DATENSCHUTZERKLÄRUNG

1 Name und Anschrift des Verantwortlichen

Universität Erfurt, vertreten durch den Präsidenten

Prof. Dr. Walter Bauer-Wabnegg
Nordhäuserstr. 63
99089 Erfurt
Deutschland

Tel. +49 361 737-5000
Fax +49 361 737-5009

E-Mail praesident@uni-erfurt.de

2 Ansprechperson

Prof. Dr. Beate Hampe
Universität Erfurt
Nordhäuser Straße 63
99089 Erfurt
Deutschland

Tel.: 0361/737-4341
E-Mail: beate.hampe@uni-erfurt.de

3 Name und Anschrift der Datenschutzbeauftragten

Die Datenschutzbeauftragte des Verantwortlichen ist:

Ute Winter
Universität Erfurt
Nordhäuser Straße 63
99089 Erfurt
Deutschland

Tel.: 0361/737-5651
E-Mail: datenschutz@uni-erfurt.de

4 Zweck und Rechtsgrundlage der Datenverarbeitung

Wir verarbeiten personenbezogene Daten nur, soweit dies zur Bereitstellung einer funktionsfähigen Website sowie der Abwicklung der Abstract-Einreichung und -Begutachtung, Tagungsanmeldung und Zahlung der Teilnehmergebühren sowie zur Organisation der Rahmenveranstaltungen (Konferenzdinner und Konferenzausflüge) und der damit im Zusammenhang stehenden notwendigen Kommunikation mit den Konferenz-Teilnehmerinnen und –Teilnehmern der “9th International Conference of the German Cognitive Linguistics Association (GCLA-9)”/“9. Internationalen Konferenz der Deutschen Gesellschaft für Kognitive Linguistik”(DGKL-9). an der Universität Erfurt vom 23. bis 26. September 2020 notwendig ist.

Die Verarbeitung personenbezogener Daten unserer Nutzer erfolgt nach Einwilligung des Nutzers (Art. 6 1a DSGVO). Im Falle einer Konferenzanmeldung und -teilnahme dient die Datenverarbeitung der Erfüllung eines Vertrages (Art. 6 1b DSGVO).

5 Empfänger (Auftragsverarbeitung) und Kategorien von Daten

5.1 Funktionsfähige Website

Diese Website nutzt die Online-Event-Software Converia, welche durch die Firma Converia bereitgestellt wird. Die AGBs sind abrufbar unter https://express.converia.de/frontend/index.php?folder_id=3059&page_id=.

Beim Aufruf der Converia-Webseite des Kongresses werden folgende Daten übertragen:

  • Informationen über den Browsertyp und die verwendete Version
  • Das Betriebssystem des Nutzers
  • Den Internet-Service-Provider des Nutzers
  • Die IP-Adresse des Nutzers
  • Datum und Uhrzeit des Zugriffs

Diese Daten werden in Logfiles gespeichert und spätestens nach 10 Tagen gelöscht. Für das Funktionieren des Registrierungsvorganges werden funktionale Cookies gesetzt. Diese Cookies werden bei Sitzungsende aus dem Browserspeicher gelöscht.

5.2 Registrierung & Nutzung der Funktionen der Konferenz-Management Software

Beschreibung und Umfang der Datenverarbeitung

Converia hostet die Software und stellt für den Veranstalter weitere Dienstleistungen wie Wartung der Software und Support zu Verfügung. Weiterhin bietet Converia die Übernahme des Abstract-Managements und die Zahlungsabwicklung für die Teilnahmegebühren für den Veranstalter an. Mit Converia wurde ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung gemäß Art. 28 DS-GVO geschlossen. In der Konferenz-Management-Software wird den Nutzern die Möglichkeit angeboten, sich unter Angabe personenbezogener Daten zu registrieren.

Verarbeitete Daten(kategorien)

  • Kontaktdaten: Name, Vorname, Adresse, E-Mail
  • Abstract: Titel, Verfasser, Abstract-Text
  • Konferenzanmeldung:
    • Teilnehmer (o. g. Kontaktdaten)
    • Teilnahmegebühren: Early Bird (Studierende, Promovierende, Vollzeitbeschäftigte), späte Anmeldung (Studierende, Promovierende, Vollzeitbeschäftigte)
    • Daten zur gewählten Zahlungsmodalität
  • Konferenzdinner (24 Sept 2020):
    • Teilnehmer (o. g. Kontaktdaten sowie Daten zur gewählten Zahlungsmodalität)
    • Besondere Speiseoptionen: keine, vegetarisch, vegan, andere
  • Konferenzausflüge (26 Sept 2020):
    • Ausflug nach Weimar: Teilnehmer (o. g. Kontaktdaten)
    • Ausflug nach Gotha: Teilnehmer (o. g. Kontaktdaten)
  • Stadtrundgang (25 Sept 2020)
    • Teilnehmer (o. g. Kontaktdaten)

Datenlöschung und Speicherdauer

Die personenbezogenen Daten der betroffenen Person werden gelöscht, sobald der Zweck der Speicherung entfällt.

Dies ist für die während des Registrierungsvorgangs zur Erfüllung eines Vertrags oder zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen dann der Fall, wenn die Daten für die Durchführung des Vertrages nicht mehr erforderlich sind. Auch nach Abschluss des Vertrags kann eine Erforderlichkeit, personenbezogene Daten des Vertragspartners zu speichern, bestehen, um vertraglichen oder gesetzlichen Verpflichtungen nachzukommen.

Zahlungsabwicklung

Zur Durchführung der Zahlungsabwicklung bei einer Teilnehmeranmeldung an einer Veranstaltung werden verschiedene Zahlungsoptionen angeboten (z.B. Rechnung/Überweisung, Kreditkarte). Sensible Zahlungsinformationen werden selbst nicht im Konferenz-Management-System gespeichert. Hierfür werden speziell zertifizierte Zahlungsdienstleister eingesetzt, welche die Datenverarbeitung und Speicherung vornehmen. Der Nutzer wird hierfür direkt auf die Seiten der jeweiligen Anbieter geleitet. Weitere Informationen zum Datenschutz finden Sie auf den Websites des jeweiligen Dienstleisters.

Folgende Daten werden im Rahmen der Zahlungsabwicklung erhoben:

  • ausgewählte Zahlungsart
  • Rechnungsbetrag
  • gezahlte Beträge
  • Abrechnungsdaten

5.3 Reservierung von Hotelzimmern

Soweit durch den Veranstalter Hotelzimmer personenbezogen reserviert werden, fungiert das entsprechende Hotel als Auftragsverarbeiter nach Art 28 DSGVO. Daher wird dieses Hotel in Ausübung dieser Arbeiten mit einer Liste relevanter personenbezogenen Daten (Vorname, Familienname, Affiliation) in Kontakt kommen.

6 Rechte der betroffenen Person

Sie haben das Recht auf Auskunft, Berichtigung, Löschung und Widerruf. Darüber hinaus können Sie sich jederzeit bei der zuständigen Aufsichtsbehörde beschweren. Die zuständige Aufsichtsbehörde ist: TLFDI.