DATENSCHUTZERKLÄRUNG

1  Name und Anschrift des Verantwortlichen

Universität Erfurt, vertreten durch den Präsidenten

Prof. Dr. Walter Bauer-Wabnegg

Nordhäuserstr. 63

99089 Erfurt

Deutschland

Tel. +49 361 737-5000

Fax +49 361 737-5009

E-Mail praesident@uni-erfurt.de

2  Ansprechperson

Prof. Dr. Beate Hampe

Universität Erfurt

Nordhäuser Straße 63

99089 Erfurt

Deutschland

Tel.: 0361/737-4341

E-Mail: beate.hampe@uni-erfurt.de

3  Name und Anschrift der Datenschutzbeauftragten

Die Datenschutzbeauftragte des Verantwortlichen ist:

Ute Winter

Universität Erfurt

Nordhäuser Straße 63

99089 Erfurt

Deutschland

Tel.: 0361/737-5651

E-Mail: datenschutz@uni-erfurt.de

4  Zweck und Rechtsgrundlage der Datenverarbeitung

Wir verarbeiten personenbezogene Daten nur, soweit dies zur Bereitstellung einer funk­tionsfähigen Website sowie der Abwicklung der Abstract-Einreichung und -Begutachtung, Tagungsanmeldung und Zahlung der Teilnahmegebühren sowie zur Organisation des aka­demischen Programmes sowie der Rahmenveranstaltungen und der damit im Zusammenhang stehenden notwendigen Kommunikation mit den Konferenz-Teilnehmenden der 9. Internationalen Konferenz der Deutschen Gesellschaft für Kognitive Linguistik (DGKL-9)/ 9th International Conference of the German Cognitive Linguistics Association (GCLA-9) an der Universität Erfurt vom 01. – 04.März 2022 erforderlich ist.

Die Verarbeitung personenbezogener Daten unserer Nutzer*innen erfolgt nach deren Einwilligung (Art. 6 1a DSGVO). Im Falle einer Konferenzanmeldung und -teilnahme dient die Datenverarbeitung der Erfüllung eines Vertrages (Art. 6 1b DSGVO).

5  Empfänger (Auftragsverarbeitung) und Kategorien von Daten

5.1  Funktionsfähige Website

Die Website zum Konferenzmanagement nutzt die Online-Event-Software Converia, welche durch die Firma Converia bereitgestellt wird. Die AGBs sind abrufbar unter

https://express.converia.de/frontend/index.php?folder_id=3059&page_id=.

Beim Aufruf der Converia-Webseite der Konferenz werden folgende Daten übertragen:

• Informationen über den Browsertyp und die verwendete Version
• Das Betriebssystem des/der Nutzer*in
• Den Internet-Service-Provider des/der Nutzer*in
• Die IP-Adresse des/der Nutzer*in
• Datum und Uhrzeit des Zugriffs

Diese Daten werden in Logfiles gespeichert und spätestens nach 10 Tagen gelöscht. Für das Funktionieren des Registrierungsvorganges werden funktionale Cookies gesetzt. Diese Cookies werden bei Sitzungsende aus dem Browserspeicher gelöscht.

5.2  Registrierung & Nutzung der Funktionen der Konferenz-Management Software

Beschreibung und Umfang der Datenverarbeitung

Converia hostet die Software und stellt für die Veranstaltenden weitere Dienstleistungen wie Wartung der Software und Support zu Verfügung. Weiterhin bietet Converia die Übernahme des Abstract-Managements und die Zahlungsabwicklung für die Teilnahmegebühren für den Veranstalter an. Mit Converia wurde ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung gemäß Art. 28 DS-GVO geschlossen. In der Konferenz-Management-Software wird den Nutzer*innen die Möglichkeit angeboten, sich unter Angabe personenbezogener Daten zu registrie­ren.

Verarbeitete Daten (Kategorien)

• Kontaktdaten: Name, Vorname, Adresse, E-Mail
• Abstract: Titel, Verfasser, Abstract-Text
• Konferenzanmeldung:
  • Teilnehmer*in (o.g. Kontaktdaten)
  • Teilnahmegebühren: 20,00 € für professorale und postdoktorale Teilnehmer*­innen, 15,00 € für Promovierende, 0,00 € für Studierende und Wissenschaft­ler*innen der Universität Erfurt
  • Daten zur gewählten Zahlungsmodalität

Konferenzprogramm

Das gesamte akademische Konferenzprogramm (Vorträge, Workshops, Theme Sessions) wird digital über die Konferenzsoftware Webex umgesetzt.

Zur Bekanntgabe kurzfristiger Änderungen während des Programms verwenden wir eine digi­tale Pinnwand:

• Taskcards.de (Datenschutzerklärung unter https://www.taskcards.de/#/home/privacyPolicy): TaskCards sieht sich dem Daten­schutz nach Art. 28 der SDGVO verpflichtet. Im Rahmen des Nutzungsvertrags (Software-As-A-Service Vertrag) werden Daten zum Programm der Veranstaltung sowie zur Administration der veranstaltungsbezogenen Seite gespeichert (Personen­stamm­daten und Kommunikationsdaten des Administrators, Vertragsstammdaten, Vertragsabrechnungsdaten), außerdem werden während der Nutzung durch die Konferenzteilnehmer*innen auch deren Internet-Verkehrsdaten (IP-Adresse, Browser) gespeichert. Alle personenbezogenen Daten der Teilnehmenden der Konferenz werden nach der Nutzung im Rahmen des Auftrags durch TaskCards vernichtet.

Rahmenveranstaltungen

Für den informellen Austausch außerhalb des Konferenzprogramms stellen wir digitale Räume zur Verfügung. Den Nutzer*innen, die dieses Angebot wahrnehmen möchten, werden die erforderlichen Links bzw. Passwörter sowie ausdrückliche Hinweise auf die entsprechenden Datenschutzerklärungen vor der Nutzung zur Verfügung gestellt.

• wonder.me (Datenschutzerklärung unter https://wonder.me/policies/privacy-policies): Wonder.me sieht sich der DSGVO verpflichtet, und speichert Nutzerdaten nur, solange sie während der Nutzung für den Zweck derselben gebraucht werden. Details dazu sind in der o.g. Datenschutzerklärung aufgelistet.
• gather.town (Datenschutzerklärung unter https://www.gather.town/privacy-policy, siehe „Account and Admin“>> „Privacy and Security“): Gather Town ist ein Tool eines amerikanischen Unternehmens, dessen Server sich außerhalb der EU befinden, es sieht sich damit nicht den Datenschutzanforderungen nach DSGVO verpflichtet. Der Anbieter gibt an, keine Text-, Audio- oder Videodaten der Nutzenden nach der Nutzung des Tools zu speichern.

Als Teil des kulturellen Rahmenprogramms wird ein Jazzkonzert des Philipp Hermann Quartetts stattfinden, dieses Konzert wird den Konferenz-Teilnehmer*innen über einen Live-Stream zur Verfügung gestellt. Dieser kann, wie nachfolgend dargestellt, auf verschiedene Weise rezipiert werden. Die dafür erforderlichen Links bzw. Passwörter werden nur den Konferenz-Teilnehmer*innen zur Verfügung gestellt. Alle Personen, die dieses kulturelle Angebot wahrnehmen möchten, werden vor der Nutzung der nach­folgend aufgelisteten Tools nachdrücklich auf die nachfolgenden Datenschutzangaben hin­gewiesen:

• Verfolgung des Livestreams ohne Betreten einer interaktiven Meeting-Lounge direkt über den YouTube-Kanal des Philipp-Hermann-Quartetts (You-Tube Datenschutz-erklärung unter https://policies.google.com/privacy?hl=de): YouTube ist nicht der DSGVO verpflichtet und Daten darüber, dass Sie sich das Video auf Youtube ansehen, können an Youtube/Google übermittelt werden. Für weitere Informationen dazu, siehe Google Privacy.
• Verfolgung des Livestreams gemeinsam mit anderen Konferenzteilnehmer*innen in der passwortgeschützen Konzert-Lounge auf gather.town (siehe vor­heriger Abschnitt).

Datenlöschung und Speicherdauer

Alle personenbezogenen Daten der betroffenen Person werden gelöscht, sobald der Zweck der Speicherung entfällt.

Dies ist für die Programmorganisation (Abstracteinreichung, während des Registrierungs­vorgangs zur Erfüllung eines Vertrags oder zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen) dann der Fall, wenn die Daten für die Durchführung des Vertrages nicht mehr erforderlich sind. Auch nach Abschluss des Vertrags kann eine Erforderlichkeit, personenbezogene Daten des/der Vertragspartner*in zu speichern, bestehen, um vertraglichen oder gesetzlichen Verpflich­tungen nachzukommen.

Zahlungsabwicklung

Zur Durchführung der Zahlungsabwicklung bei einer Teilnahmeanmeldung an einer Veranstaltung werden verschiedene Zahlungsoptionen angeboten (z.B. Rechnung/ Über­weisung, Kreditkarte). Sensible Zahlungsinformationen werden selbst nicht im Konferenz-Management-System gespeichert. Hierfür werden speziell zertifizierte Zahlungs­dienstleister eingesetzt, welche die Datenverarbeitung und Speicherung vornehmen. Nutzer*innen werden hierfür direkt auf die Seiten der jeweiligen Anbieter geleitet. Weitere Informationen zum Datenschutz finden Sie auf den Websites des jeweiligen Dienstleisters.

Folgende Daten werden im Rahmen der Zahlungsabwicklung erhoben:

• ausgewählte Zahlungsart
• Rechnungsbetrag
• gezahlte Beträge
• Abrechnungsdaten

6  Rechte der betroffenen Person

Sie haben das Recht auf Auskunft, Berichtigung, Löschung und Widerruf. Darüber hinaus können Sie sich jederzeit bei der zuständigen Aufsichtsbehörde beschweren. Die zuständige Aufsichtsbehörde ist:

Thüringer Landesbeauftragter für den Datenschutz und die Informationsfreiheit (TLfDI)

Postfach 90 04 55 | 99107 Erfurt

Häßlerstrasse 8 | 99096 Erfurt

 

poststelle(at)datenschutz.thueringen.de