Datenschutzerklärung nach Datenschutz-Grundverordnung
Einwilligung zur Nutzung Ihrer Daten
Der Schutz Ihrer personenbezogenen Daten ist uns ein wichtiges Anliegen. Wir respektieren Ihre Privatsphäre und erheben, verarbeiten und nutzen Ihre personenbezogenen Daten im Einklang mit den Gesetzen und Bestimmungen der Bundesrepublik Deutschland sowie übergeordneter europäischer Rechtsvorgaben. Wir wollen, dass Sie sich bei dem Besuch unserer Webseiten sicher und gut informiert fühlen, was die Nutzung Ihrer personenbezogenen Daten angeht.
Im Zuge der Registrierung werden persönliche Daten (z.B. Name, Anschrift, Kontaktinformationen, etc.) sowie zur Abwicklung erforderliche Detaildaten (z.B. gewünschte Art der Registrierung, Teilnehmerart, Zusatzbuchungsoptionen) erhoben; zusätzlich werden unter Umständen (und je nach gewählten Optionen) Zahlungsinformationen (Kontoverbindungsdaten, Kreditkartendaten) abgefragt.
Mit der Zustimmung zu den nachstehenden Datenschutzbestimmungen willigen Sie gegenüber der Stiftung Deutsche Depressionshilfe und Suizidprävention in die Erhebung, Verarbeitung und Nutzung personenbezogener Daten unter Beachtung der geltenden gesetzlichen Vorgaben und der nachfolgenden Bestimmungen ein.
Der Verantwortliche im Sinne der Datenschutz-Grundverordnung und anderer nationaler Datenschutzgesetze der Mitgliedsstaaten sowie sonstiger datenschutzrechtlicher Bestimmungen ist die:
Stiftung Deutsche Depressionshilfe und Suizidprävention
Goerdelerring 9
04109 Leipzig
Tel.: 0341/22 38 74 0
info@deutsche-depressionshilfe.de
www.deutsche-depressionshilfe.de
Gesetzlich vorgeschriebener Datenschutzbeauftragter
Wir haben für unser Unternehmen einen externen Datenschutzbeauftragten bestellt.
Prof. Dr. Andre Döring
E-Mail: datenschutz@deutsche-depressionshilfe.de
Allgemeines zur Datenverarbeitung
- Umfang der Verarbeitung personenbezogener Daten
Wir verarbeiten personenbezogene Daten unserer Nutzer grundsätzlich nur, soweit dies zur Bereitstellung einer funktionsfähigen Website sowie unserer Inhalte und Leistungen erforderlich ist. Die Verarbeitung personenbezogener Daten unserer Nutzer erfolgt regelmäßig nur nach Einwilligung des Nutzers. Eine Ausnahme gilt in solchen Fällen, in denen eine vorherige Einholung einer Einwilligung aus tatsächlichen Gründen nicht möglich ist und die Verarbeitung der Daten durch gesetzliche Vorschriften gestattet ist.
- Rechtsgrundlage für die Verarbeitung personenbezogener Daten
Bei der Verarbeitung von personenbezogenen Daten, die zur Erfüllung eines Vertrages, dessen Vertragspartei die betroffene Person ist, erforderlich ist, dient Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO als Rechtsgrundlage. Dies gilt auch für Verarbeitungsvorgänge, die zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen erforderlich sind.
Soweit eine Verarbeitung personenbezogener Daten zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung erforderlich ist, der unser Unternehmen unterliegt, dient Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO als Rechtsgrundlage.
Für den Fall, dass lebenswichtige Interessen der betroffenen Person oder einer anderen natürlichen Person eine Verarbeitung personenbezogener Daten erforderlich machen, dient Art. 6 Abs. 1 lit. d DSGVO als Rechtsgrundlage.
Ist die Verarbeitung zur Wahrung eines berechtigten Interesses unseres Unternehmens oder eines Dritten erforderlich und überwiegen die Interessen, Grundrechte und Grundfreiheiten des Betroffenen das erstgenannte Interesse nicht, so dient Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO als Rechtsgrundlage für die Verarbeitung.
- Datenlöschung und Speicherdauer
Die personenbezogenen Daten der betroffenen Person werden gelöscht oder gesperrt, sobald der Zweck der Speicherung entfällt. Eine Speicherung kann darüber hinaus erfolgen, wenn dies durch den europäischen oder nationalen Gesetzgeber in unionsrechtlichen Verordnungen, Gesetzen oder sonstigen Vorschriften, denen der Verantwortliche unterliegt, vorgesehen wurde. Eine Sperrung oder Löschung der Daten erfolgt auch dann, wenn eine durch die genannten Normen vorgeschriebene Speicherfrist abläuft, es sei denn, dass eine Erforderlichkeit zur weiteren Speicherung der Daten für einen Vertragsabschluss oder eine Vertragserfüllung besteht.
Hinweise zur Auftragsverarbeitung
Diese Website nutzt die Konferenz-Management-Software Converia, welche durch die Firma Converia GmbH bereitgestellt wird. Die Converia GmbH hostet die Software und stellt für den Veranstalter weitere Dienstleistungen wie Wartung der Software und Support zu Verfügung. Weiterhin bietet die Converia GmbH die Übernahme der Zahlungsabwicklung für den Veranstalter an. Daher kann die Converia GmbH in Ausübung dieser Arbeiten mit in der Software gespeicherten personenbezogenen Daten in Kontakt kommen und ist daher als Auftragsverarbeiter anzusehen.
Mit der Converia GmbH wurde ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung gemäß Art. 28 DS-GVO geschlossen. (Angaben zum Unternehmen siehe Abschnitt „Liste der Auftragsverarbeiter“ in diesem Dokument).
Bereitstellung der Website und Erstellung von Logfiles
- Beschreibung und Umfang der Datenverarbeitung
Bei jedem Aufruf unserer Internetseite erfasst unser System automatisiert Daten und Informationen vom Computersystem des aufrufenden Rechners.
Folgende Daten werden hierbei erhoben:
- Informationen über den Browsertyp und die verwendete Version
- Das Betriebssystem des Nutzers
- Den Internet-Service-Provider des Nutzers
- Die IP-Adresse des Nutzers
- Datum und Uhrzeit des Zugriffs
- Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung
Rechtsgrundlage für die vorübergehende Speicherung der Daten und der Logfiles ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.
- Zweck der Datenverarbeitung
Die vorübergehende Speicherung der IP-Adresse durch das System ist notwendig, um eine Auslieferung der Website an den Rechner des Nutzers zu ermöglichen. Hierfür muss die IP-Adresse des Nutzers für die Dauer der Sitzung gespeichert bleiben.
Die Speicherung in Logfiles erfolgt, um die Funktionsfähigkeit der Website sicherzustellen. Zudem dienen uns die Daten zur Optimierung der Website und zur Sicherstellung der Sicherheit unserer informationstechnischen Systeme. Eine Auswertung der Daten zu Marketingzwecken findet in diesem Zusammenhang nicht statt.
In diesen Zwecken liegt auch unser berechtigtes Interesse an der Datenverarbeitung nach Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.
- Dauer der Speicherung
Die Daten werden gelöscht, sobald sie für die Erreichung des Zweckes ihrer Erhebung nicht mehr erforderlich sind. Im Falle der Erfassung der Daten zur Bereitstellung der Website ist dies der Fall, wenn die jeweilige Sitzung beendet ist.
Im Falle der Speicherung der Daten in Logfiles ist dies nach spätestens zehn Tagen der Fall. Eine darüberhinausgehende Speicherung ist möglich. In diesem Fall werden die IP-Adressen der Nutzer gelöscht oder verfremdet, sodass eine Zuordnung des aufrufenden Clients nicht mehr möglich ist.
- Widerspruchs- und Beseitigungsmöglichkeit
Die Erfassung der Daten zur Bereitstellung der Website und die Speicherung der Daten in Logfiles ist für den Betrieb der Internetseite zwingend erforderlich. Es besteht folglich seitens des Nutzers keine Widerspruchsmöglichkeit.
Newsletter
Wenn Sie den auf der Website angebotenen Newsletter beziehen möchten, benötigen wir von Ihnen eine E-Mail-Adresse sowie Informationen, welche uns die Überprüfung gestatten, dass Sie der Inhaber der angegebenen E-Mail-Adresse sind und mit dem Empfang des Newsletters einverstanden sind. Weitere Daten werden nicht bzw. nur auf freiwilliger Basis erhoben. Diese Daten verwenden wir ausschließlich für den Versand der angeforderten Informationen und geben diese nicht an Dritte weiter.
Die Verarbeitung der in das Newsletteranmeldeformular eingegebenen Daten erfolgt ausschließlich auf Grundlage Ihrer Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO). Die erteilte Einwilligung zur Speicherung der Daten, der E-Mail-Adresse sowie deren Nutzung zum Versand des Newsletters können Sie jederzeit widerrufen, etwa über den „Austragen“-Link im Newsletter. Die Rechtmäßigkeit der bereits erfolgten Datenverarbeitungsvorgänge bleibt vom Widerruf unberührt.
Die von Ihnen zum Zwecke des Newsletter-Bezugs bei uns hinterlegten Daten werden von uns bis zu Ihrer Austragung aus dem Newsletter bei uns bzw. dem Newsletterdiensteanbieter gespeichert und nach der Abbestellung des Newsletters aus der Newsletterverteilerliste gelöscht. Daten, die zu anderen Zwecken bei uns gespeichert wurden bleiben hiervon unberührt. Nach Ihrer Austragung aus der Newsletterverteilerliste wird Ihre E-Mail-Adresse bei uns bzw. dem Newsletterdiensteanbieter ggf. in einer Blacklist gespeichert, um künftige Mailings zu verhindern. Die Daten aus der Blacklist werden nur für diesen Zweck verwendet und nicht mit anderen Daten zusammengeführt.
Dies dient sowohl Ihrem Interesse als auch unserem Interesse an der Einhaltung der gesetzlichen Vorgaben beim Versand von Newslettern (berechtigtes Interesse im Sinne des Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Die Speicherung in der Blacklist ist zeitlich nicht befristet. Sie können der Speicherung widersprechen, sofern Ihre Interessen unser berechtigtes Interesse überwiegen.
Verwendung von Cookies
- Beschreibung und Umfang der Datenverarbeitung
Unsere Webseite verwendet Cookies. Bei Cookies handelt es sich um Textdateien, die im Internetbrowser bzw. vom Internetbrowser auf dem Computersystem des Nutzers gespeichert werden. Ruft ein Nutzer eine Website auf, so kann ein Cookie auf dem Betriebssystem des Nutzers gespeichert werden. Dieser Cookie enthält eine charakteristische Zeichenfolge, die eine eindeutige Identifizierung des Browsers beim erneuten Aufrufen der Website ermöglicht.
- Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung
Die Rechtsgrundlage für die Verarbeitung personenbezogener Daten unter Verwendung von Cookies ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.
- Dauer der Speicherung, Widerspruchs- und Beseitigungsmöglichkeit
Cookies werden auf dem Rechner des Nutzers gespeichert und von diesem an unserer Seite übermittelt. Daher haben Sie als Nutzer auch die volle Kontrolle über die Verwendung von Cookies. Durch eine Änderung der Einstellungen in Ihrem Internetbrowser können Sie die Übertragung von Cookies deaktivieren oder einschränken. Bereits gespeicherte Cookies können jederzeit gelöscht werden. Dies kann auch automatisiert erfolgen. Werden Cookies für unsere Website deaktiviert, können möglicherweise nicht mehr alle Funktionen der Website vollumfänglich genutzt werden.
Registrierung & Nutzung der Funktionen der Konferenz-Management Software
- Beschreibung und Umfang der Datenverarbeitung
In der Konferenz-Management-Software wird den Nutzern die Möglichkeit angeboten, sich unter Angabe personenbezogener Daten zu registrieren. Die Daten werden dabei in eine Eingabemaske eingegeben und an uns übermittelt und gespeichert.
Es können bei der Registrierung Pflichtangaben angefordert werden. Diese müssen vollständig und korrekt angegeben werden. Ist dies nicht der Fall, wird die Registrierung abgelehnt.
Das System sieht eine Funktion vor, dass vor einer Speicherung der personenbezogenen Daten in der Software eine Datenschutzvereinbarung aktiv bestätigt werden muss.
Unter anderem bei folgenden Aktivitäten ist ein Registrierungsprozess in der Regel erforderlich:
- Anmeldung als Teilnehmer an einer Veranstaltung
- Einreichung eines wissenschaftlichen Beitrags im System
- Begutachtung von wissenschaftlichen Beiträgen
- Aktionen als Referent bzw. Vorsitzender einer Session
- Verwendung der Favoritenfunktion des Konferenz-Planers
Folgende Daten werden im Rahmen des Registrierungsprozesses und der Nutzung der Funktionen der Software erhoben und gespeichert:
- Zugangsdaten (Nutzername, Passwort)
- Adressdaten
- E-Mail-Adresse
- Warenkorb-Daten
- Rechnungsinformationen
- Informationen zu eingereichten Beiträgen
- Zeitliche und räumliche Planungsdaten (Konferenzplan)
- Informationen über Mitgliedschaften
- Informationen zu Nachweisen (z.B. Studentennachweis)
Zahlungsabwicklung
Zur Durchführung der Zahlungsabwicklung bei einer Teilnehmeranmeldung an einer Veranstaltung werden verschiedene Zahlungsoptionen angeboten (z.B. Rechnung/Überweisung, Kreditkarte, Paypal). Sensible Zahlungsinformationen werden selbst nicht im Konferenz-Management-System gespeichert. Hierfür werden speziell zertifizierte Zahlungsdienstleister eingesetzt, welche die Datenverarbeitung und Speicherung vornehmen. Der Nutzer wird hierfür direkt auf die Seiten der jeweiligen Anbieter geleitet. Weitere Informationen zum Datenschutz finden Sie auf den Websites des jeweiligen Dienstleisters.
Folgende Daten werden im Rahmen der Zahlungsabwicklung erhoben:
- ausgewählte Zahlungsart
- Rechnungsbetrag
- Gezahlte Beträge
- Abrechnungsdaten
- Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung
Rechtsgrundlage für die Verarbeitung der Daten ist bei Vorliegen einer Einwilligung des Nutzers Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO.
Dient die Registrierung der Erfüllung eines Vertrages, dessen Vertragspartei der Nutzer ist oder der Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen, so ist zusätzliche Rechtsgrundlage für die Verarbeitung der Daten Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.
- Zweck der Datenverarbeitung
Eine Registrierung des Nutzers ist zur Erfüllung eines Vertrages mit dem Nutzer oder zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen erforderlich.
- Dauer der Speicherung
Die Daten werden gelöscht, sobald sie für die Erreichung des Zweckes ihrer Erhebung nicht mehr erforderlich sind.
Dies ist für die während des Registrierungsvorgangs zur Erfüllung eines Vertrags oder zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen dann der Fall, wenn die Daten für die Durchführung des Vertrages nicht mehr erforderlich sind. Auch nach Abschluss des Vertrags kann eine Erforderlichkeit, personenbezogene Daten des Vertragspartners zu speichern, bestehen, um vertraglichen oder gesetzlichen Verpflichtungen nachzukommen.
Da die Zugangsdaten inkl. Adressdaten für weitere Veranstaltungen wie z.B. Folgeveranstaltungen verwendet werden können, werden diese Daten in der Regel innerhalb von 2 Jahren nach dem letzten Login aus dem System entfernt.
- Widerspruchs- und Beseitigungsmöglichkeit
Als Nutzer haben sie jederzeit die Möglichkeit, die Registrierung aufzulösen. Die über Sie gespeicherten Daten können Sie jederzeit abändern lassen.
Bitte wenden Sie sich dazu per E-Mail oder Telefon an den Verantwortlichen (siehe Informationen weiter oben).
Sind die Daten zur Erfüllung eines Vertrages oder zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen erforderlich, ist eine vorzeitige Löschung der Daten nur möglich, soweit nicht vertragliche oder gesetzliche Verpflichtungen einer Löschung entgegenstehen.
Rechte der betroffenen Person
Werden personenbezogene Daten von Ihnen verarbeitet, sind Sie Betroffener i.S.d. DSGVO und es stehen Ihnen folgende Rechte gegenüber dem Verantwortlichen zu:
- Auskunftsrecht
Sie können Auskunft über die Verarbeitungszwecke, die Kategorie der personenbezogenen Daten, die Kategorien von Empfängern, gegenüber denen Ihre Daten offengelegt wurden oder werden, die geplante Speicherdauer, die Herkunft ihrer Daten, sofern diese nicht direkt bei Ihnen erhoben wurden, verlangen.
- Recht auf Berichtigung
Sie haben ein Recht auf Berichtigung und/oder Vervollständigung gegenüber dem Verantwortlichen, sofern die verarbeiteten personenbezogenen Daten, die Sie betreffen, unrichtig oder unvollständig sind. Der Verantwortliche hat die Berichtigung unverzüglich vorzunehmen.
- Recht auf Löschung
a) Löschungspflicht
Sie können von dem Verantwortlichen verlangen, dass die Sie betreffenden personenbezogenen Daten unverzüglich gelöscht werden, und der Verantwortliche ist verpflichtet, diese Daten unverzüglich zu löschen.
b) Ausnahmen
Das Recht auf Löschung besteht nicht, soweit die Verarbeitung erforderlich ist.
- Recht auf Einschränkung
Sie können das Recht auf Einschränkung der Datenverarbeitung geltend machen, wenn die Richtigkeit der personenbezogenen Daten bestritten wird, Verarbeitung unrechtmäßig ist und die betroffene Person die Löschung der personenbezogenen Daten ablehnt und stattdessen die Einschränkung der Nutzung der personenbezogenen Daten verlangt, der Verantwortliche die personenbezogenen Daten für die Zwecke der Verarbeitung nicht länger benötigt, die betroffene Person sie jedoch zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen benötigt, oder die betroffene Person Widerspruch gegen die Verarbeitung gem. Art. 21 DSGVO eingelegt hat, solange noch nicht feststeht, ob die berechtigten Gründe des Verantwortlichen gegenüber denen der betroffenen Person überwiegen.
- Recht auf Datenübertragbarkeit
Sie haben das Recht, die Sie betreffenden personenbezogenen Daten, die Sie dem Verantwortlichen bereitgestellt haben, in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format zu erhalten.
Das Recht auf Datenübertragbarkeit gilt nicht für eine Verarbeitung personenbezogener Daten, die für die Wahrnehmung einer Aufgabe erforderlich ist, die im öffentlichen Interesse liegt oder in Ausübung öffentlicher Gewalt erfolgt, die dem Verantwortlichen übertragen wurde.
- Widerspruchsrecht
Sie haben das Recht, aus Gründen, die sich aus ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit gegen die Verarbeitung der Sie betreffenden personenbezogenen Daten, die aufgrund von Art. 6 Abs. 1 lit. e oder f DSGVO erfolgt, Widerspruch einzulegen.
- Recht auf Widerruf der datenschutzrechtlichen Einwilligungserklärung
Sie haben das Recht, Ihre datenschutzrechtliche Einwilligungserklärung jederzeit zu widerrufen. Durch den Widerruf der Einwilligung wird die Rechtmäßigkeit der aufgrund der Einwilligung bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung nicht berührt.
- Recht auf Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde
Unbeschadet eines anderweitigen verwaltungsrechtlichen oder gerichtlichen Rechtsbehelfs steht Ihnen das Recht auf Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde, insbesondere in dem Mitgliedstaat ihres Aufenthaltsorts, ihres Arbeitsplatzes oder des Orts des mutmaßlichen Verstoßes, zu, wenn Sie der Ansicht sind, dass die Verarbeitung der Sie betreffenden personenbezogenen Daten gegen die DSGVO verstößt.
Die Aufsichtsbehörde, bei der die Beschwerde eingereicht wurde, unterrichtet den Beschwerdeführer über den Stand und die Ergebnisse der Beschwerde einschließlich der Möglichkeit eines gerichtlichen Rechtsbehelfs nach Art. 78 DSGVO.
Für uns zuständig ist:
Der Sächsische Datenschutzbeauftragte
Herr Andreas Schurig
Bernhard-von-Lindenau-Platz 1
01067 Dresden
E-Mail: saechsdsb@slt.sachsen.de
Tel.: +49 (0) 351 493 5490.
Liste der Auftragsverarbeiter
createmotion - Agentur für Events & Live-Kommunikation GmbH
Eutritzscher Str. 14b
04105 Leipzig
Art der Verarbeitung:
- Registrierung der Teilnehmer
- Zahlungsabwicklung
Converia GmbH
Kaufstr. 2-4
99423 Weimar
Art der Verarbeitung:
- Hosting und Betrieb der Konferenz-Management-Software Converia
- Wartung und Support
Datenschutzrechtliche Information
Sie können Auskunft und ggf. Berichtigung oder Löschung sowie die Einschränkung der Verarbeitung Ihrer Daten verlangen und/oder ggf. der Verarbeitung Ihrer Daten widersprechen. Bei Fragen zur Datenverarbeitung durch createmotion – Agentur für Events & Live-Kommunikation GmbH oder zur Geltendmachung Ihrer vorgenannten Rechte können Sie sich an den Datenschutzbeauftragten wenden, den Sie unter der angegebenen Adresse oder per E-Mail unter info@createmotion.de erreichen.
Des Weiteren haben Sie das Recht, sich bei einer Aufsichtsbehörde (in Deutschland bei den Landesdatenschutzbeauftragten) zu beschweren. Wir weisen darauf hin, dass die Bereitstellung der Zahlungsdaten weder gesetzlich noch vertraglich vorgeschrieben ist. Wenn Sie Ihre Zahlungsdaten nicht bereitstellen wollen, können Sie ein anderes Zahlungsverfahren (z. B. Barzahlung) verwenden.
Stand: Januar 2024