Datenschutzerklärung

Informationen über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten im Rahmen der ZKI-Frühjahrstagung 2025 gemäß Art. 13 der Datenschutz-Grundverordnung (DS-GVO)

(Version 1.0, 1.12.2024)

Diese Datenschutzerklärung beschreibt die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten im Rahmen der ZKI-Frühjahrstagung 2025, die vom 17.-19. März 2025 an der Technischen Hochschule Köln stattfindet. Damit kommt die TH Köln ihren Informationspflichten gemäß Art. 13 der EU-Datenschutzgrundverordnung (im Folgenden: DS-GVO) nach. Hinsichtlich der im Folgenden verwendeten Begriffe, bspw. „personenbezogene Daten“, „Verarbeitung“, „Verantwortlicher“ etc., wird auf die Definitionen in Art. 4 der DS-GVO verwiesen.

Für das Webangebot der Veranstaltung gelten darüber hinaus die allgemeine Datenschutzerklärung für das Webangebot der TH Köln und für die Anmeldeseite die Datenschutzerklärung der Converia GmbH.

1. Namen und Kontaktdaten

Verantwortlich für die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten im Rahmen der ZKI-Frühjahrstagung 2025 ist die TH Köln, eine vom Land NRW getragene, rechtsfähige Körperschaft des Öffentlichen Rechts. Sie wird durch den*die Präsident*in vertreten.

1.1 Name und Kontaktdaten des Verantwortlichen

Technische Hochschule Köln
Gustav-Heinemann-Ufer 54
50968 Köln

Tel.: +49 221 / 8275  – 0
Web: https://www.th-koeln.de/

1.2 Ansprechpartner*in für die ZKI-Frühjahrstagung

Dr. Gregor Zimmermann
Telefon: +49 221 / 8275 – 2662
E-Mail: zki-fruehjahrstagung-2025(at)uni-paderborn(dot)de 
Web: https://www.zki.de/news-veranstaltungen/fruehjahrstagung-2025/

1.3 Kontaktdaten der*des Datenschutzbeauftragten

Die*den behördliche*n Datenschutzbeauftragte*n der TH Köln erreichen Sie postalisch unter der oben angegebenen Adresse des Verantwortlichen oder wie folgt:

E-Mail: datenschutzbeauftragter(at)th-koeln(dot)de
Tel.: +49 221 / 8275 – 3994
Web: https://www.th-koeln.de/hochschule/datenschutzbeauftrager_7317.php

2. Datenkategorie/n, Zweck/e und Rechtsgrundlage/n der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten

A. Log-Daten

In Bezug auf die Nutzung der Webseiten und die damit zusammenhängende Erfassung von Log-Daten wie bspw. abgerufene Webseite/-adresse, Datum und Uhrzeit des Zugriffs oder Erheben und Speichern der IP-Adresse von Nutzer*innen verweisen wir auf die allgemeine Datenschutzerklärung für das Webangebot der TH Köln bzw. auf die Datenschutzerklärung der Converia GmbH verwiesen.

Die vorübergehende Speicherung der IP-Adresse durch das System ist notwendig, um eine Auslieferung der Website an den Rechner der Nutzer*innen zu ermöglichen. Hierfür muss die IP-Adresse der Nutzer*innen für die Dauer der Sitzung gespeichert bleiben. 

Die Speicherung in Logfiles erfolgt, um die Funktionsfähigkeit der Website sicherzustellen. Zudem dienen uns die Daten zur Optimierung der Website und zur Sicherstellung der Sicherheit unserer informationstechnischen Systeme. Eine Auswertung der Daten zu Marketingzwecken findet in diesem Zusammenhang nicht statt. 

Rechtsgrundlage für die vorübergehende Speicherung der Daten und der Logfiles ist Art. 6 Abs. 1 lit. e DSGVO.

B. Verwendung von Cookies

Bei Cookies handelt es sich um Textdateien, die im Internetbrowser bzw. vom Internetbrowser auf dem Computersystem der Nutzer*innen gespeichert werden. Ruft ein*e Nutzer*in eine Website auf, so kann ein Cookie auf dem Betriebssystem der*des Nutzer*in gespeichert werden. Dieser Cookie enthält eine charakteristische Zeichenfolge, die eine eindeutige Identifizierung des Browsers beim erneuten Aufrufen der Website ermöglicht.

Die Tagungsanmeldeseite verwendet folgende Cookies: 

Name des Cookies

Zweck

PHPSESSID

Identifikation einer Sitzung

Converia_SID

Identifikation eines*r Frontendnutzer*in


Cookies werden auf dem Rechner der*des Nutzer*in gespeichert und von diesem an den Webserver übermittelt. Daher haben Sie als Nutzer*in auch die volle Kontrolle über die Verwendung von Cookies. Durch eine Änderung der Einstellungen in Ihrem Internetbrowser können Sie die Übertragung von Cookies deaktivieren oder einschränken. Bereits gespeicherte Cookies können jederzeit gelöscht werden. Dies kann auch automatisiert erfolgen. Werden Cookies für unsere Website deaktiviert, können möglicherweise nicht mehr alle Funktionen der Website vollumfänglich genutzt werden.

Die Rechtsgrundlage für die Verarbeitung personenbezogener Daten unter Verwendung von Cookies ist Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO.

C. Registrierung & Nutzung der Funktionen der Konferenz-Management Software

In der Konferenz-Management-Software wird den Nutzer*innen die Möglichkeit angeboten, sich unter Angabe personenbezogener Daten zu registrieren. Die Daten werden dabei in eine Eingabemaske eingegeben und an uns übermittelt und gespeichert.

Es können bei der Registrierung Pflichtangaben abgefordert werden. Diese müssen vollständig und korrekt angegeben werden. Ist dies nicht der Fall, wird die Registrierung abgelehnt. 

Das System sieht eine Funktion vor, dass vor einer Speicherung der personenbezogenen Daten in der Software eine Datenschutzvereinbarung aktiv bestätigt werden muss.

Unter anderem bei folgenden Aktivitäten ist ein Registrierungsprozess in der Regel erforderlich:

  • Anmeldung als Teilnehmer an einer Veranstaltung
  • Einreichung eines wissenschaftlichen Beitrags im System
  • Begutachtung von wissenschaftlichen Beiträgen
  • Aktionen als Referent bzw. Vorsitzender einer Session
  • Verwendung der Favoritenfunktion des Konferenz-Planers

Folgende Daten werden im Rahmen des Registrierungsprozesses und der Nutzung der Funktionen der Software erhoben und gespeichert:

  • Zugangsdaten (Loginname, Passwort)
  • Adressdaten
  • E-Mail-Adresse
  • Warenkorb-Daten
  • Rechnungsinformationen
  • Informationen zu eingereichten Beiträgen
  • Zeitliche und räumliche Planungsdaten (Konferenzplan)
  • Informationen über Mitgliedschaften
  • Informationen zu Nachweisen (z. B. Studentennachweis)

Zahlungsabwicklung

Zur Durchführung der Zahlungsabwicklung bei einer Teilnehmeranmeldung an einer Veranstaltung werden verschiedene Zahlungsoptionen angeboten (z.B. Rechnung/Überweisung, Kreditkarte). Sensible Zahlungsinformationen werden selbst nicht im Konferenz-Management-System gespeichert. Hierfür werden speziell zertifizierte Zahlungsdienstleister eingesetzt, welche die Datenverarbeitung und Speicherung vornehmen. Die Nutzer*innen werden hierfür direkt auf die Seiten der jeweiligen Anbieter geleitet. Weitere Informationen zum Datenschutz finden Sie auf den Websites des jeweiligen Dienstleisters. 

Folgende Daten werden im Rahmen der Zahlungsabwicklung erhoben:

  • ausgewählte Zahlungsart
  • Rechnungsbetrag
  • Gezahlte Beträge
  • Abrechnungsdaten

Eine Registrierung der Nutzer*innen ist zur Erfüllung eines Vertrages oder zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen erforderlich.

Die Daten werden gelöscht, sobald sie für die Erreichung des Zweckes ihrer Erhebung nicht mehr erforderlich sind.

Dies ist für die während des Registrierungsvorgangs zur Erfüllung eines Vertrags oder zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen dann der Fall, wenn die Daten für die Durchführung des Vertrages nicht mehr erforderlich sind. Auch nach Abschluss des Vertrags kann eine Erforderlichkeit, personenbezogene Daten des Vertragspartners zu speichern, bestehen, um vertraglichen oder gesetzlichen Verpflichtungen nachzukommen. 

Da die Zugangsdaten inkl. Adressdaten für weitere Veranstaltungen wie z.B. Folgeveranstaltungen verwendet werden können, werden diese Daten in der Regel innerhalb von 2 Jahren nach dem letzten Login aus dem System entfernt. 

Rechtsgrundlage für die Verarbeitung der Daten ist bei Vorliegen einer Einwilligung der*des Nutzer*in Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO.

Dient die Registrierung der Erfüllung eines Vertrages, dessen Vertragspartei die*der Nutzer*in ist oder der Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen, so ist zusätzliche Rechtsgrundlage für die Verarbeitung der Daten Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

D: Fotos und Filmaufnahmen während der Veranstaltung

Während der Veranstaltung werden Fotos und/oder Filmaufnahmen gemacht. Die Aufnahmen dienen ausschließlich den Zwecken der Berichterstattung über die Veranstaltung sowie der Öffentlichkeitsarbeit und werden in Print- und Onlinemedien der TH Köln veröffentlicht. Teilnehmer*innen der Veranstaltung haben jederzeit das Recht und die Möglichkeit, die Fotografen darauf hinzuweisen, dass sie nicht aufgenommen werden möchten bzw. dass ihre Aufnahmen nicht veröffentlicht werden sollen. Sollen gezielt Aufnahmen von einzelnen Personen gemacht werden, so holen die Fotografen mündlich eine Einwilligung zur Aufnahme und deren Nutzung ein.

Rechtsgrundlage für die Verarbeitung von Aufnahmen ist die Einwilligung gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO.

 3. Empfänger Ihrer personenbezogenen Daten

Ihre personenbezogenen Daten, die im Rahmen der ZKI-Frühjahrstagung 2025 von der TH Köln verarbeitet werden, übermittelt die TH Köln, vorbehaltlich der nachstehend beschriebenen Datenverarbeitung, grundsätzlich nicht an Dritte. In Einzelfällen kann eine Übermittlung auf Grundlage einer gesetzlichen Erlaubnis erfolgen, zum Beispiel eine Übermittlung an Strafverfolgungsbehörden zur Aufklärung von Straftaten im Rahmen der Regelungen der Strafprozessordnung (StPO) oder zwecks Geltendmachung von Schadensersatzansprüchen bei Urheberrechtsverletzungen.

Sofern (technische) Dienstleister Zugang zu Ihren personenbezogenen Daten erhalten, geschieht dies im Bedarfsfall auf Grundlage eines Vertrags gemäß Art. 28 DS-GVO.

Die TH Köln hat die Firma Converia GmbH mit der Durchführung der Teilnehmer*innenadministration und Zahlungsabwicklung als „Ticketing-Partner“ beauftragt.

Für Datenverarbeitungen die mit anderen Verantwortlichen stattfinden, geschieht dies im Bedarfsfall auf Grundlage einer Vereinbarung gemäß Art. 26 DS-GVO. Innerhalb der TH Köln erhalten nur diejenigen Stellen und Beschäftigten Ihre personenbezogenen Daten, wenn diese befugt sind und sie diese zur Erfüllung der/s o. g. Zwecke/s benötigen.

4. Übermittlung Ihrer personenbezogenen Daten außerhalb der EU

Es werden grundsätzlich keine personenbezogenen Daten in Länder außerhalb des europäischen Wirtschaftsraums und assoziierter Länder übermittelt (kein „Drittlandtransfer“). Sofern dies erforderlich sein sollte, informiert die TH Köln Sie gesondert.

Das müssen Sie noch wissen, wenn Ihre Aufnahmen im Internet zugänglich gemacht werden:

Die TH Köln möchte darauf aufmerksam machen, dass bei der Veröffentlichung von Aufnahmen im Internet weltweit von jedermann auf diese personenbezogenen Daten – auch mit Hilfe von Suchmaschinen (bspw. Google) – zugegriffen werden kann. Auf diese Weise können Persönlichkeitsprofile erstellt werden, indem diese Daten mit weiteren im Internet über Sie verfügbaren Daten verknüpft werden. Ebenso können die Daten von Dritten auf diese Weise zu anderen Zwecken genutzt werden, ohne dass die TH Köln darauf vollständigen Einfluss haben. Archivfunktionen von Suchmaschinen (siehe bspw. www.archive.org) ermöglichen gegebenenfalls auch dann noch einen Zugriff auf die Daten, wenn sie aus den oben genannten Internet-Angeboten der Hochschule bereits entfernt oder geändert wurden.

Mit der Verwendung Ihrer personenbezogenen Daten innerhalb des Internets können auch Daten in Länder außerhalb der EU übertragen und dort ggf. für nicht bekannte Zwecke gespeichert und genutzt werden. Es kann sein, dass in dem Empfängerland die Datenschutzgesetze oder -regelungen oder deren Anwendung ein schlechteres Schutzniveau haben als in der EU und Sie dort nicht Ihre Rechte geltend machen können.

5. Dauer der Speicherung Ihrer personenbezogenen Daten

Ihre personenbezogenen Daten, die im Rahmen der ZKI-Frühjahrstagung 2025 von der TH Köln wie oben beschrieben, verarbeitet werden, werden grundsätzlich gelöscht, sobald sie nicht mehr für die Zwecke, für die sie erhoben wurden, benötigt werden.

Wenn und soweit die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten auf Ihrer Einwilligung beruht, werden Ihre Daten nur solange gespeichert, bis Sie Ihre Einwilligung widerrufen, es sei denn, es besteht auch eine andere Rechtsgrundlage für die Verarbeitung (Art. 17 Abs. 1 lit. b) DS-GVO).

6. Betroffenenrechte

Sie können als betroffene Person jederzeit die Ihnen durch die DS-GVO gewährten Rechte geltend machen; diese sind:

  • das Recht auf Auskunft, ob und welche Daten von Ihnen verarbeitet werden nach Maßgabe des Art. 15 DS-GVO, § 12 DSG NRW;
  • das Recht, die Berichtigung oder Vervollständigung der Sie betreffenden Daten zu verlangen nach Maßgabe des Art. 16 DS-GVO;
  • das Recht auf Löschung der Sie betreffenden Daten nach Maßgabe des Art. 17 DS-GVO,
    10 DSG NRW;
  • das Recht einer Einschränkung der Verarbeitung der Sie betreffenden Daten nach Maßgabe des Art. 18 DS-GVO;
  • das Recht auf Datenübertragung der Sie betreffenden Daten nach Maßgabe des Art. 20
    DS-GVO

7. Widerspruch gegen die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten und Widerruflichkeit Ihrer Einwilligung

Sie haben das Recht, aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit gegen die Verarbeitung Sie betreffender personenbezogener Daten, die aufgrund von Art. 6 Abs. 1 UAbs. 1 lit. e) DS-GVO erfolgt, Widerspruch nach Maßgabe des Art. 21 DS-GVO einzulegen. Das Recht auf Widerspruch gemäß Art. 21 DS-GVO gegenüber einer öffentlichen Stelle besteht nicht, soweit an der Verarbeitung ein zwingendes öffentliches Interesse besteht, das die Interessen der betroffenen Person überwiegt, oder eine Rechtsvorschrift zur Verarbeitung verpflichtet (§ 14 DSG NRW). Möchten Sie von Ihrem Widerspruchsrecht gemäß Art. 21 DS-GVO Gebrauch machen, genügt eine E-Mail an
datenschutzbeauftragter@th-koeln.de.

Eine etwa erteilte Einwilligung kann jederzeit ohne Angabe von Gründen ganz oder teilweise widerrufen werden. Durch den Widerruf wird die Rechtmäßigkeit der aufgrund der Einwilligung bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung nicht berührt (Art. 7 Abs. 3 DS-GVO). Dies hat zur Folge, dass die TH Köln die Datenverarbeitung, die auf dieser Einwilligung beruht, für die Zukunft nicht mehr fortführen darf. Möchten Sie Ihre Einwilligung ganz oder teilweise widerrufen, genügt eine E-Mail an datenschutzbeauftragter@th-koeln.de.

8. Recht auf Beschwerde

Sie haben über die genannten Rechte hinaus das Recht, eine Beschwerde bei der datenschutzrechtlichen Aufsichtsbehörde einzureichen (Art. 77 DS-GVO), wenn Sie der Ansicht sind, dass die Verarbeitung der Sie betreffenden personenbezogenen Daten gegen die datenschutzrechtlichen Anforderungen verstößt; zum Beispiel bei der für die Hochschule zuständigen Landesbeauftragten für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen, Kavalleriestr. 2-4, 40213 Düsseldorf, Telefon: 0211/38424-0, E-Mail: poststelle@ldi.nrw.de

9. Automatisierte Entscheidungsfindung/Profilbildung

Es findet keine automatisierte Entscheidungsfindung oder ein Profiling gemäß Art. 22 DS-GVO statt.

10. Gültigkeit der Datenschutzerklärung

Die TH Köln behält sich das Recht vor, diese Datenschutzerklärung abzuändern, um sie gegebenenfalls an Änderungen relevanter Gesetze bzw. Vorschriften anzupassen oder Ihren Bedürfnissen besser gerecht zu werden. Diese Datenschutzerklärung gilt in der jeweils zuletzt durch die TH Köln veröffentlichten Fassung. Bitte beachten Sie daher die aktuelle Versionsnummer der Datenschutzerklärung.