Datenschutzerklärung

1. Name und Anschrift der Verantwortlichen

Verantwortliche im Sinne der Datenschutz-Grundverordnung und anderer nationaler Datenschutzgesetze der Mitgliedstaaten sowie sonstiger datenschutzrechtlicher Bestimmungen ist:

Universität Hamburg
Mittelweg 177
20148 Hamburg
Germany

Die Universität Hamburg ist eine Körperschaft des öffentlichen Rechts. Sie wird gesetzlich vertreten durch Univ.-Prof. Dr. Hauke Heekeren, Präsident der Universität Hamburg, Mittelweg 177, 20148 Hamburg.

2. Name und Anschrift der oder des Datenschutzbeauftragten

Die oder der Datenschutzbeauftragte der Verantwortlichen ist:

Datenschutzbeauftragte der Universität Hamburg
Mittelweg 177
20148 Hamburg
E-Mail: datenschutz@uni-hamburg.de

3. Allgemeines zur Datenverarbeitung

3.1 Umfang der Verarbeitung personenbezogener Daten

Die UHH verarbeitet personenbezogene Daten grundsätzlich nur, soweit dies zur Bereitstellung einer funktionsfähigen Website sowie ihrer Inhalte und Leistungen erforderlich ist. Die Verarbeitung personenbezogener Daten erfolgt regelmäßig nur nach Einwilligung. Eine Ausnahme gilt in solchen Fällen, in denen eine vorherige Einholung einer Einwilligung aus tatsächlichen Gründen nicht möglich ist und die Verarbeitung der Daten durch andere gesetzliche Rechtsgrundlagen gestattet ist.

3.2 Rechtsgrundlage für die Verarbeitung personenbezogener Daten

Soweit die UHH für Verarbeitungsvorgänge personenbezogener Daten eine Einwilligung der betroffenen Person einholt, dient Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO als Rechtsgrundlage.

Bei der Verarbeitung von personenbezogenen Daten, die zur Erfüllung eines Vertrages, dessen Vertragspartei die betroffene Person ist, erforderlich ist, dient Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO als Rechtsgrundlage. Dies gilt auch für Verarbeitungsvorgänge, die zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen erforderlich sind.

Soweit eine Verarbeitung personenbezogener Daten zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung erforderlich ist, der die UHH unterliegt, dient Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO als Rechtsgrundlage.

3.3 Datenlöschung und Speicherdauer

Ihre personenbezogenen Daten werden gelöscht, sobald der Zweck, für den die Daten ursprünglich erhoben wurden, entfällt. Eine Speicherung kann darüber hinaus erfolgen, wenn dies durch den europäischen oder nationalen Gesetzgeber in unionsrechtlichen Verordnungen, nationalen Gesetzen oder sonstigen Vorschriften, denen die UHH unterliegt, vorgesehen wurde.

In Fällen einer über den ursprünglichen Zweck hinausgehenden Speicherung werden die Daten ausschließlich für den Zweck einer solchen Speicherung aufbewahrt und im Übrigen für weitere Verarbeitungen gesperrt. Sobald derartige Aufbewahrungspflichten entfallen, werden die personenbezogenen Daten endgültig gelöscht.

4. Hinweise zu Empfängerinnen und Empfängern personenbezogener Daten

Eine Übermittlung personenbezogener Daten an Dritte findet grundsätzlich nicht statt, es sei denn, es wurde vorab eine ausdrückliche Einwilligung durch Sie erteilt.

Unter Umständen setzt die UHH für die Datenverarbeitung Dienstleister ein, die im Auftrag der UHH tätig sind. Bei solchen Dienstleistern handelt es sich um sogenannte Auftragsverarbeiter. Eine Übermittlung personenbezogener Daten an solche Auftragsverarbeiter ist auch ohne Ihre ausdrückliche Einwilligung möglich. An diese Auftragsverarbeiter werden jedoch nur die Daten weitergegeben, die zur Auftragserfüllung erforderlich sind.

Personenbezogene Daten werden dabei nur an Dienstleister weitergegeben, die hinreichende Garantien dafür bieten, dass geeignete technische und organisatorische Maßnahmen so durchgeführt werden, dass die Datenverarbeitung im Einklang mit den gesetzlichen Anforderungen erfolgt und die Auftragsverarbeiter die Datenschutzgesetze genauso einhalten, wie in Art. 28 DSGVO vorgesehen.

Als Auftragsverarbeiter setzt die UHH zur Durchführung eines Zahlungsmanagements (= Registrierung der Teilnehmenden, Teilnehmendenkommunikation, Übermittlung von Teilnehmendendaten an die UHH sowie die Abwicklung der Zahlungsfunktion mit Kreditkarte, Überweisung oder PayPal) die

Universität Hamburg Marketing GmbH (UHHMG)
Feldbrunnenstraße 9
20148 Hamburg

ein.

Zur Durchführung des genannten Zwecks setzt die UHHMG auf dieser Website die Konferenz-Management-Software Converia ein, welche durch die Firma

Converia GmbH
Kaufstr. 2–4
99423 Weimar

bereitgestellt wird.

Die Converia GmbH hostet als Unterauftragsverarbeiter der UHHMG diese Software und stellt in dieser Funktion weitere Dienstleistungen wie Wartung der Software und Support zur Verfügung. Weiterhin bietet die Converia GmbH die Übernahme der Zahlungsabwicklung an. Daher kann auch die Converia GmbH in Ausübung dieser Arbeiten mit in der Software gespeicherten personenbezogenen Daten in Kontakt kommen.

Mit der UHHMG wurde ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung gemäß Art. 28 DSGVO geschlossen. Die UHHMG hat ihrerseits wiederum mit der Converia GmbH einen Auftragsverarbeitungsvertrag geschlossen.

5. Bereitstellung der Website und Erstellung von Logfiles

5.1 Beschreibung und Umfang der Datenverarbeitung

Bei jedem Aufruf unserer Internetseite erfasst unser System automatisiert Daten und Informationen vom Computersystem des aufrufenden Rechners.

Folgende Daten werden hierbei erhoben:

• Informationen über den Browsertyp und die verwendete Version
• das Betriebssystem des Nutzers
• den Internet-Service-Provider des Nutzers
• die IP-Adresse des Nutzers
• Datum und Uhrzeit des Zugriffs

5.2 Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung

Rechtsgrundlage für die vorübergehende Speicherung der Daten und der Logfiles ist Art. 6 Abs. 1 lit. e DSGVO in Verbindung mit § 4 HmbDSG sowie §§ 3 und 4 HmbHG.

5.3 Zweck der Datenverarbeitung

Die vorübergehende Speicherung der IP-Adresse durch das System ist notwendig, um eine Auslieferung der Website an den Rechner des Nutzers zu ermöglichen. Hierfür muss die IP-Adresse des Nutzers für die Dauer der Sitzung gespeichert bleiben.

Die Speicherung in Logfiles erfolgt, um die Funktionsfähigkeit der Website sicherzustellen. Zudem dienen uns die Daten zur Optimierung der Website und zur Sicherstellung der Sicherheit unserer informationstechnischen Systeme. Eine Auswertung der Daten zu Marketingzwecken findet in diesem Zusammenhang nicht statt.

5.4 Dauer der Speicherung

Die Daten werden gelöscht, sobald sie für die Erreichung des Zweckes ihrer Erhebung nicht mehr erforderlich sind. Im Falle der Erfassung der Daten zur Bereitstellung der Website ist dies der Fall, wenn die jeweilige Sitzung beendet ist.

Im Falle der Speicherung der Daten in Logfiles ist dies nach spätestens sieben Tagen der Fall. Eine darüberhinausgehende Speicherung ist möglich. In diesem Fall werden die IP-Adressen der Nutzer gelöscht oder verfremdet, sodass eine Zuordnung des aufrufenden Clients nicht mehr möglich ist.

6. Verwendung von Cookies

6.1 Beschreibung und Umfang der Datenverarbeitung

Unsere Webseite verwendet Cookies. Bei Cookies handelt es sich um Textdateien, die im Internetbrowser bzw. vom Internetbrowser auf dem Computersystem des Nutzers gespeichert werden. Ruft ein Nutzer eine Website auf, so kann ein Cookie auf dem Betriebssystem des Nutzers gespeichert werden. Dieser Cookie enthält eine charakteristische Zeichenfolge, die eine eindeutige Identifizierung des Browsers beim erneuten Aufrufen der Website ermöglicht.

Wir teilen Cookies in folgende Kategorien ein:

Erforderliche Cookies
Diese Cookies sind zwingend erforderlich, damit Websites und deren Funktionen ordnungsgemäß arbeiten. Ohne diese Cookies können z. B. Dienste wie die Teilnehmendenanmeldung nicht bereitgestellt werden.

6.2 Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung

Erforderliche Cookies werden gesetzt, um eine Webseite nutzbar zu machen, indem Grundfunktionen ermöglicht werden, sodass eine Webseite richtig funktionsfähig ist. Rechtsgrundlage für die Speicherung von Informationen auf dem Endgerät (mittels Cookie) und den Zugriff auf die Information ist § 25 Abs. 2 Nr. 2 TTDSG.

Sofern mit dem Speichern oder dem Zugriff auf die Informationen zugleich oder anschließend personenbezogene Daten verarbeitet werden, ist die Rechtsgrundlage Art. 6 Abs. 1 lit. e, Abs. 3 DSGVO in Verbindung mit § 4 HmbDSG sowie §§ 3 und 4 HmbHG.

6.3 Zweck der Datenverarbeitung

Wir verwenden auf unseren Seiten folgende erforderliche Cookies:

6.4 Dauer der Speicherung, Widerspruchs- und Beseitigungsmöglichkeit

Cookies werden auf dem Rechner des Nutzers gespeichert und von diesem an unserer Seite übermittelt. Daher haben Sie als Nutzer auch die volle Kontrolle über die Verwendung von Cookies. Durch eine Änderung der Einstellungen in Ihrem Internetbrowser können Sie die Übertragung von Cookies deaktivieren oder einschränken.

Bereits gespeicherte Cookies können jederzeit gelöscht werden. Dies kann auch automatisiert erfolgen. Werden Cookies für unsere Website deaktiviert, können möglicherweise nicht mehr alle Funktionen der Website vollumfänglich genutzt werden.

7. Registrierung und Nutzung der Funktionen der Konferenz-Management-Software

7.1 Beschreibung und Umfang der Datenverarbeitung

In der Konferenz-Management-Software wird Ihnen die Möglichkeit angeboten, sich unter Angabe personenbezogener Daten zu Veranstaltungen anzumelden und für zukünftige Veranstaltungen zu einem Nutzerkonto zu registrieren. Ihre Daten werden dabei in eine Eingabemaske eingegeben und an uns übermittelt und gespeichert.

Es können bei der Registrierung Pflichtangaben abgefordert werden. Diese müssen vollständig und korrekt angegeben werden. Ist dies nicht der Fall, wird die Registrierung abgelehnt.

Unter anderem bei folgenden Aktivitäten ist ein Registrierungsprozess in der Regel erforderlich:

• Anmeldung als Teilnehmende:r an einer Veranstaltung
• Einreichung eines wissenschaftlichen Beitrags im System
• Begutachtung von wissenschaftlichen Beiträgen
• Aktionen als Referent:in bzw. Vorsitzende:r einer Session
• Verwendung der Favoritenfunktion des Konferenz-Planers

Folgende Daten werden im Rahmen des Registrierungsprozesses und der Nutzung der Funktionen der Software erhoben und gespeichert:

• Zugangsdaten (Nutzername, Passwort)
• Adressdaten
• E-Mail-Adresse
• Warenkorb-Daten
• Rechnungsinformationen
• Informationen über Mitgliedschaften
• Informationen zu Nachweisen (z. B. Nachweis über den Status als Auszubildende:r)
• Informationen zur Teilnahme an Programmpunkten

7.2 Zahlungsabwicklung

Zur Durchführung der Zahlungsabwicklung bei einer Teilnehmendenanmeldung an einer Veranstaltung werden verschiedene Zahlungsoptionen angeboten (z. B. Rechnung/Überweisung, Kreditkarte, PayPal).

Sensible Zahlungsinformationen werden nicht im Konferenz-Management-System selbst gespeichert. Hierfür werden speziell zertifizierte Zahlungsdienstleister eingesetzt, welche die Datenverarbeitung und Speicherung vornehmen. Der Nutzer wird hierfür direkt auf die Seiten der jeweiligen Anbieter geleitet. Weitere Informationen zum Datenschutz finden Sie auf den Websites des jeweiligen Dienstleisters.

Folgende Daten werden im Rahmen der Zahlungsabwicklung erhoben:

• ausgewählte Zahlungsart
• Rechnungsbetrag
• gezahlte Beträge
• Abrechnungsdaten

7.3 Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung

Rechtsgrundlage für die Verarbeitung Ihrer Daten ist bei einer Registrierung zu einem Nutzerkonto eine Einwilligung nach Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO.

Für die Anmeldung zu Veranstaltungen dient die Verarbeitung Ihrer Daten der Erfüllung eines Vertrages oder der Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen, sodass in diesen Fällen Rechtsgrundlage für die Verarbeitung der Daten Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO ist.

7.4 Zweck der Datenverarbeitung

Die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten bei einer Anmeldung zu einer Veranstaltung ist zur Erfüllung eines Vertrages oder zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen erforderlich.

Sofern Sie zusätzlich in die Registrierung zu einem Nutzerkonto eingewilligt haben, ist Zweck der Verarbeitung Ihrer Daten die Erstellung, Bereitstellung und Verwaltung dieses Nutzerkontos.

7.5 Dauer der Speicherung

Ihre Daten werden gelöscht, sobald sie für die Erreichung des Zweckes ihrer Erhebung nicht mehr erforderlich sind.

Dies ist bei einer Anmeldung von Ihnen zu einer Veranstaltung dann der Fall, wenn die Daten für die Erfüllung des Vertrages oder zur Durchführung einer vorvertraglichen Maßnahme nicht mehr erforderlich sind. Auch nach Erfüllung des Vertrages kann jedoch eine Erforderlichkeit bestehen, Ihre personenbezogenen Daten zu speichern, um vertraglichen oder gesetzlichen Verpflichtungen nachzukommen (z. B. vertraglich bestehenden Schadensersatzansprüchen oder steuerrechtlich bestehenden Aufbewahrungspflichten).

Ihre Daten werden daher regelmäßig auch nach Erfüllung des Vertrages aufgrund allgemeiner Verjährungsregeln noch für die Dauer von 3 Jahren bis hin zu 10 Jahren beim Bestehen steuerlicher Aufbewahrungsfristen gespeichert. Nach Ablauf dieser Zeit werden Ihre Daten endgültig gelöscht.

Sofern Sie Ihre Einwilligung zur Registrierung zu einem Nutzerkonto erteilt haben, werden Ihre Daten entweder gelöscht, wenn Sie ein entsprechendes Löschbegehren äußern, oder automatisch 2 Jahre nach Ihrem letzten Login ins System.

7.6 Widerrufs- bzw. Löschmöglichkeit

Sie haben jederzeit die Möglichkeit, Ihre Registrierung zu einem Nutzerkonto aufzulösen und dessen Löschung zu veranlassen. Die über Sie gespeicherten Daten können Sie jederzeit ändern lassen. Bitte wenden Sie sich dazu per E-Mail oder Telefon an die Verantwortliche.

Sind Ihre Daten zur Erfüllung eines Vertrages oder zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen erforderlich, ist eine vorzeitige Löschung der Daten nur möglich, soweit nicht vertragliche oder gesetzliche Verpflichtungen einer Löschung entgegenstehen.

8. Rechte der betroffenen Person

Werden personenbezogene Daten von Ihnen verarbeitet, sind Sie betroffene Person im Sinne der DSGVO. Ihnen stehen folgende Rechte zu:

• Recht auf Auskunft über die bei uns zu Ihrer Person gespeicherten Daten (Art. 15 DSGVO)
• Recht auf Berichtigung unrichtiger oder unvollständiger personenbezogener Daten (Art. 16 DSGVO)
• Recht auf Löschung gespeicherter personenbezogener Daten, soweit nicht die Verarbeitung zur Ausübung des Rechts auf freie Meinungsäußerung und Information, zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung, aus Gründen des öffentlichen Interesses oder zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen erforderlich ist (Art. 17 DSGVO)
• Recht auf Einschränkung der Verarbeitung personenbezogener Daten (Art. 18 DSGVO)
• Recht auf Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO)
• Recht auf Widerspruch gegen eine Verarbeitung, die unserem berechtigten Interesse, einem öffentlichen Interesse oder einem Profiling dient, es sei denn, wir können zwingende schutzwürdige Gründe für die Verarbeitung nachweisen, die Ihre Interessen, Rechte und Freiheiten überwiegen, oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen (Art. 21 DSGVO)
• Recht, erteilte Einwilligungen jederzeit mit Wirkung für die Zukunft zu widerrufen (Art. 7 Abs. 3 DSGVO). Dies hat zur Folge, dass wir die Datenverarbeitung, die auf dieser Einwilligung beruhte, für die Zukunft nicht mehr fortführen dürfen.
• Recht auf Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde (Art. 77 DSGVO)