– Angaben, die für das Namensschild und die Teilnahmebescheinigung benötigt werden.

8.2 Zwecke

Die Daten werden verarbeitet, um:

– die Anmeldung entgegenzunehmen und den Teilnahmevertrag durchzuführen;
– die Teilnahmeberechtigung zu prüfen;
– gebuchte Zusatzangebote zu verwalten;
– Rechnungen und Buchungsbestätigungen auszustellen;
– Zahlungen zuzuordnen;
– Stornierungen und Personenwechsel zu bearbeiten;
– Namensschilder, Tickets und Teilnahmebescheinigungen zu erstellen;
– den Einlass und die Kapazitätsplanung zu organisieren;
– veranstaltungsbezogene Informationen zu versenden.

8.3 Rechtsgrundlagen

Ist die teilnehmende Person selbst Vertragspartner der DGfG, erfolgt die Verarbeitung auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 Buchst. b DSGVO.

Erfolgt die Anmeldung durch eine Hochschule, ein Unternehmen, eine öffentliche Einrichtung oder eine andere Organisation, kann die Verarbeitung der Daten der teilnehmenden Person zusätzlich auf Art. 6 Abs. 1 Buchst. f DSGVO gestützt werden. Das berechtigte Interesse besteht in der Durchführung der durch die Organisation veranlassten Anmeldung und der ordnungsgemäßen Durchführung des Kongresses.

Steuer- und rechnungsrelevante Daten werden außerdem auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 Buchst. c DSGVO verarbeitet.

8.4 Erforderlichkeit der Angaben

Die als Pflichtfelder gekennzeichneten Angaben sind für den Vertragsabschluss und die Durchführung der Kongressteilnahme erforderlich. Ohne diese Angaben kann eine Anmeldung nicht oder nur eingeschränkt bearbeitet werden.

Freiwillige Angaben sind als solche erkennbar.

9. Zahlungsabwicklung

Je nach gewählter Zahlungsart werden Zahlungsdaten durch die DGfG, Converia, beteiligte Kreditinstitute oder einen beauftragten Zahlungsdienstleister verarbeitet.

Hierzu können insbesondere gehören:

– Name und Rechnungsanschrift;
– Rechnungsnummer und Buchungsreferenz;
– zu zahlender Betrag;
– Zahlungsart;
– IBAN oder andere Zahlungsinformationen;
– Transaktionsnummer;
– Zeitpunkt und Status der Zahlung;
– Angaben zu Rücklastschriften oder Rückbuchungen.

Die Verarbeitung erfolgt zur Durchführung des Teilnahmevertrags auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 Buchst. b DSGVO sowie zur Erfüllung gesetzlicher Aufzeichnungs- und Nachweispflichten auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 Buchst. c DSGVO.

Bei Onlinezahlungen werden die für die jeweilige Zahlungsart erforderlichen Daten an den im Zahlungsschritt bezeichneten Zahlungsdienstleister übermittelt. Der Zahlungsdienstleister kann hinsichtlich der eigentlichen Zahlungsabwicklung in eigener datenschutzrechtlicher Verantwortung handeln.

Vollständige Kreditkarten- oder Onlinebanking-Zugangsdaten werden grundsätzlich unmittelbar durch den jeweiligen Zahlungsdienstleister verarbeitet und sind für die DGfG nicht einsehbar.

Der tatsächlich eingesetzte Zahlungsdienstleister wird im jeweiligen Zahlungsvorgang benannt. Ergänzend gelten dessen Datenschutzhinweise.

10. Ermäßigungen und Mitgliedertarife

Wenn eine ermäßigte Teilnahmegebühr oder ein Mitgliedertarif in Anspruch genommen wird, verarbeiten wir die dafür erforderlichen Nachweise und Angaben.

Hierzu können gehören:

– Name;
– Mitgliedsorganisation;
– Mitgliedsnummer;
– Status als studierende, promovierende oder einer anderen berechtigten Gruppe angehörende Person;
– Gültigkeitsdauer eines Nachweises.

Soweit erforderlich, kann die DGfG den angegebenen Mitgliedsstatus bei der jeweiligen Mitgliedsorganisation überprüfen. Dabei werden nur die für die Prüfung notwendigen Daten übermittelt.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 Buchst. b DSGVO. Soweit die angemeldete Person nicht selbst Vertragspartner ist, erfolgt die Verarbeitung ergänzend auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 Buchst. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse besteht in der Verhinderung einer unberechtigten Nutzung ermäßigter Tarife.

Nachweise werden gelöscht, sobald die Prüfung abgeschlossen ist und keine Rückfragen oder Rechtsstreitigkeiten mehr zu erwarten sind. Auf der Rechnung erforderliche Tarifinformationen werden entsprechend den gesetzlichen Aufbewahrungsfristen gespeichert.

11. Einreichung und Begutachtung wissenschaftlicher Beiträge

11.1 Verarbeitete Daten

Im Rahmen der Einreichung und Begutachtung von Sessions, Vorträgen, Postern und anderen Beiträgen können insbesondere folgende Daten verarbeitet werden:

– Namen, Titel und Kontaktdaten der einreichenden Person;
– Namen und institutionelle Zugehörigkeiten von Vortragenden, Sessionleitungen, Moderierenden und Co-Autoren;
– ORCID oder vergleichbare wissenschaftliche Kennungen, soweit freiwillig angegeben;
– Beitragstitel, Abstracts, Schlagwörter und Fachgebiete;
– Angaben zum gewünschten Format;
– Angaben zu Interessenkonflikten;
– Korrespondenz zum Beitrag;
– Bewertungen, Kommentare und Entscheidungen der Gutachtenden;
– Zuordnung zu Sitzungen, Räumen und Zeiten;
– Annahme, Ablehnung, Rückzug oder Änderung eines Beitrags.

11.2 Zwecke

Die Verarbeitung erfolgt insbesondere zur:

– Durchführung des Einreichungsverfahrens;
– fachlichen Begutachtung;
– Auswahl und Kuration des wissenschaftlichen Programms;
– Kommunikation mit Einreichenden und Mitwirkenden;
– Zuordnung von Beiträgen zu Sitzungen;
– Erstellung und Veröffentlichung des Kongressprogramms;
– Dokumentation des Auswahlverfahrens.

11.3 Rechtsgrundlagen

Bei einreichenden und präsentierenden Personen erfolgt die Verarbeitung grundsätzlich auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 Buchst. b DSGVO.

Die Verarbeitung von Angaben zu Co-Autoren, Gutachtenden und weiteren wissenschaftlich Mitwirkenden erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 Buchst. f DSGVO. Unsere berechtigten Interessen bestehen in der wissenschaftlichen Qualitätssicherung, der transparenten Zuordnung wissenschaftlicher Leistungen und der Erstellung eines fachlich geeigneten Kongressprogramms.

11.4 Zugriff auf Einreichungen

Auf Einreichungs- und Bewertungsdaten erhalten nur diejenigen Personen Zugriff, die mit der Begutachtung, Auswahl, Kuration oder organisatorischen Bearbeitung betraut sind.

Dazu können insbesondere gehören:

– Mitglieder des wissenschaftlichen Beirats;
– Gutachtende;
– Sessionleitungen;
– Mitarbeitende und Beauftragte des Kongressmanagements;
– technisch berechtigte Mitarbeitende von Converia.

Gutachten und interne Bewertungen werden nicht öffentlich zugänglich gemacht.

11.5 Veröffentlichung im Kongressprogramm

Bei angenommenen Beiträgen können insbesondere folgende Angaben in gedruckten und digitalen Kongressprogrammen sowie auf den Websites des Kongresses veröffentlicht werden:

– Vor- und Nachname;
– akademischer Titel;
– Institution oder Organisation;
– Funktion im Programm;
– Titel und Kurzbeschreibung des Beitrags;
– Namen und Institutionen der Co-Autoren;
– Zeitpunkt und Ort des Programmpunkts.

Die Veröffentlichung dieser Angaben ist Bestandteil der Mitwirkung am wissenschaftlichen Programm. Ohne die Veröffentlichung der hierfür erforderlichen Angaben kann ein angenommener Beitrag grundsätzlich nicht in das Programm aufgenommen werden.

Freiwillig bereitgestellte Porträtfotos, Lebensläufe oder ausführliche biografische Angaben werden nur veröffentlicht, wenn hierfür eine gesonderte Einwilligung oder eine entsprechende Vereinbarung besteht.

Das veröffentlichte Kongressprogramm kann zur wissenschaftlichen Dokumentation und als Teil der Kongressgeschichte langfristig online zugänglich bleiben.

12. Daten von Co-Autoren und anderen durch Dritte benannten Personen

Einreichende Personen können im Konferenzportal Daten von Co-Autoren, Vortragenden, Sessionleitungen oder anderen Mitwirkenden angeben.

In diesen Fällen erhalten wir die Daten nicht unmittelbar von der betroffenen Person. Die Daten stammen regelmäßig von der einreichenden oder anmeldenden Person.

Verarbeitet werden insbesondere:

– Name;
– Titel;
– institutionelle Zugehörigkeit;
– E-Mail-Adresse;
– Funktion im Beitrag oder Programm.

Die einreichende Person ist verpflichtet, nur sachlich richtige Angaben zu machen und die betroffenen Personen über die Übermittlung ihrer Daten sowie über diese Datenschutzerklärung zu informieren.

Die DGfG kann die betroffene Person unmittelbar kontaktieren, insbesondere um:

– die Angaben zu bestätigen;
– ein Benutzerkonto zuzuordnen;
– über die Einreichung oder Programmfunktion zu informieren;
– erforderliche organisatorische Angaben zu erheben.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 Buchst. f DSGVO. Das berechtigte Interesse besteht in der ordnungsgemäßen Durchführung des wissenschaftlichen Einreichungs- und Programmverfahrens.

13. Veranstaltungsbezogene Kommunikation

Wir verwenden die angegebenen Kontaktdaten, um veranstaltungsbezogene Informationen zu versenden.

Dazu gehören insbesondere:

– Bestätigungen zur Kontoerstellung;
– Informationen über Einreichungen und Begutachtungsentscheidungen;
– Buchungsbestätigungen und Rechnungen;
– Zahlungs- und Stornierungsinformationen;
– Änderungen des Programms oder gebuchter Angebote;
– organisatorische Hinweise zur Anreise, zum Check-in und zum Ablauf;
– sicherheits- oder veranstaltungsrelevante Informationen;
– Teilnahmebescheinigungen;
– notwendige Informationen zur Nachbereitung des Kongresses.

Die Verarbeitung erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 Buchst. b DSGVO beziehungsweise Art. 6 Abs. 1 Buchst. f DSGVO.

Eine werbliche Nutzung der Kontaktdaten für Newsletter oder Informationen über andere Veranstaltungen erfolgt nur, wenn hierfür eine gesonderte Rechtsgrundlage besteht, insbesondere eine freiwillige Einwilligung nach Art. 6 Abs. 1 Buchst. a DSGVO.

Einladungen zu freiwilligen Evaluationen oder Befragungen können auf unser berechtigtes Interesse an der Qualitätssicherung gestützt werden. Die Teilnahme an solchen Befragungen ist freiwillig.

14. Teilnehmendenlisten und Vernetzungsfunktionen

Eine für jedermann öffentlich zugängliche Teilnehmendenliste ist nicht vorgesehen.

Soweit im geschützten Bereich des Konferenzportals eine Teilnehmenden- oder Vernetzungsfunktion angeboten wird, erfolgt die Aufnahme ausschließlich auf Grundlage einer freiwilligen Einwilligung nach Art. 6 Abs. 1 Buchst. a DSGVO.

Je nach gewählter Freigabe können insbesondere folgende Angaben für andere angemeldete Personen sichtbar sein:

– Name;
– Institution oder Organisation;
– berufliche Funktion;
– Kontaktmöglichkeit.

Die Aufnahme in eine Teilnehmendenliste ist keine Voraussetzung für die Teilnahme am Kongress.

Eine erteilte Einwilligung kann jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen werden. Die Sichtbarkeit kann, soweit technisch vorgesehen, im Benutzerkonto selbst deaktiviert oder über dgfg@geographie.de aufgehoben werden.

15. Namensschilder, QR-Codes, Check-in und Teilnahmebescheinigungen

15.1 Namensschilder

Für die Erstellung des Kongressausweises beziehungsweise Namensschilds können insbesondere folgende Angaben verwendet werden:

– Vor- und Nachname;
– Institution oder Organisation;
– Funktion oder besondere Rolle im Kongress;
– gebuchte oder zugangsrelevante Angebote;
– individueller QR- oder Barcode.

15.2 QR- und Barcodes

Der QR- oder Barcode dient der eindeutigen Zuordnung zur Buchung. Er kann beim Check-in oder beim Zugang zu gebuchten Veranstaltungen gescannt werden.

Dabei können insbesondere folgende Daten verarbeitet werden:

– Buchungs- oder Teilnehmerkennung;
– Zeitpunkt des Scans;
– Einlassstatus;
– gebuchtes Angebot;
– gegebenenfalls Anwesenheitsstatus.

Die Verarbeitung erfolgt zur Durchführung des Teilnahmevertrags auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 Buchst. b DSGVO sowie zur Kapazitäts-, Sicherheits- und Missbrauchskontrolle auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 Buchst. f DSGVO.

Check-in-Daten werden regelmäßig spätestens sechs Monate nach Ende des Kongresses gelöscht, sofern sie nicht für Teilnahmebescheinigungen, Abrechnungen, Sicherheitsnachweise oder die Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen länger benötigt werden.

15.3 Scans durch Aussteller oder externe Organisationen

Eine Übermittlung von Kontaktdaten an Aussteller oder andere externe Organisationen erfolgt nicht allein aufgrund der Kongressanmeldung.

Sollte eine freiwillige Kontaktweitergabe mittels Badge-Scan angeboten werden, erfolgt diese nur durch eine bewusste Handlung der teilnehmenden Person. Vor der Datenübermittlung wird kenntlich gemacht, welche Organisation die Daten erhält und zu welchem Zweck sie verarbeitet werden.

Die empfangende Organisation verarbeitet die übermittelten Daten regelmäßig in eigener datenschutzrechtlicher Verantwortung.

15.4 Teilnahmebescheinigungen

Zur Ausstellung und gegebenenfalls späteren erneuten Bereitstellung einer Teilnahmebescheinigung können Name, Institution, Kongresszeitraum und Anwesenheitsstatus verarbeitet werden.

Diese Daten werden grundsätzlich bis zum Ablauf der regelmäßigen Verjährungsfrist gespeichert.

16. Angaben zu Barrierefreiheit, Unterstützungsbedarf, Verpflegung und Gesundheit

Angaben zu Barrierefreiheit, Assistenzbedarf, Mobilität, Allergien oder gesundheitlich bedingten Anforderungen sind grundsätzlich freiwillig.

Wir bitten nicht um die Mitteilung von Diagnosen oder medizinischen Einzelheiten, soweit diese nicht ausnahmsweise für die sichere Durchführung eines Angebots erforderlich sind.

Soweit aus freiwilligen Angaben Informationen über die Gesundheit einer Person hervorgehen, verarbeiten wir diese nur auf Grundlage einer ausdrücklichen Einwilligung nach Art. 9 Abs. 2 Buchst. a DSGVO.

Die Angaben werden ausschließlich verwendet, um:

– notwendige Unterstützung zu organisieren;
– Barrieren zu reduzieren;
– sichere Teilnahmebedingungen zu schaffen;
– besondere Verpflegungsanforderungen zu berücksichtigen;
– die Teilnahme an Exkursionen oder besonderen Veranstaltungsangeboten zu ermöglichen.

Zugriff erhalten nur diejenigen Personen oder Dienstleister, die die Angaben zur Erfüllung ihrer jeweiligen Aufgabe benötigen.

Die Daten werden grundsätzlich spätestens vier Wochen nach Ende des Kongresses gelöscht, sofern keine längere Speicherung ausdrücklich vereinbart wurde oder zur Klärung eines Vorfalls erforderlich ist.

Eine Einwilligung kann jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen werden. Die Rechtmäßigkeit der bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung bleibt unberührt.

Bei medizinischen Notfällen können erforderliche Daten zum Schutz lebenswichtiger Interessen nach Art. 9 Abs. 2 Buchst. c DSGVO verarbeitet oder an Rettungs- und medizinisches Personal übermittelt werden.

17. Foto-, Video- und Audioaufnahmen

17.1 Übersichts- und Veranstaltungsaufnahmen

Während des Kongresses können durch die DGfG oder durch von ihr beauftragte Personen Foto-, Video- und Audioaufnahmen angefertigt werden.

Die Aufnahmen dienen insbesondere:

– der Dokumentation des Kongresses;
– der Presse- und Öffentlichkeitsarbeit;
– der Berichterstattung über den dkg’27;
– der Darstellung der Arbeit der DGfG;
– der Ankündigung und Dokumentation zukünftiger Kongresse.

Übersichts- und Veranstaltungsaufnahmen, auf denen einzelne Personen nicht besonders hervorgehoben werden, können auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 Buchst. f DSGVO angefertigt und veröffentlicht werden. Unser berechtigtes Interesse besteht in der Dokumentation und öffentlichen Darstellung des Kongresses sowie der satzungsgemäßen Arbeit der DGfG.

Soweit anwendbar, werden zusätzlich die gesetzlichen Regelungen des Kunsturhebergesetzes berücksichtigt.

17.2 Porträts und Interviews

Individuelle Porträtaufnahmen, Interviews, Testimonials oder vergleichbar hervorgehobene Darstellungen werden grundsätzlich nur nach vorheriger gesonderter Einwilligung der betroffenen Person veröffentlicht.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 Buchst. a DSGVO.

Die Einwilligung ist freiwillig und kann jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen werden. Der Widerruf berührt nicht die Rechtmäßigkeit der bis dahin erfolgten Verarbeitung.

17.3 Veröffentlichungswege

Aufnahmen können insbesondere veröffentlicht werden:

– auf den Websites der DGfG und des Kongresses;
– in gedruckten und digitalen Kongressberichten;
– in Newslettern;
– in Pressemitteilungen;
– in Print- und Onlinemedien;
– in den Social-Media-Kanälen der DGfG und des Kongresses;
– in Informations- und Werbematerialien für zukünftige Veranstaltungen.

Bei einer Veröffentlichung in sozialen Netzwerken kann eine Verarbeitung durch die jeweilige Plattform außerhalb der Europäischen Union oder des Europäischen Wirtschaftsraums nicht ausgeschlossen werden.

17.4 Hinweise und Widerspruch

Die Teilnehmenden werden vor Ort in geeigneter Weise auf Foto-, Video- oder Audioaufnahmen hingewiesen.

Personen, die nicht aufgenommen werden möchten, können dies dem Veranstaltungsteam oder der aufnehmenden Person mitteilen. Ein Widerspruch gegen eine auf Art. 6 Abs. 1 Buchst. f DSGVO gestützte Verarbeitung kann außerdem über dgfg@geographie.de erklärt werden.

Bei der Prüfung eines Widerspruchs werden die besondere Situation der betroffenen Person und die berechtigten Interessen der DGfG berücksichtigt.

17.5 Aufnahmen einzelner Programmpunkte

Eine Aufzeichnung oder Übertragung vollständiger Vorträge, Diskussionen oder anderer Programmpunkte erfolgt nur, wenn die betroffenen Mitwirkenden zuvor informiert wurden und eine geeignete Rechtsgrundlage besteht.

18. Empfänger personenbezogener Daten

Innerhalb der DGfG erhalten nur diejenigen Personen Zugriff auf personenbezogene Daten, die diese für die Organisation und Durchführung des Kongresses benötigen.

Darüber hinaus können Daten, soweit erforderlich, insbesondere an folgende Empfänger oder Empfängerkategorien übermittelt werden:

– Converia GmbH als Auftragsverarbeiter;
– von Converia eingesetzte und genehmigte Unterauftragsverarbeiter;
– Banken und Zahlungsdienstleister;
– Steuerberatung, Buchhaltung und Wirtschaftsprüfung;
– wissenschaftlicher Beirat, Gutachtende und Sessionleitungen;
– Universität Bonn, Veranstaltungsstätten und lokale Organisationsstellen;
– Dienstleister für Veranstaltungstechnik, Einlass, Sicherheit, Namensschilder und Druckerzeugnisse;
– Exkursions-, Verkehrs- und Veranstaltungsdienstleister;
– Fotografen, Filmteams und Mediendienstleister;
– Mitgliedsorganisationen zur Prüfung von Mitgliedertarifen;
– Behörden und andere öffentliche Stellen, soweit eine gesetzliche Verpflichtung besteht;
– Gerichte, Rechtsberatung und Versicherungen, soweit dies zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen erforderlich ist.

Dienstleister erhalten nur diejenigen Daten, die sie zur Erfüllung ihrer jeweiligen Aufgabe benötigen.

19. Übermittlung in Drittländer

Die durch Converia verarbeiteten Konferenzdaten werden grundsätzlich in Deutschland gespeichert.

Eine Übermittlung von nicht öffentlich bestimmten Registrierungs-, Zahlungs- oder Einreichungsdaten in Staaten außerhalb der Europäischen Union beziehungsweise des Europäischen Wirtschaftsraums ist grundsätzlich nicht vorgesehen.

Durch die Veröffentlichung des wissenschaftlichen Programms im Internet können die darin enthaltenen Angaben weltweit abgerufen werden.

Bei der Veröffentlichung von Aufnahmen oder Beiträgen in sozialen Netzwerken können die Plattformbetreiber personenbezogene Daten auch in Drittländern verarbeiten. Für diese Verarbeitung gelten ergänzend die Datenschutzhinweise der jeweiligen Plattform.

Sollten weitere Dienste eingesetzt werden, die mit einer Drittlandübermittlung verbunden sind, werden die betroffenen Personen hierüber gesondert informiert. Soweit erforderlich, werden geeignete Garantien nach Art. 44 ff. DSGVO vereinbart.

20. Speicherdauer

Wir speichern personenbezogene Daten nur so lange, wie sie für den jeweiligen Zweck erforderlich sind oder gesetzliche Aufbewahrungspflichten bestehen.

Grundsätzlich gelten folgende Fristen:

– Serverprotokolle werden grundsätzlich höchstens 14 Tage gespeichert.
– Benutzerkonten werden grundsätzlich spätestens 24 Monate nach dem letzten Login gelöscht.
– Allgemeine Anmelde- und Vertragsdaten werden grundsätzlich bis zum Ablauf der regelmäßigen Verjährungsfrist gespeichert.
– Rechnungen und Buchungsbelege werden entsprechend den gesetzlichen Aufbewahrungsfristen regelmäßig acht Jahre aufbewahrt.
– Geschäfts- und steuerrelevante Korrespondenz wird regelmäßig sechs Jahre aufbewahrt, soweit eine gesetzliche Aufbewahrungspflicht besteht.
– Zahlungsinformationen werden entsprechend den gesetzlichen Pflichten und den Vorgaben des jeweiligen Zahlungsdienstleisters gespeichert.
– Daten zu abgelehnten oder zurückgezogenen Einreichungen sowie interne Gutachten werden grundsätzlich bis zwölf Monate nach dem Kongress gespeichert.
– Daten zu angenommenen Beiträgen werden für die Programmdurchführung verarbeitet. Veröffentlichte Programmdaten können langfristig archiviert werden.
– Check-in- und Einlassdaten werden grundsätzlich spätestens sechs Monate nach dem Kongress gelöscht.
– Daten für Teilnahmebescheinigungen werden grundsätzlich bis zum Ablauf der regelmäßigen Verjährungsfrist gespeichert.
– Freiwillige Angaben zu Unterstützungs- oder Gesundheitsanforderungen werden grundsätzlich spätestens vier Wochen nach dem Kongress gelöscht.
– Einwilligungen und Nachweise über Einwilligungen werden für die Dauer der Verarbeitung und anschließend entsprechend den gesetzlichen Nachweispflichten gespeichert.
– Foto-, Video- und Audioaufnahmen werden so lange gespeichert, wie sie für Dokumentations- und Öffentlichkeitszwecke erforderlich sind. Die Erforderlichkeit wird regelmäßig überprüft.

Eine längere Speicherung kann erfolgen, wenn:

– gesetzliche Aufbewahrungspflichten bestehen;
– eine Einwilligung eine längere Verarbeitung erlaubt;
– Daten zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen benötigt werden;
– ein Sicherheits-, Zahlungs- oder Datenschutzvorfall noch nicht abschließend geklärt ist;
– veröffentlichte wissenschaftliche Programmdaten dauerhaft dokumentiert werden.

Nach Ablauf der jeweiligen Frist werden die Daten gelöscht, anonymisiert oder für eine weitere Verarbeitung gesperrt.

21. Automatisierte Entscheidungen

Eine ausschließlich automatisierte Entscheidungsfindung im Sinne des Art. 22 DSGVO findet nicht statt.

Insbesondere werden Entscheidungen über die Annahme oder Ablehnung wissenschaftlicher Beiträge nicht ausschließlich durch automatisierte Systeme getroffen. Technische Systeme können die Zuordnung, Verwaltung und Vorbereitung der Begutachtung unterstützen. Die fachliche Entscheidung erfolgt durch hierzu beauftragte Personen oder Gremien.

22. Datensicherheit

Wir und unsere Dienstleister treffen angemessene technische und organisatorische Maßnahmen zum Schutz personenbezogener Daten.

Hierzu gehören insbesondere:

– verschlüsselte Datenübertragung;
– rollen- und berechtigungsbezogene Zugriffskontrollen;
– sichere Authentifizierungsverfahren;
– Protokollierung sicherheitsrelevanter Vorgänge;
– Datensicherungs- und Wiederherstellungsverfahren;
– vertragliche Verpflichtung von Auftragsverarbeitern;
– Beschränkung des Zugriffs auf die erforderlichen Personen;
– organisatorische Regelungen für den Umgang mit Datenschutzverletzungen.

Trotz angemessener Sicherheitsmaßnahmen kann bei einer elektronischen Datenübertragung ein vollständiger Schutz nicht garantiert werden.

23. Rechte betroffener Personen

Soweit die gesetzlichen Voraussetzungen erfüllt sind, haben Sie insbesondere folgende Rechte:

– Recht auf Auskunft nach Art. 15 DSGVO;
– Recht auf Berichtigung nach Art. 16 DSGVO;
– Recht auf Löschung nach Art. 17 DSGVO;
– Recht auf Einschränkung der Verarbeitung nach Art. 18 DSGVO;
– Recht auf Datenübertragbarkeit nach Art. 20 DSGVO;
– Recht auf Widerspruch nach Art. 21 DSGVO;
– Recht auf Widerruf einer Einwilligung nach Art. 7 Abs. 3 DSGVO;
– Recht auf Beschwerde bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde nach Art. 77 DSGVO.

Zur Ausübung Ihrer Rechte können Sie sich an dgfg@geographie.de wenden.

Zur Vermeidung einer unbefugten Offenlegung personenbezogener Daten können wir einen geeigneten Nachweis Ihrer Identität verlangen.

Besonderer Hinweis zum Widerspruchsrecht

Soweit wir personenbezogene Daten auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 Buchst. f DSGVO verarbeiten, haben Sie das Recht, aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit Widerspruch gegen die Verarbeitung einzulegen.

Wir verarbeiten die betreffenden Daten anschließend nicht mehr, es sei denn, wir können zwingende schutzwürdige Gründe für die Verarbeitung nachweisen, die Ihre Interessen, Rechte und Freiheiten überwiegen. Eine weitere Verarbeitung ist außerdem möglich, wenn sie der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen dient.

24. Beschwerderecht

Sie können sich bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde beschweren, wenn Sie der Auffassung sind, dass die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten gegen Datenschutzrecht verstößt.

Für die DGfG ist grundsätzlich zuständig:

Bayerisches Landesamt für Datenschutzaufsicht
Promenade 18
91522 Ansbach
Deutschland

Telefon: +49 981 180093-0

Darüber hinaus können Sie sich an die Datenschutzaufsichtsbehörde Ihres gewöhnlichen Aufenthaltsorts, Ihres Arbeitsplatzes oder des Orts des vermuteten Datenschutzverstoßes wenden.

25. Änderungen dieser Datenschutzerklärung

Wir können diese Datenschutzerklärung anpassen, wenn sich die rechtlichen Anforderungen, die technische Gestaltung des Konferenzportals, die eingesetzten Dienstleister, die angebotenen Funktionen oder die organisatorischen Abläufe des Kongresses ändern.

Maßgeblich ist die jeweils im Konferenzportal veröffentlichte Fassung. Wesentliche Änderungen, die bereits registrierte Personen betreffen, werden in geeigneter Weise mitgeteilt.

Stand: August 2026