Privacy policy

Note: The following is a translation of the legally binding German version of this Privacy Policy, which can be found at the end of this document. In the event of any discrepancies between the two versions, the German version shall prevail.

Privacy Policy for the International Conference

“Social Mentoring in Europe: Prospects for Social Inclusion and Engagement”

including the Mentoring Austria Community Days

  1. General

The protection of your personal data is a matter of great importance to Bertha von Suttner Privatuniversität St. Pölten GmbH (hereinafter “Suttneruni”).

We process your personal data exclusively in accordance with applicable data protection regulations, in particular the General Data Protection Regulation (GDPR) and applicable national data protection laws.

This Privacy Policy provides information about the nature, scope, and purposes of the processing of personal data in connection with participation in the event

“Social Mentoring in Europe: Prospects for Social Inclusion and Engagement” (November 13 and 14, 2026)

including the

Mentoring Austria Community Days (November 12 and 13, 2026)

as well as all related organizational, academic, administrative, and communication activities.

  1. Data Controllers

2.1 Organizer

Bertha von Suttner Private University St. Pölten GmbH

Campus-Platz 1

3100 St. Pölten

Austria

Email: datenschutz@suttneruni.at

Suttneruni is responsible for the organization, implementation, and administration of the conference.

2.2 Conference Partners

Vereinigung zur Förderung von Mentoring in Österreich (Mentoring Austria)

Schottenring 16/3

1010 Vienna

Austria

Mentoring Austria organizes and is responsible for the Mentoring Austria Community Day as well as selected program components of the event. For certain processing activities involving personal data, Mentoring Austria receives data from participants or processes such data for its own organizational and documentation-related purposes. These processing activities are described in more detail later in this document.

2.3 Data Protection Officer

The Data Protection Officer at Suttneruni can be reached at:

Vereinigung zur Förderung von Mentoring in Österreich / Urbanek Lind Schmid Reisch Attorneys at Law OG

Domgasse 2

3100 St. Pölten, Austria

Email: office.st.poelten@ulsr.at

  1. Purposes of Data Processing

Your personal data is processed in particular for the following purposes:

Organization and conduct of the event

  • Registration and participant management
  • Booking and management of tickets
  • Communication with participants
  • Access control and check-in
  • Creation of name tags
  • Conducting Individual Event Formats
  • Issuing certificates of participation
  • Conducting networking activities

Scientific organization

  • Submission and management of abstracts
  • Review of scientific contributions
  • Communication with authors and reviewers
  • Preparation of the scientific program
  • Publication of program and presentation information

Payment processing

  • Invoicing
  • Processing of registration fees
  • Posting of payments
  • Processing of refunds
  • Financial administration of the event.

Quality assurance and evaluation

  • Statistical analyses
  • Reporting to funding agencies (Erasmus+ for the Ment4EU project, the Austrian Federal Ministry of Labor, Social Affairs, Health, Care, and Consumer Protection for the Recognition Fund, and the State of Lower Austria for the funding of scientific events)
  • Evaluation of the event
  • Documentation and verification of project activities (Erasmus+ for the Ment4EU project, the Federal Ministry of Labor, Social Affairs, Health, Care, and Consumer Protection for the Recognition Fund, and the State of Lower Austria for the funding of scientific events)

Public Relations and Science Communication

  • Documentation of the event
  • Reporting on conference results
  • Scientific communication
  • Institutional communication
  • Promotion of future events and activities
  1. Categories of personal data processed

Registration and contact information

  • Title
  • Academic Titles
  • First and Last Name
  • Organization or institution
  • Professional role
  • Country
  • Email address
  • Mailing Address
  • Billing address
  • Additional contact information provided voluntarily.

Event-related data

  • Ticket category
  • Booking status
  • Registration status
  • Participation in individual parts of the event
  • Check-in data
  • Attendance information
  • Attendance confirmations.

Payment details

  • Invoice information
  • Payment status
  • Payment References
  • Transaction data
  • Refunds and cancellation information.

Media-related data

  • Photographs
  • Audio recordings
  • Video recordings
  • Interviews
  • Recordings of lectures and discussions
  • Portraits of individual participants.
  1. Registration and Conference Management System (Converia)

The Converia conference management system is used for registration and administration of the event.

Converia is used in particular for:

  • Registration of participants
  • Management of participant data
  • Abstract submission
  • Abstract review
  • Program planning
  • Accounting
  • Attendee Communication
  • Check-in Processes

The personal data processed as part of registration and conference organization is processed and stored via Converia’s systems. Processing takes place on servers in Germany.

  1. Payment Processing (Converia Pay and secupay)

The Converia Pay payment system is used for registrations that require payment. The actual payment processing is handled by secupay AG, Goethestraße 6, 01896 Pulsnitz, Germany.

Purposes of Processing

  • Execution of payment transactions
  • Posting of payments
  • Invoice management
  • Processing of refunds
  • Compliance with statutory accounting and record-keeping obligations.

Processed Data

In particular, the following data may be processed:

  • Name
  • Billing address
  • Email address
  • Ticket and booking information
  • Payment amount
  • Payment method
  • Transaction details
  • Payment status.

Recipients

Personal data may be transferred to the following categories of recipients:

  • Converia GmbH
  • secupay AG
  • Credit card companies
  • Banks

In accordance with the contractual agreements, secupay is authorized to transfer master data and transaction data to the payment service providers used by secupay for the purposes of payment processing, storage, and technical processing

  1. Participant Directory and Networking

To promote academic exchange and networking, a participant directory may be created.

This may include the following information:

  • First Name
  • Last name
  • Organization
  • Country

The following will not be published:

  • Email addresses
  • Phone numbers
  • Private contact information.

This processing is based on the organizers’ legitimate interest in facilitating networking among participants. It is expressly noted that participants are free to object to this processing at any time without providing a reason and to be removed from the list.

  1. Disclosure of Personal Data to Mentoring Austria

For participants in the Mentoring Austria Community Days, as well as for participants whose participation is funded or organized by Mentoring Austria, personal data may be transmitted to Mentoring Austria.

Data Transmitted

  • Name
  • Organization
  • Ticket category

Purposes of the transfer

  • Organization and conduct of Community Days
  • Participant management
  • Event evaluation
  1. Photo, Audio, and Video Recordings

Photographs, audio, and video recordings may be made during all program components. This applies in particular to:

  • Conference sessions
  • Community Day
  • Workshops
  • Networking events
  • Evening events.

Recordings may be made by Suttneruni, Mentoring Austria, or contracted service providers.

Purposes

  • Event documentation
  • Science communication
  • Public relations
  • Reporting for the following projects (Erasmus+ for the Ment4EU project, the Federal Ministry of Labor, Social Affairs, Health, Care, and Consumer Protection for the Recognition Fund, and the State of Lower Austria for the promotion of scientific events)
  • Quality assurance
  • Evaluation
  • Institutional Communication
  • Promotion of future events.

Publication venues

The recordings can be published, in particular, on:

  • the conference website,
  • the Suttner University websites and social media,
  • the websites of Mentoring Austria,
  • in newsletters,
  • in annual and project reports of the Mentoring Austria association,
  • in academic communication formats such as podcasts,

Participants who wish to raise legitimate objections to being recorded or featured are asked to contact the organizers before or during the event. 

  1. Recipients of Personal Data

Personal data may—to the extent necessary—be transferred to the following recipients:

Internal recipients

  • Conference organizing team as listed on the website
  • Authorized employees of Suttner University. 

External Recipients

  • Mentoring Austria
  • Converia GmbH
  • secupay AG
  • Banks and payment service providers
  • Photographers
  • Videographers
  1. Legal Basis

Depending on the processing operation, your personal data is processed on the basis of:

  • Art. 6(1)(b) GDPR (performance of a contract),
  • Art. 6(1)(f) GDPR (legitimate interests),
  • Art. 6(1)(a) GDPR (consent).

The legitimate interests are specified in more detail in the context of the respective processing activity.

  1. Retention Period

Personal data is stored only for as long as is necessary for the respective purposes or as required by statutory retention obligations.

This applies in particular to:

  • Registration data for three years after the event ends
  • Payment and billing data for seven years after payment

Once the purposes of processing no longer apply or the statutory retention periods have expired, the data will be deleted or anonymized.

  • Abstract data
  • Evaluation data
  • Photos, audio, and video recordings.

Your data will be stored for as long as necessary for the purpose of data processing. In particular, this depends on the following criteria:

  • Type of image (number of people, environment depicted)
  • Context in which the recording was made
  • Suitability for illustrating the company’s history
  • Suitability for use in anniversaries and commemorative publications
  • Degree of interference with the data subject’s privacy interests
  1. Obligation to Provide Data

Providing the personal data marked as required fields is necessary for registration and participation in the event. Without this information, registration, payment processing, or participation cannot be completed.

  1. Rights of Data Subjects

Within the framework of the statutory provisions, you have the following rights in particular:

  • Right of access,
  • Right to rectification,
  • Right to erasure,
  • Right to restriction of processing,
  • Right to data portability,
  • Right to object to processing,
  • Right to withdraw consent.

To exercise your rights, you may contact Suttneruni at datenschutz@suttneruni.at.

  1. Right to File a Complaint

You have the right to file a complaint with the competent data protection supervisory authority.

Vereinigung zur Förderung von Mentoring in Österreich  / Austrian Data Protection Authority

Barichgasse 40–42

1030 Vienna

Email: dsb@dsb.gv.at

  1. Changes to This Privacy Policy

Suttneruni reserves the right to amend this Privacy Policy in the event of legal, technical, or organizational changes. The most current version will be published on the conference website.

Datenschutzerklärung

Hinweis: Die nachfolgende deutsche Fassung ist die rechtsverbindliche Version dieser Datenschutzerklärung. Im Falle von Abweichungen zwischen der deutschen und der englischen Sprachfassung ist ausschließlich die deutsche Fassung maßgeblich.

Datenschutzerklärung für die International Conference

„Social Mentoring in Europe: Prospects for Social Inclusion and Engagement“

einschließlich der Mentoring Austria Community Days

  1. Allgemeines

Der Schutz Ihrer personenbezogenen Daten ist der Bertha von Suttner Privatuniversität St. Pölten GmbH (nachfolgend „Suttneruni“) ein wichtiges Anliegen.

Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten ausschließlich im Einklang mit den geltenden datenschutzrechtlichen Bestimmungen, insbesondere der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) sowie den anwendbaren nationalen Datenschutzvorschriften.

Diese Datenschutzerklärung informiert über Art, Umfang und Zwecke der Verarbeitung personenbezogener Daten im Zusammenhang mit der Teilnahme an der Veranstaltung

„Social Mentoring in Europe: Prospects for Social Inclusion and Engagement“ (13. und 14.11.2026)

einschließlich der

Mentoring Austria Community Days (12. und 13.11.2026)

sowie aller damit verbundenen organisatorischen, wissenschaftlichen, administrativen und kommunikativen Aktivitäten.

  1. Verantwortliche Stellen

2.1 Veranstalterin

Bertha von Suttner Privatuniversität St. Pölten GmbH

Campus-Platz 1

3100 St. Pölten

Österreich

E-Mail: datenschutz@suttneruni.at

Die Suttneruni ist Verantwortliche für die Organisation, Durchführung und Administration der Konferenz.

2.2 Konferenzpartner

Vereinigung zur Förderung von Mentoring in Österreich (Mentoring Austria)

Schottenring 16/3

1010 Wien

Österreich

Mentoring Austria organisiert und verantwortet den Mentoring Austria Community Day sowie ausgewählte Programmbestandteile der Veranstaltung. Für bestimmte Verarbeitungen personenbezogener Daten erhält Mentoring Austria Daten von Teilnehmer:innen bzw. verarbeitet diese für eigene organisatorische und dokumentationsbezogene Zwecke.  Diese Verarbeitungen werden in weiterer Folge in diesem Dokument näher ausgeführt.

2.3 Datenschutzbeauftragter

Der Datenschutzbeauftragte der Suttneruni ist erreichbar unter:

Urbanek Lind Schmid Reisch Rechtsanwälte OG

Domgasse 2

3100 St. Pölten

E-Mail: office.st.poelten@ulsr.at

  1. Zwecke der Datenverarbeitung

Ihre personenbezogenen Daten werden insbesondere zu folgenden Zwecken verarbeitet:

Organisation und Durchführung der Veranstaltung

  • Registrierung und Teilnehmerverwaltung
  • Buchung und Verwaltung von Tickets
  • Kommunikation mit Teilnehmer:innen
  • Zugangskontrolle und Check-in
  • Erstellung von Namensschildern
  • Durchführung einzelner Veranstaltungsformate
  • Erstellung von Teilnahmebestätigungen
  • Durchführung von Networking-Aktivitäten.

Wissenschaftliche Organisation

  • Einreichung und Verwaltung von Abstracts
  • Begutachtung wissenschaftlicher Beiträge
  • Kommunikation mit Autor:innen und Reviewer:innen
  • Erstellung des wissenschaftlichen Programms
  • Veröffentlichung von Programm- und Beitragsinformationen.

Zahlungsabwicklung

  • Rechnungslegung
  • Verarbeitung von Teilnahmegebühren
  • Verbuchung von Zahlungen
  • Bearbeitung von Rückerstattungen
  • finanzielle Administration der Veranstaltung.

Qualitätssicherung und Evaluation

  • statistische Auswertungen
  • Berichterstattung gegenüber Fördergebern (Erasmus+ für das Projekt Ment4EU, Bundesministerium für Arbeit, Soziales, Gesundheit, Pflege und Konsumentenschutz für den Anerkennungsfonds und Land NÖ zur Förderung von wissenschaftlichen Veranstaltungen)
  • Evaluierung der Veranstaltung
  • Dokumentation und Nachweis von Projektaktivitäten (Erasmus+ für das Projekt Ment4EU, Bundesministerium für Arbeit, Soziales, Gesundheit, Pflege und Konsumentenschutz für den Anerkennungsfonds und Land NÖ zur Förderung von wissenschaftlichen Veranstaltungen)

Öffentlichkeitsarbeit und Wissenschaftskommunikation

  • Dokumentation der Veranstaltung
  • Berichterstattung über Tagungsergebnisse
  • wissenschaftliche Kommunikation
  • institutionelle Kommunikation
  • Bewerbung zukünftiger Veranstaltungen und Aktivitäten.
  1. Kategorien verarbeiteter personenbezogener Daten

Registrierungs- und Kontaktdaten

  • Anrede
  • akademische Titel
  • Vor- und Nachname
  • Organisation bzw. Institution
  • berufliche Funktion
  • Land
  • E-Mail-Adresse
  • Postanschrift
  • Rechnungsadresse
  • weitere freiwillig angegebene Kontaktdaten.

Veranstaltungsbezogene Daten

  • Ticketkategorie
  • Buchungsstatus
  • Registrierungsstatus
  • Teilnahme an einzelnen Veranstaltungsteilen
  • Check-in-Daten
  • Anwesenheitsinformationen
  • Teilnahmebestätigungen.

Zahlungsdaten

  • Rechnungsinformationen
  • Zahlungsstatus
  • Zahlungsreferenzen
  • Transaktionsdaten
  • Rückerstattungen und Stornierungsinformationen.

Medienbezogene Daten

  • Fotografien
  • Audioaufnahmen
  • Videoaufnahmen
  • Interviews
  • Aufzeichnungen von Vorträgen und Diskussionen
  • Bildnisse einzelner Teilnehmer:innen.
  1. Registrierung und Konferenzmanagementsystem (Converia)

Für die Registrierung und Administration der Veranstaltung wird das Konferenzmanagementsystem Converia eingesetzt.

Converia wird insbesondere verwendet für:

  • Registrierung von Teilnehmer:innen
  • Verwaltung von Teilnehmerdaten
  • Abstract Submission
  • Abstract Review
  • Programmplanung
  • Rechnungslegung
  • Teilnehmerkommunikation
  • Check-in-Prozesse

Die im Rahmen der Registrierung und Konferenzorganisation verarbeiteten personenbezogenen Daten werden über die Systeme von Converia verarbeitet und gespeichert. Die Verarbeitung findet auf Servern in Deutschland statt.

  1. Zahlungsabwicklung (Converia Pay und secupay)

Für kostenpflichtige Registrierungen wird das Zahlungssystem Converia Pay genutzt. Die eigentliche Zahlungsabwicklung erfolgt dabei über die secupay AG, Goethestraße 6, 01896 Pulsnitz, Deutschland.

Zwecke der Verarbeitung

  • Durchführung von Zahlungsvorgängen
  • Zahlungsverbuchung
  • Rechnungsmanagement
  • Abwicklung von Rückerstattungen
  • Erfüllung gesetzlicher Buchhaltungs- und Nachweispflichten.

Verarbeitete Daten

Hierbei können insbesondere folgende Daten verarbeitet werden:

  • Name
  • Rechnungsadresse
  • E-Mail-Adresse
  • Ticket- und Buchungsinformationen
  • Zahlungsbetrag
  • Zahlungsmethode
  • Transaktionsdaten
  • Zahlungsstatus.

Empfänger

Personenbezogene Daten können dabei an folgende Kategorien von Empfängern übermittelt werden:

  • Converia GmbH
  • secupay AG
  • Kreditkartenunternehmen
  • Banken

Gemäß den vertraglichen Vereinbarungen ist secupay berechtigt, Stammdaten und Transaktionsdaten zum Zwecke der Zahlungsabwicklung, Speicherung und technischen Verarbeitung an die von secupay eingesetzten Zahlungsdienstleister zu übermitteln

  1. Teilnehmerverzeichnis und Networking

Zur Förderung des wissenschaftlichen Austauschs und der Vernetzung kann ein Teilnehmerverzeichnis erstellt werden.

Dieses kann folgende Angaben enthalten:

  • Vorname
  • Nachname
  • Organisation
  • Land.

Nicht veröffentlicht werden:

  • E-Mail-Adressen
  • Telefonnummern
  • private Kontaktinformationen.

Dieser Verarbeitung stützt sich auf das berechtigte Interesse der Veranstalter um hier eine Verknüpfung der Kontakte zu ermöglichen. Es wird ausdrücklich darauf hingewiesen, dass es den Teilnehmer*innen frei steht gegen diesen der Verarbeitung jederzeit begründungslos Widerspruch zu erheben und von der Liste genommen zu werden.

  1. Weitergabe personenbezogener Daten an Mentoring Austria

Für Teilnehmer:innen der Mentoring Austria Community Days sowie für Teilnehmer:innen, deren Teilnahme durch Mentoring Austria finanziert oder organisiert wird, können personenbezogene Daten an Mentoring Austria übermittelt werden.

Übermittelte Daten

  • Name
  • Organisation
  • Ticketkategorie

Zwecke der Übermittlung

  • Organisation und Durchführung der Community Days
  • Teilnehmermanagement
  • Evaluation der Veranstaltung
  1. Foto-, Audio- und Videoaufnahmen

Während sämtlicher Programmbestandteile können Bild-, Ton- und Videoaufnahmen erstellt werden. Dies betrifft insbesondere:

  • Konferenzsessions
  • Community Day
  • Workshops
  • Networking-Veranstaltungen
  • Abendveranstaltungen.

Aufnahmen können durch die Suttneruni, Mentoring Austria sowie durch beauftragte Dienstleister erstellt werden.

Zwecke

  • Veranstaltungsdokumentation
  • Wissenschaftskommunikation
  • Öffentlichkeitsarbeit
  • Berichterstattung für folgende Projekte (Erasmus+ für das Projekt Ment4EU, Bundesministerium für Arbeit, Soziales, Gesundheit, Pflege und Konsumentenschutz für den Anerkennungsfonds und Land NÖ zur Förderung von wissenschaftlichen Veranstaltungen)
  • Qualitätssicherung
  • Evaluation
  • institutionelle Kommunikation
  • Werbung für zukünftige Veranstaltungen.

Veröffentlichungsorte

Die Aufnahmen können insbesondere veröffentlicht werden auf:

  • der Konferenzwebsite,
  • den Websites und Social Media der Suttneruni,
  • den Websites von Mentoring Austria,
  • in Newslettern,
  • in Jahres- und Projektberichten des Vereins Mentoring Austria
  • in wissenschaftlichen Kommunikationsformaten wie bspw. Podcasts,

Teilnehmer:innen, die berechtigte Gründe gegen eine Aufnahme oder Veröffentlichung geltend machen möchten, werden gebeten, sich vor oder während der Veranstaltung an die Organisator:innen zu wenden. 

  1. Empfänger personenbezogener Daten

Personenbezogene Daten können – soweit erforderlich – an folgende Empfänger übermittelt werden:

Interne Empfänger

  • Organisationsteam der Konferenz laut Website
  • autorisierte Mitarbeiter:innen der Suttneruni.  

Externe Empfänger

  • Mentoring Austria
  • Converia GmbH
  • secupay AG
  • Banken und Zahlungsdienstleister
  • Fotograf:innen
  • Videograf:innen
  1. Rechtsgrundlagen

Die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten erfolgt je nach Verarbeitungsvorgang auf Grundlage von:

  • Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung),
  • Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigte Interessen),
  • Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO (Einwilligung).

Die berechtigten Interessen werden bei der jeweiligen Verarbeitung näher ausgeführt.

  1. Speicherdauer

Personenbezogene Daten werden nur so lange gespeichert, wie dies für die jeweiligen Zwecke erforderlich ist oder gesetzliche Aufbewahrungspflichten bestehen.

Dies betrifft insbesondere:

  • Registrierungsdaten für drei Jahre nach Beendigung der Veranstaltung
  • Zahlungs- und Rechnungsdaten für sieben Jahre nach Zahlung

Nach Wegfall der Verarbeitungszwecke bzw. Ablauf der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen werden die Daten gelöscht oder anonymisiert.

  • Abstractdaten
  • Evaluierungsdaten
  • Foto-, Audio- und Videoaufnahmen.

Ihre Daten werden so lange gespeichert, wie es für den Zweck der Datenverarbeitung erforderlich ist. Insbesondere hängt dies von folgenden Kriterien ab:

  • Art der Abbildung (Personenanzahl, abgebildete Umgebung)
  • Rahmen, innerhalb dessen die Aufnahme getätigt wurde
  • Eignung zur Darstellung der Firmenhistorie
  • Eignung zur Verwendung bei Jubiläen und Festschriften
  • Grad des Eingriffes in die Geheimhaltungsinteressen des Betroffenen
  1. Pflicht zur Bereitstellung von Daten

Die Bereitstellung der als Pflichtfelder gekennzeichneten personenbezogenen Daten ist für die Registrierung und Teilnahme an der Veranstaltung erforderlich. Ohne diese Angaben können Registrierung, Zahlungsabwicklung oder Teilnahme nicht durchgeführt werden.

  1. Rechte betroffener Personen

Sie haben im Rahmen der gesetzlichen Bestimmungen insbesondere folgende Rechte:

  • Recht auf Auskunft,
  • Recht auf Berichtigung,
  • Recht auf Löschung,
  • Recht auf Einschränkung der Verarbeitung,
  • Recht auf Datenübertragbarkeit,
  • Recht auf Widerspruch gegen die Verarbeitung,
  • Recht auf Widerruf erteilter Einwilligungen.

Zur Ausübung Ihrer Rechte können Sie sich an die Suttneruni unter datenschutz@suttneruni.at wenden.

  1. Beschwerderecht

Sie haben das Recht, Beschwerde bei der zuständigen Datenschutzaufsichtsbehörde einzulegen.

Österreichische Datenschutzbehörde

Barichgasse 40–42

1030 Wien

E-Mail: dsb@dsb.gv.at

  1. Änderungen dieser Datenschutzerklärung

Die Suttneruni behält sich vor, diese Datenschutzerklärung bei rechtlichen, technischen oder organisatorischen Änderungen anzupassen. Die jeweils aktuelle Version wird auf der Konferenzwebsite veröffentlicht.