Datenschutzerklärung für die Geography Connect Convention (GCC)

1. Verantwortlicher
Verantwortlich im Sinne der EU-Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) für die Verarbeitung personenbezogener Daten im Rahmen der Geography Connect Convention (GCC) ist:

Deutsche Gesellschaft für Geographie (DGfG) e. V.
vertreten durch den Vorstand
Postfach 310151
86062 Augsburg
gcc@geographie.de

Bei Fragen zum Datenschutz können Sie sich jederzeit an uns wenden.

2. Zweck der Datenverarbeitung
Wir verarbeiten personenbezogene Daten ausschließlich zum Zweck der Planung, Durchführung und Nachbereitung der Geography Connect Convention (GCC). Dazu gehören insbesondere:

  • Registrierung und Teilnehmerverwaltung

  • Kommunikation im Vorfeld, während und nach der Veranstaltung

  • Zahlungsabwicklung

  • Verwaltung von Abstracts, Beiträgen und wissenschaftlichen Rollen

  • Organisation des wissenschaftlichen Programms

  • Erstellung von Namensschildern, Teilnahmebescheinigungen und Teilnehmerlisten

  • Versand veranstaltungsrelevanter Informationen

  • Dokumentation der Veranstaltung

Rechtsgrundlagen sind Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung), Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse) sowie Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO (Einwilligungen).

3. Kategorien personenbezogener Daten
Im Rahmen der Veranstaltung werden insbesondere folgende Daten verarbeitet:

  • Name, Titel, akademischer Grad

  • Institution, berufliche Anschrift, Kontaktinformationen

  • Buchungs- und Zahlungsdaten

  • Angaben zur Teilnahme (Sessionauswahl, Präferenzen, organisatorische Hinweise)

  • Daten aus Abstract- und Beitragseinreichungen

  • Rollen im wissenschaftlichen Programm (Session Chair, Speaker, Contributor)

  • Nutzungs- und Logdaten bei Nutzung der Converia-Plattform

4. Verarbeitung über die Converia-Plattform
Für Registrierung, Abstract-Management, Zahlungsabwicklung und Programmorganisation nutzt die DGfG e. V. die Fachsoftware:

Converia GmbH
als Auftragsverarbeiter gemäß Art. 28 DSGVO.

Relevante Hinweise:

  • Verarbeitung ausschließlich nach Weisung der DGfG

  • Serverstandorte ausschließlich in Deutschland bzw. der EU

  • Datenverarbeitung umfasst u. a.

    • Registrierung

    • Zahlungsprozesse

    • Beitragseinreichungen und Dateiuploads

    • Programmbau und Rollenverwaltung

    • Versand von Bestätigungen und systemischen E-Mails

    • technische Protokollierung (IP, Zeitstempel, Logdaten)

Eine eigenständige Nutzung der Daten durch Converia erfolgt nicht.

5. Weitergabe von Daten an Dritte
Daten werden ausschließlich weitergegeben, wenn dies für die Durchführung der Veranstaltung erforderlich ist:

  • an die Converia GmbH zur technischen Abwicklung

  • an Zahlungsdienstleister (z. B. Kreditinstitute, Payment Provider)

  • an Session Chairs, Reviewer und Programmgremien im Rahmen der Abstract-/Beitragsverwaltung

  • an Dienstleister zur technischen Infrastruktur (z. B. Druck von Namensschildern)

Eine Übermittlung in Drittstaaten findet nicht statt, sofern nicht geeignete Garantien gemäß Art. 44 ff. DSGVO bestehen.

6. Foto- und Videoaufnahmen
Während der Veranstaltung können durch oder im Auftrag der DGfG e. V. Foto- und Videoaufnahmen entstehen.
Diese dienen der Dokumentation sowie der Verbands- und Öffentlichkeitsarbeit (z. B. Website, Publikationen, Social Media).

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.
Teilnehmende können der Anfertigung oder Verwendung vor Ort widersprechen.

7. Speicherdauer
Daten werden nur so lange gespeichert, wie dies für die Durchführung der GCC erforderlich ist sowie gemäß gesetzlichen Aufbewahrungsfristen.
Abstracts, Programminformationen und Veranstaltungsdokumentationen können dauerhaft im wissenschaftlichen Archiv der DGfG gespeichert werden.

8. Rechte der betroffenen Personen
Betroffene Personen haben folgende Rechte:

  • Auskunft (Art. 15 DSGVO)

  • Berichtigung (Art. 16 DSGVO)

  • Löschung (Art. 17 DSGVO)

  • Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO)

  • Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO)

  • Widerspruch (Art. 21 DSGVO)

  • Widerruf erteilter Einwilligungen (Art. 7 Abs. 3 DSGVO)

Zur Ausübung wenden Sie sich bitte an den Verantwortlichen (siehe Ziffer 1).

9. Pflicht zur Bereitstellung von Daten
Für die Teilnahme an der GCC ist die Bereitstellung bestimmter personenbezogener Daten erforderlich. Ohne diese Angaben ist eine Registrierung nicht möglich.

10. Datensicherheit
Die DGfG e. V. sowie die Converia GmbH setzen technische und organisatorische Maßnahmen gemäß Art. 32 DSGVO ein, um alle verarbeiteten Daten vor Verlust, Missbrauch und unbefugtem Zugriff zu schützen.
Die Datenübertragung erfolgt verschlüsselt.

11. Aktualisierung der Datenschutzerklärung
Die DGfG behält sich vor, diese Datenschutzerklärung an organisatorische, rechtliche oder technische Weiterentwicklungen anzupassen.
Die jeweils aktuelle Fassung ist auf der Veranstaltungswebsite abrufbar.