Datenschutzerklärung
Mit dieser Datenschutzerklärung informieren wir Sie über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten im Zusammenhang mit der Nutzung dieses Anmeldeportals sowie mit Ihrer Anmeldung und Teilnahme an Veranstaltungen der Fortbildungsakademie für Effektivität und Effizienz im Gesundheitswesen.
Die Fortbildungsakademie für Effektivität und Effizienz im Gesundheitswesen ist eine Veranstaltungsreihe der GWT-TUD GmbH und keine eigenständige juristische Person.
1. Verantwortliche Stelle
Verantwortliche Stelle im Sinne der Datenschutz-Grundverordnung ist:
GWT-TUD GmbH
Freiberger Straße 33
01067 Dresden
Deutschland
Telefon: +49 351 25933 0
E-Mail: info@g-wt.de
2. Datenschutzbeauftragte
Bei Fragen zum Datenschutz und zur Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten können Sie sich an unsere Datenschutzbeauftragte wenden:
Dresdner Institut für Datenschutz
E-Mail: datenschutz@g-wt.de
3. Zweck und Umfang der Datenverarbeitung
Wir verarbeiten personenbezogene Daten nur, soweit dies für die Bereitstellung des Anmeldeportals sowie für die Organisation, Durchführung und Abrechnung der Fortbildungsakademie erforderlich ist.
Hierzu können insbesondere folgende Daten gehören:
- Name, Vorname und Anrede
- Kontaktdaten wie E-Mail-Adresse, Telefonnummer und Anschrift
- Unternehmen, Institution, Abteilung und berufliche Funktion
- gebuchte Veranstaltung oder gebuchte Kursreihe
- Rechnungsanschrift und weitere Rechnungsdaten
- Zahlungsstatus und Informationen zur gewählten Zahlungsart
- Angaben zu besonderen organisatorischen Anforderungen
- Angaben zu Verpflegungswünschen oder Unverträglichkeiten, sofern diese freiwillig mitgeteilt werden
- Teilnahmestatus und Anwesenheitsdaten
- Angaben, die für die Ausstellung einer Teilnahmebescheinigung oder eines Zertifikats erforderlich sind
- Kommunikationsdaten aus Anfragen und der veranstaltungsbezogenen Korrespondenz
Pflichtangaben sind im Anmeldeformular entsprechend gekennzeichnet. Ohne die erforderlichen Angaben kann eine Anmeldung möglicherweise nicht durchgeführt werden.
4. Rechtsgrundlagen der Verarbeitung
Die Verarbeitung Ihrer Daten zur Bearbeitung der Anmeldung sowie zur Organisation, Durchführung und Abrechnung der Veranstaltung erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 Buchstabe b DSGVO. Die Verarbeitung ist zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen und zur Erfüllung des Teilnahmevertrages erforderlich.
Soweit wir Daten zur Erfüllung gesetzlicher Aufbewahrungs-, Nachweis- oder Dokumentationspflichten verarbeiten, erfolgt dies auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 Buchstabe c DSGVO.
Die Verarbeitung technischer Daten zur sicheren und funktionsfähigen Bereitstellung des Anmeldeportals erfolgt auf Grundlage unseres berechtigten Interesses gemäß Art. 6 Abs. 1 Buchstabe f DSGVO.
Soweit Sie freiwillige Angaben machen oder ausdrücklich in eine bestimmte Verarbeitung einwilligen, erfolgt die Verarbeitung auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 Buchstabe a DSGVO. Eine erteilte Einwilligung können Sie jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen.
5. Bereitstellung des Anmeldeportals und Server-Protokolldaten
Bei jedem Aufruf des Anmeldeportals werden technisch erforderliche Informationen durch den Server verarbeitet. Dazu können insbesondere folgende Daten gehören:
- IP-Adresse des aufrufenden Geräts
- Datum und Uhrzeit des Zugriffs
- aufgerufene Seite oder Datei
- übertragene Datenmenge
- Browsertyp und Browserversion
- verwendetes Betriebssystem
- zuvor besuchte Internetseite
- Meldung über einen erfolgreichen oder fehlerhaften Abruf
Die Verarbeitung dieser Daten ist erforderlich, um das Anmeldeportal bereitzustellen, technische Fehler zu erkennen und die Sicherheit der Systeme zu gewährleisten. Eine Zusammenführung dieser Daten mit anderen Datenbeständen oder eine Auswertung zu Werbezwecken findet nicht statt.
Die Server-Protokolldaten werden grundsätzlich nach spätestens zehn Tagen gelöscht. Eine längere Speicherung kann erfolgen, wenn dies zur Aufklärung eines Sicherheitsvorfalls erforderlich ist. In diesem Fall werden die Daten nach Abschluss der Prüfung gelöscht oder anonymisiert.
6. Einsatz von Converia
Für die technische Bereitstellung und Durchführung der Online-Anmeldung nutzen wir die Konferenz-Management-Software Converia.
Dienstleister ist:
Converia GmbH
Kaufstraße 2–4
99423 Weimar
Deutschland
Converia übernimmt für uns insbesondere folgende Leistungen:
- Hosting und Betrieb des Anmeldeportals
- technische Verarbeitung der Anmeldungen
- Wartung und Support der Software
- Versand technischer Anmelde- und Buchungsbestätigungen
- Unterstützung bei der Zahlungs- und Rechnungsabwicklung, soweit diese Funktionen genutzt werden
Die Converia GmbH verarbeitet personenbezogene Daten ausschließlich nach unseren Weisungen und auf Grundlage eines Vertrages zur Auftragsverarbeitung gemäß Art. 28 DSGVO.
7. Registrierung und Benutzerkonto
Soweit für die Nutzung des Anmeldeportals ein Benutzerkonto angelegt wird, werden die hierfür erforderlichen Zugangsdaten verarbeitet. Dazu können insbesondere ein Anmeldename, eine E-Mail-Adresse und ein verschlüsseltes Passwort gehören.
Das Benutzerkonto dient der Durchführung der Anmeldung sowie der Verwaltung der gebuchten Veranstaltungen und der dazugehörigen Dokumente.
Nicht mehr benötigte Zugangsdaten werden grundsätzlich gelöscht. Soweit keine gesetzlichen, vertraglichen oder organisatorischen Gründe für eine längere Speicherung bestehen, erfolgt die Löschung in der Regel spätestens zwei Jahre nach dem letzten Login.
8. Anmeldung und Durchführung der Veranstaltung
Die im Rahmen der Anmeldung erhobenen Daten verwenden wir insbesondere für:
- die Bearbeitung und Bestätigung Ihrer Anmeldung
- die Zuordnung zur gebuchten Veranstaltung oder Kursreihe
- die Kommunikation vor, während und nach der Veranstaltung
- die Erstellung von Teilnehmenden- und Anwesenheitslisten
- die Organisation von Räumen, Verpflegung und Veranstaltungsunterlagen
- die Ausstellung von Teilnahmebescheinigungen und Zertifikaten
- die Rechnungsstellung und Zahlungsüberwachung
- die Bearbeitung von Umbuchungen, Stornierungen und Rückfragen
Soweit die Anmeldung durch Ihren Arbeitgeber oder eine andere Institution vorgenommen wird, können wir die erforderlichen Daten auch von dieser Stelle erhalten. In diesem Fall verarbeiten wir die Daten ebenfalls zur Durchführung des Teilnahmevertrages.
9. Rechnungsstellung und Zahlungsabwicklung
Für die Rechnungsstellung verarbeiten wir insbesondere Ihren Namen, die Rechnungsanschrift, die gebuchte Leistung, den Rechnungsbetrag und den Zahlungsstatus.
Soweit Ihr Arbeitgeber oder eine andere Institution die Teilnahmegebühr übernimmt, werden die für die Rechnungsstellung erforderlichen Daten an diese Stelle übermittelt.
Bei Zahlung per Rechnung oder Überweisung werden die zur Zahlungszuordnung erforderlichen Daten durch uns und das jeweils beteiligte Kreditinstitut verarbeitet.
Soweit im Anmeldeportal weitere Zahlungsarten angeboten werden, werden Sie vor Auswahl der jeweiligen Zahlungsart über den eingesetzten Zahlungsdienstleister informiert. Zahlungsdaten wie Kreditkarteninformationen werden grundsätzlich unmittelbar durch den jeweiligen Zahlungsdienstleister verarbeitet und nicht vollständig im Converia-System gespeichert.
10. Veranstaltungsort und weitere Dienstleister
Die Veranstaltungen der Fortbildungsakademie finden grundsätzlich in der Aesculap Akademie im Langenbeck-Virchow-Haus in Berlin statt.
Soweit dies für die Organisation der Veranstaltung erforderlich ist, können begrenzte personenbezogene Daten an den Betreiber des Veranstaltungsortes oder an weitere eingesetzte Dienstleister übermittelt werden. Dies betrifft beispielsweise Namen für den Einlass, Angaben zur Verpflegung oder organisatorisch notwendige Informationen.
Eine Übermittlung erfolgt nur, soweit sie zur Durchführung der Veranstaltung erforderlich ist oder eine gesonderte Einwilligung vorliegt.
11. Verpflegungsangaben und besondere Kategorien personenbezogener Daten
Angaben zu Allergien, Unverträglichkeiten, gesundheitlich bedingten Ernährungsanforderungen oder sonstigen besonderen Bedürfnissen können Gesundheitsdaten im Sinne von Art. 9 DSGVO darstellen.
Die Angabe solcher Informationen ist freiwillig. Soweit Sie entsprechende Angaben machen, verarbeiten wir diese auf Grundlage Ihrer ausdrücklichen Einwilligung gemäß Art. 6 Abs. 1 Buchstabe a und Art. 9 Abs. 2 Buchstabe a DSGVO ausschließlich zur Organisation Ihrer Teilnahme.
Sie können Ihre Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen. Die Angaben werden gelöscht, sobald sie für die Veranstaltungsdurchführung nicht mehr erforderlich sind und keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten bestehen.
12. Teilnahmebescheinigungen und Zertifikate
Zur Dokumentation Ihrer Teilnahme können Ihr Name, die gebuchten Veranstaltungstage, Ihre Anwesenheit und gegebenenfalls weitere für die Zertifizierung erforderliche Angaben verarbeitet werden.
Die Verarbeitung erfolgt zur Erfüllung des Teilnahmevertrages gemäß Art. 6 Abs. 1 Buchstabe b DSGVO.
Soweit eine Hochschule, Universität oder eine andere beteiligte Institution an der Ausstellung eines Zertifikats mitwirkt, können die hierfür erforderlichen Daten an diese Stelle übermittelt werden. Eine Weitergabe erfolgt ausschließlich im erforderlichen Umfang.
13. Veranstaltungsbezogene Kommunikation
Wir verwenden Ihre Kontaktdaten, um Ihnen Informationen zur gebuchten Veranstaltung zu übermitteln. Dazu gehören beispielsweise:
- Anmeldebestätigungen
- Rechnungen und Zahlungsinformationen
- Informationen zu Terminen und Veranstaltungsorten
- Programmänderungen
- organisatorische Hinweise
- Veranstaltungsunterlagen
- Teilnahmebescheinigungen und Zertifikate
Diese Kommunikation ist Bestandteil der Vertragsdurchführung und erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 Buchstabe b DSGVO.
14. Informationen über weitere Veranstaltungen
Ihre Daten werden nicht automatisch für allgemeine Werbung oder Newsletter verwendet.
Informationen über weitere Veranstaltungen senden wir Ihnen nur, wenn hierfür eine gesetzliche Grundlage besteht oder Sie ausdrücklich eingewilligt haben. Eine erteilte Einwilligung können Sie jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen.
15. Foto- und Videoaufnahmen
Soweit im Rahmen einer Veranstaltung Foto-, Ton- oder Videoaufnahmen angefertigt werden, informieren wir Sie darüber gesondert vor Ort oder vor Beginn der Veranstaltung.
Nahaufnahmen oder gezielte Aufnahmen einzelner Personen werden grundsätzlich nur auf Grundlage einer Einwilligung oder einer anderen geeigneten Rechtsgrundlage veröffentlicht.
Sie können sich vor oder während der Veranstaltung an das Veranstaltungsmanagement wenden, wenn Sie nicht aufgenommen werden möchten.
16. Empfänger personenbezogener Daten
Innerhalb der GWT-TUD GmbH erhalten nur diejenigen Beschäftigten Zugriff auf Ihre Daten, die diese für die Organisation, Durchführung und Abrechnung der Veranstaltung benötigen.
Weitere Empfänger können insbesondere sein:
- Converia GmbH als Auftragsverarbeiter
- IT-, Hosting- und Supportdienstleister
- Banken und Zahlungsdienstleister
- Steuerberatung und Wirtschaftsprüfung
- Veranstaltungsstätten und Verpflegungsdienstleister
- beteiligte Hochschulen oder zertifikatsausstellende Einrichtungen
- Behörden und öffentliche Stellen bei Vorliegen einer gesetzlichen Verpflichtung
Eine Weitergabe Ihrer Daten an Sponsoren oder unterstützende Unternehmen zu Werbe- oder Vertriebszwecken erfolgt nicht ohne Ihre ausdrückliche Einwilligung.
17. Übermittlung in Drittländer
Eine Übermittlung personenbezogener Daten in Staaten außerhalb der Europäischen Union oder des Europäischen Wirtschaftsraums ist im Rahmen dieses Anmeldeportals grundsätzlich nicht vorgesehen.
Sollte im Einzelfall eine Drittlandübermittlung erforderlich sein, erfolgt diese nur unter Beachtung der Voraussetzungen der Art. 44 bis 49 DSGVO.
18. Speicherdauer
Wir speichern personenbezogene Daten nur so lange, wie dies für den jeweiligen Verarbeitungszweck erforderlich ist.
Es gelten insbesondere folgende Grundsätze:
- Anmelde- und Veranstaltungsdaten werden grundsätzlich bis zum vollständigen Abschluss der Veranstaltung und der organisatorischen Nachbereitung gespeichert.
- Rechnungs- und Buchungsunterlagen werden entsprechend den gesetzlichen handels- und steuerrechtlichen Aufbewahrungsfristen gespeichert.
- Teilnahme- und Zertifikatsdaten können länger gespeichert werden, soweit dies für den Nachweis oder eine spätere Ersatzausstellung erforderlich ist.
- Freiwillige Angaben werden gelöscht, sobald sie für den angegebenen Zweck nicht mehr erforderlich sind.
- Technische Protokolldaten werden grundsätzlich nach spätestens zehn Tagen gelöscht.
- Daten eines Benutzerkontos werden in der Regel spätestens zwei Jahre nach dem letzten Login gelöscht, sofern keine andere Aufbewahrung erforderlich ist.
Nach Ablauf der jeweiligen Fristen werden die Daten gelöscht oder gesperrt, sofern keine weitere Rechtsgrundlage für die Verarbeitung besteht.
19. Technisch notwendige Cookies
Das Anmeldeportal verwendet technisch notwendige Cookies. Diese Cookies sind erforderlich, um die grundlegenden Funktionen des Portals bereitzustellen und Ihre Sitzung während des Anmeldevorgangs zuzuordnen.
Insbesondere können folgende Cookies eingesetzt werden:
- PHPSESSID zur Identifikation einer laufenden Sitzung
- Converia_SID zur Identifikation eines Frontend-Nutzers innerhalb des Anmeldeportals
Die Verarbeitung erfolgt auf Grundlage von § 25 Abs. 2 Nr. 2 Telekommunikation-Digitale-Dienste-Datenschutz-Gesetz und Art. 6 Abs. 1 Buchstabe f DSGVO.
Technisch notwendige Cookies können über die Einstellungen Ihres Browsers gelöscht oder blockiert werden. Bei einer vollständigen Blockierung kann die Funktionsfähigkeit des Anmeldeportals eingeschränkt sein.
Analyse-, Marketing- oder Social-Media-Cookies werden im Rahmen dieses Anmeldeportals nicht eingesetzt, sofern nicht an anderer Stelle ausdrücklich darauf hingewiesen wird.
20. Pflicht zur Bereitstellung der Daten
Die Bereitstellung der im Anmeldeformular als Pflichtfelder gekennzeichneten Daten ist für den Abschluss und die Durchführung des Teilnahmevertrages erforderlich.
Ohne diese Daten können wir Ihre Anmeldung nicht oder nicht vollständig bearbeiten. Freiwillige Angaben sind entsprechend gekennzeichnet.
21. Automatisierte Entscheidungsfindung
Eine ausschließlich automatisierte Entscheidungsfindung einschließlich Profiling gemäß Art. 22 DSGVO findet nicht statt.
22. Ihre Rechte
Sie haben im Rahmen der gesetzlichen Voraussetzungen folgende Rechte:
- Recht auf Auskunft gemäß Art. 15 DSGVO
- Recht auf Berichtigung gemäß Art. 16 DSGVO
- Recht auf Löschung gemäß Art. 17 DSGVO
- Recht auf Einschränkung der Verarbeitung gemäß Art. 18 DSGVO
- Recht auf Datenübertragbarkeit gemäß Art. 20 DSGVO
- Recht auf Widerspruch gemäß Art. 21 DSGVO
- Recht auf Widerruf einer Einwilligung gemäß Art. 7 Abs. 3 DSGVO
Der Widerruf einer Einwilligung berührt nicht die Rechtmäßigkeit der Verarbeitung, die bis zum Widerruf auf Grundlage der Einwilligung erfolgt ist.
Zur Ausübung Ihrer Rechte können Sie sich an die GWT-TUD GmbH oder an unsere Datenschutzbeauftragte wenden.
23. Widerspruchsrecht
Soweit wir Ihre personenbezogenen Daten auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 Buchstabe f DSGVO verarbeiten, haben Sie das Recht, aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit Widerspruch gegen diese Verarbeitung einzulegen.
Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten anschließend nicht mehr, es sei denn, wir können zwingende schutzwürdige Gründe für die Verarbeitung nachweisen oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen.
24. Beschwerderecht bei einer Aufsichtsbehörde
Sie haben gemäß Art. 77 DSGVO das Recht, sich bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde zu beschweren, wenn Sie der Ansicht sind, dass die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten gegen datenschutzrechtliche Bestimmungen verstößt.
Sie können sich insbesondere an die Datenschutzaufsichtsbehörde Ihres gewöhnlichen Aufenthaltsortes, Ihres Arbeitsplatzes oder des Sitzes der GWT-TUD GmbH wenden.
25. Datensicherheit
Das Anmeldeportal verwendet eine verschlüsselte Verbindung. Darüber hinaus treffen die GWT-TUD GmbH und ihre Dienstleister angemessene technische und organisatorische Maßnahmen, um personenbezogene Daten vor Verlust, Missbrauch, unbefugtem Zugriff und unberechtigter Veränderung zu schützen.
26. Änderungen dieser Datenschutzerklärung
Wir behalten uns vor, diese Datenschutzerklärung anzupassen, wenn sich rechtliche Anforderungen, technische Funktionen oder die Datenverarbeitung im Zusammenhang mit der Fortbildungsakademie ändern.
Es gilt die jeweils auf diesem Anmeldeportal veröffentlichte Fassung.
Stand: Juli 2026