Allgemeine Geschäftsbedingungen und Teilnahmebedingungen für den Hochschul-CIO Kongress
§1 Veranstalter
Der Hochschul-CIO Kongress wird von vdH-IT und MMKH sowie der GWDG im Auftrag des Hochschul-CIO e.V. organisiert. Verantwortlich für alle Verträge zur Durchführung ist Dr. Markus von der Heyde – InformationsTechnologe (vdH-IT), Am Wäldchen 10, 99425 Weimar, cio[at]vdh–it.de.
§2 Zweck des Hochschul-CIO Kongress
Der Zweck des Hochschul-CIO Kongress ist, den aktiven und potentiellen Mitgliedern des Hochschul-CIO e.V. einen Ort zu bieten, wo sie sich über strategisch relevante Entwicklungen der IT Versorgung von Hochschulen informieren, diese diskutieren und dazu austauschen können. Ein Recht zur Teilnahme ohne vorherige persönliche Einladung besteht nicht.
§3 Veranstaltungsort
Der Hochschul-CIO Kongress findet im Tagungs- und Veranstaltungshaus Alte Mensa der Universität Göttingen, Wilhelmsplatz 2, 37073 Göttingen statt. Die Teilnehmenden haben während der Tagung die Bedingungen der GWDG und der Universität Göttingen zu beachten.
Wir versuchen, dem Ideal der Barrierefreiheit möglichst nahe zu kommen. Damit wir uns auf die unterschiedlichen Bedürfnisse einstellen können, informieren uns bitte, was Sie benötigen, damit Sie am Hochschule-CIO Kongress teilnehmen können (z.B. hinsichtlich des Essens, der körperlichen Mobilität, der Kommunikation etc.).
§4 Anmeldung und Vertragsschluss
(1) Für die Anmeldung ist eine Buchung erforderlich. Eine Buchung ist nur möglich über die Veranstaltungswebseite des Buchungsdienstleisters Converia im System Converia-Express möglich. Schriftliche Anmeldungen per Post, Telefax oder E-Mail werden nicht angenommen.
(2) Die Anmeldung wird über eine eMail von Converia im Namen der Veranstalter bestätigt. Der Vertrag kommt mit Zugang der Bestätigung zustande. Kann eine Anmeldung nicht berücksichtigt werden, so teilt Dr. Markus von der Heyde dies im Namen der Veranstalter per eMail der/m Anmeldenden mit.
§5 Zahlungsbedingungen und Kosten
(1) Die Unkosten der Veranstaltung werden primär durch die Teilnehmerbeiträge getragen, um eine Unabhängigkeit von externen Sponsoren zu erreichen. Der Teilnehmerbeitrag ist eine von Einzelleistungen unabhängige Summe zur Kostenbeteiligung und beträgt pauschal 400,00 EUR pro Person für die Teilnahme am Hochschul-CIO Kongress.
(2) Frühbucher vor dem 15. April 2026 und aktive Teilnehmer, die sich direkt an der Gestaltung des Kongresses (z.B. durch die Leitung eines Workshops) beteiligen, erhalten jeweils einen Nachlass von 100 EUR.
(3) Die Kostenbeteiligung wird um 100,00 EUR reduziert, falls eine Mitgliedschaft des Teilnehmers im Hochschul-CIO e.V. vorliegt oder mit der Anmeldung beantragt wird. Beantragt der Teilnehmer die Mitgliedschaft, so unterliegt die Reduktion des Kostenbeitrags dem Vorbehalt, dass eine Aufnahme in den Verein tatsächlich erfolgt oder bereits erfolgt ist.
(4) Nach dem 16. Mai 2026 wird ein Zuschlag von 100 EUR für eine späte Buchung erhoben. Die Organisation von Raum-Kapazitäten wird erschwert und auf die Teilnehmenden damit übertragen.
(5) Die Kostenbeteiligung enthält die gesetzlich gültige MwSt bzw. Umsatzsteuer (aktuell 19%). Der Beitrag zur einer neuen Mitgliedschaft unterliegt nicht der MwSt.
(6) Der Tagungsbeitrag ist mit der Anmeldebestätigung vor Veranstaltungsbeginn fällig. Die Mitgliedsgebühr wird nach erfolgreicher Aufnahme separat durch den Verein in Rechnung gestellt. Sollte keine Aufnahme erfolgen, wird mit der Ablehnung der Mitgliedschaft der Restbetrag zum normalen Teilnahmebeitrag (unter Beachtung des Frühbucherpreises) fällig.
(7) Der Zahlungsweg der Kreditkarte ist nur bis zum 15. Mai 2026 möglich. Bitte nutzen Sie alternativ die Überweisung auf ein Konto, das während des Buchungsvorgangs benannt wird. Die Buchungsseite wird von Converia gehostet und mit dem Softwaresystem Converia-Express betrieben.
(8) Im Fall einer rein digitalen Durchführung der Veranstaltung werden alle Teilnehmerbeiträge (und der Mitgliedsbeitrag für den Verein) zurückerstattet. Die Teilnahme ist dann kostenlos.
§6 Stornobedingungen
Teilnehmende können ihre Teilnahme an der Veranstaltung in Textform (also per Brief oder E-Mail an die unter §1 genannte Adresse) stornieren. Bis zum 15. Mai 2026 fallen dazu 50 EUR als Bearbeitungsgebühr an.
Bei einer Stornierung nach dem 15. Mai 2026 beträgt die Stornogebühr 100% vom Teilnahmebeitrag, d.h. es wird auch bei Nichtteilnahme der volle Betrag fällig.
Maßgebend ist der Eingang der Stornierung bei Dr. Markus von der Heyde. Erfolgt die Stornierung nicht fristgerecht, so ist der Teilnehmende zur Zahlung der vollen Tagungsgebühr verpflichtet. Die kurzfristige Benennung von Ersatzteilnehmern ist nur in Rücksprache vom Einzelfall möglich, da eine persönliche Einladung Grundlage der Teilnahme ist.
Ggf. bereits bezahlte Kongressbeiträge werden nach Abzug der Stornogebühr an den Teilnehmer/die Teilnehmerin zurückerstattet.
Die Stornobedingungen werden während des Bestellprozesses auf der Bestellwebseite angezeigt. Ohne Stornierung ist bei Nichterscheinen oder bei Anmeldung ohne Einladung der vollständige Beitrag ohne erfolgte Gegenleistung fällig.
§7 Datenschutz
(1) Bei der Abwicklung erhebt die vdH-IT stellvertretend für den Hochschul-CIO e.V. Daten, die für die Durchführung der Veranstaltung notwendig sind. Bitte konsultieren Sie auch unsere ausführlichen Datenschutzerklärungen.
(2) Für die Buchungen, Rechnungsausstellung und Zahlungen kooperiert das Rechenzentrum mit Converia als Drittanbieter, der die für diese Vorgänge notwendigen Daten erhebt, speichert und verarbeitet. Mit der Buchung über die Veranstaltungswebseite willigen die Teilnehmenden in die Erhebung, Speicherung und Verarbeitung zu den benannten Zwecken ein.
(3) Eine Weitergabe der Daten an unberechtigte Dritte erfolgt nicht.
(4) Die Übersendung der Teilnahmebestätigung kann auch per unverschlüsselter E-Mail erfolgen. Dabei kann nicht ausgeschlossen werden, dass diese von Dritten gelesen werden.
(5) Bei der Anmeldung wird per „Opt-In“ die Möglichkeit zur Aufnahme in einem eMail-Verteiler zum Zweck der Kommunikation zwischen den Teilnehmern angeboten. Der Mailverteiler wird von der GWDG verwaltet und für den Hochschul-CIO e.V. betrieben. Die dafür notwendige Anerkennung der Nutzungsbedingungen der GWDG wird somit zur Kenntnis genommen und bestätigt.
§8 Urheberrecht
Während der Veranstaltung werden in Ton- und Bildaufnahmen gemacht, die grundsätzlich im Internet publiziert werden können, sowie für Vereinszwecke des Hochschul-CIO e.V. aufbewahrt werden. Die Teilnehmenden und Vortragenden sind einverstanden, dass die Aufnahmen ohne Anspruch auf Vergütung vervielfältigt, verbreitet und in angemessenem Kontext öffentlich zugänglich gemacht werden, sofern die Nutzung nicht die persönlichen Interessen des Teilnehmenden in unzumutbarer Weise beeinträchtigt. Das Einverständnis gilt örtlich und zeitlich unbeschränkt. Der Widerruf kann nur wirksam ausgesprochen werden, wenn das Festhalten an dem Einverständnis aufgrund geänderter, unvorhersehbarer Umstände unter Abwägung der Interessen der Teilnehmenden und der Interessen der Veranstalter unzumutbar ist.
§9 Rechte und Pflichten der Teilnehmenden
Die Teilnehmenden willigen ein, während der Tagung die Bestimmungen des Hochschul-CIO e.V. und der Veranstaltungsorte zu beachten. Sollten interne Angelegenheiten des Hochschul-CIO e.V. zur Sprache kommen, wahren die Teilnehmenden die übliche Verschwiegenheit.
§10 Rechte und Pflichten der Veranstalter
Die Veranstalter sorgen für geeignete Räumlichkeiten für Vorträge und Gespräche. Es besteht kein Anspruch auf eine durchgehende Sitzmöglichkeit.
Am Veranstaltungsort wird ein WLAN-Netz mit eduroam nach dem Best-Effort-Prinzip betrieben. Es besteht kein Anspruch auf eine durchgehende Versorgung durch das WLAN.
§11 Ausschluss von Teilnehmern
Die Veranstalter können Teilnehmer oder Teilnehmerinnen von der Veranstaltung ganz oder teilweise ausschließen, wenn der Teilnehmer/die Teilnehmerin die Veranstaltung stört und die Störung auch nach Androhung des Ausschlusses nicht unterlässt.
Die Veranstalter üben, gegebenenfalls gemeinsam mit Dritten, während der Veranstaltung das Hausrecht aus und sind berechtigt, insoweit Weisungen zu erteilen.
§12 Haftungsbegrenzung
Die Haftung der Veranstalter, der Eigentümer von Veranstaltungsräumen oder der von ihnen beauftragten Personen für Schäden, die sich vor, während und nach der Veranstaltung ereignen, insbesondere Personenschäden, Beschädigungen, Verlust oder Diebstahl oder Folgen aus diesen Vorfällen, ist ausgeschlossen, es sei denn, dass der Schaden auf einem vorsätzlichen oder grobfahrlässigen Verhalten der Veranstalter oder ihrer Erfüllungsgehilfen beruht. Informationen und Materialien, die Teilnehmende während der Tagung erhalten, werden nicht auf Einhaltung des Urheberrechts und anderer Gesetzeswerke überprüft. Bei der Verletzung der Rechte Dritter bestehen keine Ansprüche gegenüber den Veranstaltern oder dem Hochschul-CIO e.V.
§13 Schlussbestimmungen
(1) Der Veranstalter behält sich Änderungen und Ergänzungen dieser Regelungen vor. Mögliche Änderungen und Ergänzungen erhalten Gültigkeit durch die Veröffentlichung auf der Buchungswebsite.
(2) Mit der Anmeldung wird die Geltung dieser Teilnahmebedingungen akzeptiert.
(3) Sollten eine oder mehrere dieser Bedingungen unwirksam sein oder werden, wird die Wirksamkeit der übrigen Bedingungen hiervon nicht berührt.
Weimar, den 13.05.2026